Визначення тривалості засідання

Коли ви знаєте, які питання розглядатимуться під час засідання, ви можете визначити, скільки часу необхідно відвести для проведення заходу. Яким чином це можна зробити?У тому випадку, коли засідання проводиться у формі виступу (без дискусії), працює правило 75 відсотків. Воно означає, що для виступу або презентації відводиться 75 відсотків часу, запланованого для засідання. Так, при одногодинному засіданні слід планувати 45 хвилин на виступ. При цьому враховуйте можливість деякого збільшення відведеного часу у зв'язку з тим, що швидкість виступу може бути нижча від звичайної середньої, а також у зв'язку з можливими питаннями до оратора (для запитань слід також зарезервувати час).Якщо засідання передбачає проведення дискусії, на виступ (и) відводьте не більше 50 відсотків загального часу, інколи, при складності обговорюваних проблем, на виступ доцільно відвести іще менше часу - не більше 20 відсотків загального часу. Дискусії, як правило, забирають багато часу, про це слід пам'ятати, готуючи засідання-обговорення. Не варто планувати більше, ніж можна реально "вмістити" у відведений час.Не варто визначати тривалість ділового засідання за формулою "триватиме так довго, як буде необхідно" (такий підхід можливий при обговоренні умов контракту). Якщо учасники не знатимуть, якою буде тривалість засідання, у них, навіть несвідомо, виникатимуть думки: " Коли це все закінчиться? Мені обов'язково треба зробити цей дзвінок до четвертої" або "Чи встигну я закінчити сьогодні документ?" Так чи інакше увага присутніх не буде повністю зосереджена на питаннях, що обговорюватимуться на засіданні.Навіть при проведенні неформального засідання доцільно зразу ж встановити його часові рамки. Без цього розмови можуть тривати безкінечно, забираючи необхідний вам час. Ви можете сказати: "Давайте відведемо 15 хвилин для обговорення цього питання" або "Давайте спробуємо закінчити дискусію до обідньої перерви".