Распоряжение

Оформляется аналогично приказу, содержит те же согласовательные визы что и приказ, отличается тем, что преамбула оканчивается словом обязываю вместо приказываю, написанным строчными буквами в разрядку. Использование вида документа приказа или распоряжения зависит от задач содержащихся в тексте документа. Приказы составляются по глобальным вопросам (стратегическим) а распоряжения как правило готовят в развитие приказов то есть по тактическим вопросам,например -приказом утверждается годовой план проверок структурных подразделений,а распоряжением во исполнение этого приказа назначается состав комиссии и план проведения проверки. В дополнение к основному приказу готовится приказ о командировании сотрудника.

25.03.14

Через 2 – 3 интервала после текста располагается подпись в приказе. Подпись состоит из наименования должности уполномоченного лица, специального звания которое располагается на второй строчке, подписи и расшифровки подписи, инициалы перед фамилией. Подпись и расшифровка подписи на уровне второй строки.

Лист согласования оформляется на обороте последнего листа приказа и имеет следующую форму(в блокноте рисунок)

Обязательные визы, в любом приказе это отдел правового обеспечения и документационного.

Если документ касается финансовых вопросов, то в них обязательно должна быть виза начальника финансово экономического отдела – главный бухгалтер.

Приложение к приказу оформляется на отдельном листе.

Распоряжение оформляется аналогично приказу, так же как приказ состоит из 2 частей- преамбулы и распорядительной части. Имеет лист согласования который оформляется на обороте последнего листа распоряжения. Отличия распоряжения от приказа заключается в том что распоряжение готовится по оперативным вопросам (тактика) а приказы по глобальным вопросам (стратегия); преамбула в распоряжении оказывается словом обязываю написанном строчными буквами в разрядку; глагол обязываю требует родительного падежа т е обязываю кого, а в приказах приказываю кому.

Протокол.

Требования: оформляется на общем бланке таможенного органа, либо может изготавливаться на чистом листе бумаги с заполнением необходимых реквизитов бланка. Текст протокола состоит из 2 частей: вводной и основной. Реквизиты вводной части: председатель (председательствующий),секретарь, затем присутствовали,затем повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов которые строятся по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), каждый такой раздел соответствует пункту повестки дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (полная форма), либо к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений (краткая форма). Принятое решение печатается полностью без сокращений, текс решения строится по образцу текста приказа. Содержание особого мнения записывается в протоколе после решения по данному вопросу Документ утверждаемый коллегиальным органом прилагается к протоколу. Протоколы номеруются порядковыми номерами в пределах одного календарного года. Протоколы совместных заседаний должны иметь составные номера. Дата в протоколе должна соответствовать дню проведения совещания.

08.04.14

Тема: работа экспертной комиссии в таможенных органах.

Для обеспечения сохранности документов в таможенных органах в каждом отдельно взятом таможенном органе создаётся постоянная действующая экспертная комиссия, состав который назначается приказом начальника таможенного органа. В состав комиссии включаются наиболее опытные сотрудники таможенного органа. Как правило это начальники отделов или структурных подразделений.

Задачи экспертной комиссии:

1)организация и обеспечение экспертизы ценностей документов таможенного органа

2)согласование номенклатуры дел

3)согласование акта о выделении к уничтожению документов и дел с истекшем сроком хранения

4) оказание методической помощи сотрудникам и отделам таможенного органа в организации работы с документами

5) плотное сотрудничество с архивом таможенного органа

6) рассмотрение спорных вопросов о сроках хранения документов и дел

Возглавляет экспертную комиссию как правило один из заместителей руководителей таможенного органа который является её председателем. В состав комиссии входит секретарь который ведёт всё делопроизводство комиссии. Как правило секретарь назначается из числа сотрудников архива таможенных органов.

Экспертная комиссия работает по утверждённому годовому плану и заседает не менее 2 раз в течении года.

Архив таможенного органа. Документы имеющие историческое, научное, социальное, практическое значение составляют государственную часть архивного фонда РФ. До передачи на гос хранение эти документы хранятся в таможенном органе. Таможенный орган обеспечивает сохранность, учёт, отбор и упорядочение документов архивного фонда РФ а так же порядок использования этих документов. Таможенный орган в соответствии с законодательством обеспечивает своевременную передачу этих документов на гос хранение. Согласно ФЗ 2005 № 125 об архивном фонде РФ все работы связанные с транспортировкой подготовкой и передачей документов проводится силами таможенного органа.

Таможенный орган для обеспечения хранения документов до передачи на гос хранение создаёт ведомственный архив и обеспечивает помещением. Работает по годовым планам утверждаемым начальником отдела документационного обеспечения. Соответствующее методическое руководство осуществляет гос архив. В ведомственном архиве документы хранятся до 15 лет.

В ведомственный архив поступают законченные делопроизводством дела:

1) документы постоянного срока хранения образующиеся в деятельности структурных подразделений таможенного органа. Это приказы и распоряжения по основной деятельности, хранятся постоянно. Годовые планы и отчёты таможенного органа и анализы. Постоянному хранению подлежат статистические отчёты установленных приказом ФТС форм. Положения об отделах так же хранятся постоянно.

Сводная номенклатура дел таможенного органа это научно справочный аппарат который помогает ориентироваться в документах, сдаётся годовой баланс.

2) документы временного срока хранения свыше 10 лет

3) документы по личному составу – приказы по личному составу о назначении и увольнении срок хранения 75 лет с момента увольнения, приказы о поощрениях так же хранятся 75 лет. Передаются из отдела кадров личные дела,Лицевые счета.

Архив таможенных документов:

1)ГТД,УТД хранятся от 5 до 10 лет

2)дела о таможенных правонарушениях хранятся 10 лет.

Основные задачи и функции архива:

1) комплектование документами которые подлежат передаче в архив, затем архивный учёт обеспечении сохранности создание научно- справочного аппарата,а так же использование архивных документов хранящихся в архиве

2) подготовка и своевременная передача документов на государственное хранение

3) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в текущем делопроизводстве таможни

Функции архива:

1)принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства, учитывает и хранит документы структурных подразделений

2)разрабатывают и согласовывают с гос архивом графики представления описей на рассмотрение экспертной проверочной комиссии гос архива

3) составляет годовые разделы сводные описи дел постоянного хранения и по личному составу и предоставляют эти описи на рассмотрение экспертной комиссии таможенного органа и экспертно проверочной комиссии соответствующего гос архива

4) осуществляет учёт и обеспечивает полную сохранность документов принятых на хранение

5) создаёт, пополняет совершенствует научно- справочный аппарат хранящимся документам и организует использование документов

Архивный орган оказывает помощь структурным подразделениям в разработке номенклатуры дел а так же ежегодно представляет в гос архив сведения о составе и объёме документов.

15.04.14

Тема: правила международной переписки.

Международные стандарты на документацию. Правила международной переписки ISO:

Деловая документация отражает особенности языка, культуры и традиции различных стран. Эти особенности нужно учитывать при ведении переписки с зарубежными партнёрами. Создание стандартов ISO имело целью выработку единых правил оформления и обработки деловой документации. Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации а так же унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ISO. Эта международная организация организована в 1941,а первый стандарт в 1951. В настоящее время в этой организации 130 членов. ИСО трактует понятие стандарт как технические условия или иной другой документ рассчитанный на специалистов соответствующего профиля согласованный или одобренный всеми заинтересованными сторонами, основанный на совокупности научных теоретических и практических результатах способствующих получению оптимальных преимуществ, утверждённый компетентным национальным региональным или международным органом. Работа по подготовке стандартов ИСО … комитеты состоят с подкомиссий рабочих групп. Технические кабинеты при создании получают номера. Каждый член ИСО имеет право быть представлен в техническом комитете. В работе ИСО могут принимать участие правительственные и не правительственные международные организации. ИСО сотрудничает на сегодня с международной электро технической комиссией, с всемирным почтовым союзом.Каждый комитет имеет секретариат, его работу обеспечивает национальный орган ГОС СТАНДАРТ (в России), в США ANSI и т д. Проекты международных стандартов принятые техническими комитетами направляются странам участницам ИСО для голосования.Для того что бы стандарт был принят в качестве международного требуется 75 % голосов. GTC1-стандарты информационных технологий,TC6- технический комитет рассматривающий вопросы стандартизации бумаги картона целлюлозы, TC37- технический комитет занимающийся терминологией,ТС 46- информация и документация, ТС68- рассматривает вопросы стандартизации в банковском деле и в других финансовых услугах, ТС 154- рассматривает стандартизацию в области торговли промышленности и управления, ТС171- стандарты в области воспроизведения документов, ТС 176- управление качеством, ТС207- управление в экологии.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты: ИСО 5127-1:1983; ИСО 5127-2:1983; ИСО 5127-3:1988.

Форматы бумаги на международном уровне определены стандартом ИСО 216:1975.

ИСО 4882:1979- закреплены межстрочные интервалы в текстах.

ИСО 3535:1977- закреплён в виде стандарта формуляр образец для создания бланков и форм документов.

Требования к бланкам определены стандартом ИСО 8439:1990.

Стандарт для конвертов ИСО 269: 1985.

ИСО 11180:1993- правила написания адреса на конверте

Различия между стандартами отечественными и зарубежными:

Разные требования к проектированию Бланков,составу реквизитов, иная лексика, иная пунктуация, в стандартах ИСО зона трёх полей: сведения об отправителе документа зона ссылок и зона адреса; иногда есть дополнительная зона сведений в нижней части бланка а согласно российскому госту сведения в поле адресант в правом верхнем углу. В российском госте имеем право написать 4 адреса, в стандарте ИСО 2 адресата; установление полей документа ИСО лояльные правила примерно 2-2-1.

Сетка расположения реквизитов на письме:

1) Наименование организации (сведения об отправителе) иногда может быть только название организации

4) внутренний адрес 2) расположение реквизита ссылка на индекс отправителя или получателя

5) указание на конкретное лицо или к сведению такого- то 3)дата документа

6) обращение

7) заголовок, тема письма

8) текст документа

9) заключительная формула вежливости

10) подпись

11) ссылка на приложения

12) указание на рассылку копий данного письма

Вступительная формула вежливости (обращение):

1)Господа либо уважаемые господа,либо уважаемые дамы и господа обращение является официальным, после вступительного обращение ставится запятая а в США двоеточие

С наилучшими пожеланиями, выражаю вам свои самые добрые пожелания, выражаю вам особую благодарность, благодарю вас заранее за оказанную помощь, надеюсь ваш визит будет плодотворным.

22.04.14

В исключительных случаях срок исполнения обращения может быть продлён ещё на 30 дней о продлении срока рассмотрения обязательно сообщается гражданину. При необходимости рассмотрение письменных обращений осуществляется с выездом на место.Контроль за соблюдениями сроков исполнения обращения граждан осуществляет отдел документационного обеспечения и ответственные за делопроизводство структурных подразделений. если обращение рассматривается в порядке главы 7 ТК ТС то в регистрационно- контрольную карточку вносится соответствующая отметка. Обращение граждан считается разращенным если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приятны необходимые меры, даны письменные ответы. Ответы на обращения должны быть аргументированы со ссылкой на законодательные акты. если в удовлетворении жалобы гражданину отказано, то ответ должен содержать разъяснение порядка обжалования данного принятого решения с указанием органа и должностного лица к которому может быть направлена жалоба.

Ответное обращение гражданина подписывается начальником таможенного органа или его заместителем.

Ответ на коллективное обращение отправляется на имя первого лица указанного обращения но это в том случае если конкретное лицо не оговорено.

Ответ автору обращение оформляется на бланке таможенного органа. (когда отправляется ответ гражданину звание не обязательно указывать)

Фамилия и номер телефона обязательно где реквизит исполнитель,но в данном случае когда речь идёт об ответе гражданину всё это указывается только на визовой копии.

Подписанный ответ обязательно регистрируется в отделе документационного обеспечения.

Обязательно в регистрационной карточке вносятся сведения об исполнении документа с указанием номера исходящего ответа, экземпляр этой карточки помещается в картотеку исполненных обращений,для чего на каждом обращении после окончательного исполнения должна быть надпись в дело которую докладывает сам руководитель, его личная подпись и дата.

Не разращенные обращения не помещаются в дело. Дела с обращениями граждан хранятся согласно 59ФЗ 5 лет,а содержащие ценные предложения до 10 лет. по истечении указанных сроков обращения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Организация личного приёма граждан.

Для организации личного приёма граждан в таможенных органах приказом утверждается график приёма граждан должностными лицами таможенных органов. В графике закрепляется в какие дни и какие часы ведут приём руководители таможенных органов и их заместители. Например в графике может быть указано: начальник таможни еженедельно по вторникам с 15.00 до 17.00 часов, заместитель руководителя ФИО еженедельно по средам и пятницам, личный приём ведут так же и начальники отделов.

Когда речь ведётся у руководителе и заместителе то ведётся запись на приём. Гражданин может записаться на приём как лично у секретаря в приёме, так и по телефону либо по электронной почте, но обязательно в журнале записи на приём указывается ФИО, место жительства, гражданство, контактный телефон и обязательно вопрос по которому на приём.

Гражданин пришедший на приём согласно ФЗ№59 должен предъявить свой паспорт.

График составляется на квартал, но можно и на год. Утверждается график приказом.

Если во время приёма разрешить обращение не представляется возможным- если заместитель не дал положительного ответа у гражданина есть возможность обратиться к вышестоящему заместителю.

29.04.14

Приказ ФТС от 25 ноября 2009 года №2133 «Об утверждении форм решения по жалобе и акта о рассмотрении жалобы в упрощённом порядке»

Управленческий документ обладает юридической значимостью если он:

1) удовлетворяет требованию законности

2) созданным компетентным органом

3) создан в порядке установленном соответствующими правовыми актами

4) этот документ не содержит исправлений достоверность которого не проверена

5) содержит все правильно оформленные реквизиты

6) все символы документа идентифицированы

7) документ должен быть не противоречив

8) документ должен быть однозначен

9) достоверность

Смысловые единицы текста:

1) знаменательные слова

2) устойчивые словосочетания: фразеологизмы(лексически не делимое устойчивое по составу целостное по смыслу или значению словосочетание воспроизводимое в виде готовой текстовой единицы), клише(речевой стереотип, готовый оборот который используется в качестве стандарта и легко воспроизводится в контексте- унитарное предприятие, хозяйственное ведение, форма собственности, муниципальное образование), комплитивные словосочетания(), конкретизаторы (словосочетание состоящее из двух и более знаменательных слов выделяющее из группы однородных объектов либо конкретный единичный объект либо строго определённое подмножество объектов- 17 июля 2014 года, улица Мичурина дом 56, постановление правительства от 24 марта 2014 года №87).

Передача смысла текста:

1) через лексические значения и понятия

2) через окончания слов

Смысловые связи между различными частями текста

Требования к управленческим документам:

1) общие

· Достоверность

· Законность

· Юридическая значимость документа как требование, может выступить в суде в качестве доказательства

· Стимулирование, должно содержать сведения- стимулы побуждающие к достижению цели

2)коммуникационные

· Понятность –смысл текста документа должен определяться без сомнений, дополнительных толкований и разъяснений

· Полнота- документ должен содержать все сведения необходимы для управления

Полисемия- многозначность, подготовить 1)подготовит кого что, т е заранее привести в порядок всё необходимое для использования, применения 2) подготовить кого что в смысле дать необходимые знания навыки кому- либо для чего либо обучить кого- либо, подготовить для какой- либо деятельности и развить 3) подготовить предварительным сообщением настроить расположить кого либо к восприятию чего либо