Визначення цілей засідання

ПЛАНУВАННЯ ТА ПІДГОТОВКА ЗАСІДАННЯ

засідання планування регламент головуючий Ділові засідання можуть бути формальними, тобто такими, які проводяться на регулярній основі з конкретними цілями та порядком денним (щомісячні/щоквартальні збори співробітників), або ж неформальними, які проводяться при виникненні певної конкретної проблеми чи у відповідній ситуації, що вимагає обговорення. (Хтось із колег раптово зайшов до вашого кабінету/індивідуального робочого місця, щоб обговорити якесь питання, або ж спонтанна розмова співробітників переросла у дискусію щодо конкретних справ фірми.)Формальні чи неформальні, ділові засідання у будь-якому разі будуть більш ефективними, якщо проходитимуть відповідно до певних правил та встановленої процедури проведення подібних заходів та з урахуванням норм етикету.Відомо, що деякі засідання бувають затягнутими, з погано визначеними або зовсім не визначеними цілями, недбало підготовленими. Виявом непрофесіоналізму та поганих манер є відсутність чіткого визначення учасників засідання, його цілей і порядку денного. Ретельна підготовка допомагає уникнути проведення поганого, неефективного заходу.Неформальні засідання насамперед мають властивість ставати непотрібною тратою часу. Без глибинної підготовки, вони часто не мають чітко визначеної цілі; учасники не готові викласти інформацію чи взяти участь у дискусії; рідко встановлюються часові рамки проведення заходу, що також зменшує його ефективність.Згідно з дослідженнями ЗМ Meeting Management Institute, які проводилися у Вартонській школі бізнесу Пенсильвансько-го університету (США) та в Університеті Міннесоти (США), є сім етапів, яких необхідно дотримуватися при плануванні та підготовці формального/неформального ділового засідання:

1. Визначення цілей - з урахуванням можливості їх досягнення у відведений для засідання час.

2. Відбір/підбір учасників - відбувається, виходячи з необхідності досягнути визначених цілей.

3. Підготовка місця проведення - з урахуванням можливості проведення дискусії (забезпечення необхідного обладнання).

4. Підготовка порядку денного - у логічній послідовності, із зазначенням імен та часу, відведеного для представлення та обговорення кожного конкретного питання.

5. Визначення основних правил проведення заходу - для затвердження та дотримання учасниками стандартів поведінки.

6. Запрошення учасників - надання їм можливості підготуватися до засідання.

7. Підтримка контактів з колегами, які не беруть участі у заході. У такий спосіб вони будуть проінформовані про те, що відбулося на засіданні.

Визначення цілей засідання

Перше завдання при плануванні та підготовці ділового засідання - визначити, чи є необхідним цей захід (чи потрібно його взагалі проводити). Рішення про проведення засідання має бути ретельно виваженим і спланованим, воно не може бути результатом давньої звички ("Ми завжди збираємося по понеділках") або існуючого своєрідного ритуалу ("Нас збирає шеф"). Взагалі ж, якщо є необхідність вирішити певне питання, засідання має бути останньою із прийнятних можливостей це зробити.

Чітке розуміння цілей, яких ви хочете досягнути, організовуючи засідання, допоможе вам з'ясувати, чи такий захід необхідний. Який результат ми бажаємо отримати на закінчення засідання, і чи є інші засоби вирішення існуючої проблеми?Навіть неформальне засідання повинне мати ціль. Грубістю є марно витрачати час колег, якщо немає причини збиратися. Щоб уникнути подібної ситуації (зібралися невідомо для чого), ви можете, наприклад, постійно мати під рукою та поповнювати за необхідності список питань, які вам треба обговорити з конкретним співробітником, - ви зможете освіжити інформацію перед тим, як зустрітися з ним. Також можна мати такий список з собою, щоб при нагоді мати можливість вирішити необхідні питання.Щоб визначити, чи справді необхідно проводити формальні збори, головуючий (організатор) повинен запитати себе, чи можна досягнути бажаного результату без проведення засідання. Час, який буде витрачено, та вартість заходу мають обов'язково враховуватися при прийнятті відповідного рішення. Збори не можуть проводитися тому, що всі звикли до них.Чи може бути більш ефективним, ніж проведення засідання, простий телефонний дзвінок; надісланий меморандум; повідомлення на автовідповідачі; вивішена об'ява; зустріч з колегою - конкретним виконавцем? Чи можна взагалі прийняти рішення самостійно та, виходячи з нього, продовжувати роботу? (Не будемо забувати, що засідання навряд чи буде ефективним, якщо представлена на ньому інформація не стане поштовхом для дискусії та прийняття необхідних рішень.)Приймаючи рішення про проведення ділового засідання переконайтеся, що визначені для нього цілі - реальні і їх можна досягнути за час, відведений для заходу. Не перевантажуйте порядок денний. Заздалегідь з'ясовуйте, скільки часу потрібно і можна відвести для зборів (вони не можуть бути безкінечними). Розумно, чітко окресліть цілі для конкретних зборів. Якщо ви передбачаєте широке обговорення, обмежте коло питань, що виносяться на розгляд. Відомо, що ділові збори бувають ефективними тоді, коли вони короткі, тому намагайтеся завершувати їх за годину.