Інформація, яку необхідно викласти перед переліком питань порядку денного

Необхідно конкретно визначити, хто саме збирається на це засідання. Можливо назвати учасників як певну групу (наприклад, група підготовки звіту за півріччя). У такий спосіб ви фокусуєте співробітників на конкретному питанні (конкретних питаннях), а також створюєте у них відчуття єдиної команди.Визначайте мету засідання чітко і зрозуміло, наприклад: "Визначення доповідачів на річній конференції" або "Складання плану проведення занять групи молодих спеціалістів на другу половину поточного року". Співробітники повинні обов'язково знати, які зміст і мета проведення конкретного засідання.Встановлення заздалегідь мети засідання, як і попереднє визначення імен учасників, безумовно допоможе мінімізувати число людей, які, незважаючи на той факт, що виконують іншу роботу і відповідають за інші питання, бажають бути присутніми на заході.Бажано вказати, хто організовує засідання. Не варто обмежуватися лише іменем співробітника. Номер телефону чи інша подібна інформація допоможе учасникам за необхідності зв'язатися з відповідною особою. Краще заздалегідь надати бажаючим можливість висловити організаторам свої пропозиції або сумніви щодо проведення засідання: це гарантуватиме вищу ефективність самого заходу.Слід також визначити тип запланованого засідання: "інформаційне", " прийняття рішення", "вирішення проблеми" і т. ін. При цьому варто бути відвертим. Якщо певне рішення вже прийняте і мета засідання - довести і роз'яснити його, не треба називати захід "Засідання для прийняття рішення". Ваші співробітники - дорослі, розумні люди, не слід ставитися до них як до наївних новачків, це ніколи не дасть позитивних результатів.Учасники засідання повинні знати, які робочі матеріали необхідно мати при собі, тому перед порядком денним слід назвати ці матеріали. У тому разі, коли на засіданні передбачається обговорення певних документів, необхідно, роздаючи/розсилаючи копії порядку денного, передати учасникам і екземпляр документа для розгляду. Наприклад, готується засідання, на якому планується затвердити бюджет на наступний рік. Розсилаючи/роздаючи заздалегідь копії порядку денного, слід роздати і копії бюджету з тим, щоб співробітники могли ще до засідання ознайомитися з цим документом і бути готовими для його обговорення і, як результат, ефективніше використати час, відведений на захід.Що робити, коли ви направили певний документ учаснику з тим, щоб він міг підготуватися до обговорення, а на засіданні ця особа заявляє, що не ознайомилася з паперами? Не лишайте без уваги подібний факт, відповідним чином (негативно) прореагуйте на непідготовленість співробітника до дискусії. Якщо ви вирішите "пожаліти" колегу і не звернете належної уваги на його непрофесійну поведінку, подібне рішення не принесе вам - організатору засідання - ніяких переваг. Навпаки, якщо ви не оціните відповідним чином подібну безвідповідальність співробітника, наступного разу більше людей не звернуть належної (або ніякої) уваги на матеріали, надані їм для ознайомлення перед засіданням. Подібна позиція організатора заходу може здатися досить жорсткою, але насправді вона буде виявом поваги до абсолютної більшості учасників, які зібралися саме для проведення дискусії. Дайте чітко зрозуміти співробітникам, що ви очікуєте від кожного з них підготовленості до засідання, що включає ознайомлення з наданими їм до заходу матеріалами та готовність до їх обговорення.

Не забудьте вказати день тижня, у який проводитиметься засідання, та, щоб уникнути непорозумінь, відповідну дату календаря. Разом з цією інформацією зазначається час початку та час закінчення заходу. Щоб відчувати себе впевнено, ви можете визначити час закінчення засідання на півгодини пізніше, ніж ви реально плануєте його закінчити. Навіть якщо засідання затягнеться на 15-20 хвилин довше від запланованого вами насправді, для учасників воно все одно закінчиться вчасно.