Внесение записей в трудовую книжку

Ведение трудовых книжек также является обязанностью специалиста по кадровому делопроизводству. В трудовую книжку работника вносятся сведения о приеме на работу, переводах, переименовании организации, благодарностях и награждениях сотрудника.

Приказ о приеме на работу является основанием для внесения соответствующей записи в трудовую книжку работника. Важно иметь в виду, что работнику, который уже имел опыт работы и представил трудовую книжку новому работодателю, нужно только внести новую запись о приеме на работу [4]. Сотруднику же, который поступил на работу впервые, нужно завести трудовую книжку, заполнить ее и тогда уже внести запись о приеме на работу. Кроме того, завести новую трудовую книжку работнику придется в случае, если старая книжка у него отсутствует (потеряна, испорчена и т.д.). Для оформления новой трудовой книжки сотрудник должен написать заявление в произвольной письменной форме. В тексте заявления ему следует указать причину, по которой у него отсутствует трудовая книжка.

Запись о приеме на работу делают в разделе "Сведения о работе". Здесь используют такие правила. Вначале в виде заголовка указывают полное и сокращенное название организации. Под этим заголовком в графе 1 ставят порядковый номер записи, а в графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 записывают, в какое структурное подразделение организации и на какую должность принят работник. В графу 4 записывают дату и номер приказа, согласно которому сотрудник принят на работу (табл. 1).

Табл. 1. Пример внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу

Еще одной важной записью в трудовой книжке является запись о переводе сотрудника на другую должность либо о переводе в другое структурное подразделение. Причем, если сотрудник переведен на другую должность в этом же структурном подразделении, запись вносится, только о смене должности, а название департамента уже не пишется. Если же сотрудник был переведен в другой департамент, вносится запись и о смене департамента, и о смене должности.

При увольнении сотрудника вносится соответствующая запись. После записи обязательно пишется должность лица, сделавшего данную запись, его ФИО, и ставится подпись. Далее ставится печать организации (рис. 1).

Рис. 1. Пример внесения записи в трудовую книжку об увольнении сотрудника.