Тема : унифицированная система организационно-распорядительной документации

ГОСТ Р 6.30- 2003 УСОРД, утверждён в 2003 году «требования к оформлению документов». (приказ распоряжение протокол акт письмо – подготовить дома)

Область применения стандарта – распространяется на организационно распорядительные документы (ОРД) относящиеся к унифицированной системе УСОРД: постановления; распоряжения; приказы; решения; протоколы; акты; письма включённые в общероссийский классификатор управленческой документации ОКУД, относящиеся к классу 0200000.

настоящий стандарт устанавливает:

1) состав реквизитов документов

2) требования к оформлению документов

3) требования к бланкам документов включая гербовые

Состав реквизитов документов:

01- государственный герб РФ

02- герб субъекта РФ

03- эмблема организаций или товарный знак

04- код организации (ОКПО-классификатор)

05- ОГРН юридического лица

06- ИНН\КПП

07- код формы документа

08- наименование организации

09- справочные данные об организации: почтовый адрес; номера факсов, телефонов, электронной почты в том числе ОГРН и ИНН\КПП и ОКПО.

10- наименование вида документа – определено уставом или положением об организации и должно соответствовать видам документов по классификатору ОКУД

11- дата документа- дата подписания или утверждения, для протокола это должна быть дата заседания или принятия решения,а для акта дата события. Словесно цифровой – 04 марта 2014 года либо г. - Этот формат даты используется для регистрации приказов, распоряжений, актов, протоколов и договоров дополнительно обязательно. В иных документак используется цифровой способ – 04.03.2014

12- регистрационный номер документа – состоит из его порядкового номера который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел а так же информацией о корреспонденте и исполнителях.

13- ссылка на регистрационный номер и дату документа

14- место составления или издания документа

15- адресат – в качестве адресата могут быть организации либо их структурные подразделения либо должностные или физические лица. Если письмо адресовано первому лицо то в наименование должности входит наименование организации например директору курганского машиностроительного завода И.Л. Кудрявцеву. При адресовании должностному лицу инициалы пишутся впереди фамилии, при адресовании физическому лицу инициалы пишутся после фамилии.

16- гриф утверждения документа- документ утверждается должностным лицом или специальным издаваемым документом. Оба способа юридически равны. Гриф утверждаю используется в следующих документах: в планах, отчётах, актах, в сметах, описях, таким образом утверждается номенклатура дел, методические рекомендации могут быть утверждены и т д. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. Гриф утверждение располагают в правом верхнем углу документа.

17- резолюция – решение принятое руководителем организации. включает в себя Фамилия И инициалы исполнителей, содержание поручения, контрольный срок, дату и подпись руководителя. допускается резолюцию писать на самом документе, в этом случае её располагают в верхней части документа где есть свободное от текста место на первом на титульном листе. так же резолюция может быть оформлена на отдельном листе, лист формата А6. Содержится информация- должность должностного лица включая наименование организации, ФИО

18- заголовок к тексту – заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопрос о чём ли о ком или кого чего. Заголовок составляется ко всем документам за исключением телеграмм и документов оформленных на бланке формата А5

19- отметка о контроле – пишется в правом верхнем углу

20- текст документа – составляется на государственном языке РФ. Тексты документов могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста, в виде соединений этих структур. При составлении анкеты используются имена существительные в именительном падеже или словосочетания с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Когда речь идёт о графах и строках таблиц то они должны иметь заголовки (имя существительное в именительном падеже). Связный текст состоит из двух частей, в первой части указывают причины основания цели составления документа, во второй части решения выводы просьбы предложения и рекомендации. В тексте документа подготовленного на основании других документов указывают реквизиты последних: наименование документа, наименование организации, дату документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений то его можно разделить на разделы подразделы пункты подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. в документах организаций действующих на принципах единоначалия текст излагают от первого лица единственного числа например приказываю обязываю предлагаю. Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа. В письмах используют следующую форму изложения от первого лица множественного числа либо от первого лица множественного числа, от третьего лица единственного числа.

21- отметка о наличии приложений

22- подпись- в состав входят: наименование должности лица подписавшего документ (полное если документ оформлен не на бланке и краткое наименование если оформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Указывается специальное звание.

23- гриф согласования документа

24- визы согласования документов

25- оттиск печати

26- отметка о заверении копии

27- отметка об исполнителе

28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29- отметка о поступлении документа в организацию

30- идентификатор электронной копии документа

18.03.14

Тема: оформление основных видов организационно исполнительных документов.

Приказ это распорядительный документ издаваемый таможенным органом в исполнение нормативных документов ФТС России, РТУ по оперативным вопросам входящим в компетенцию таможенного органа, проекты приказов готовятся так же по организационным, кадровым и другим внутренним вопросам таможенного органа. Проекты приказов готовят и вносят подразделения на основании поручений руководства таможенного органа, либо в инициативном порядке. проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба, приказы подписываются руководителем начальником таможенного органа либо по его поручению заместителями. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов, их согласование заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов приказов является обязанностью ОДО.

Проекты приказов и приложений к ним визируются: исполнителем и руководителем подразделения внёсшим проект; руководителями подразделений которым в проекте даются задания и поручения; руководителем ОДО; начальник юридической службы.

Если в процессе согласования в проект вносятся принципиальные изменения, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов визируются так же заместителями начальника таможенного органа до представления проекта на подписи руководителю.

Проекты приказов печатаются на стандартных гербовых бланках установленной формы и докладываются на подпись со справкой которая должна содержать: краткое изложение сути приказа;обоснование его необходимости; сведения на основании чего подготовлен проект и с кем согласован; датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов подготовленных совместно с другими органами или организациями печатаются без бланка с указанием названий органов или организаций подготовивших проект.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах одного календарного года, они нумеруются отдельно в пределах документопотоков: приказы по основной деятельности; приказы по административно- хозяйственной деятельности; кадровые приказы.

Приказы печатаются шрифтом таймс нью романс 14 шрифтом, заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и отвечать на вопрос о чём, заголовок пишется с большой буквы в конце заголовка точка не ставится, если заголовок состоит из 2 и более строк он печатается через одинарный интервал. Заголовок к приказу оформленному на бланке с продольным расположением реквизитов выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка двумя- тремя межстрочными интервалами, печатается 14 шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по левому и правому краю по ширине текста. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левого поля, текст приказа состоит из 2 частей: констатирующей или преамбулы и распорядительной. В преамбуле указывается основание или причина составления приказа, если приказ создаётся на основании другого документа то в преамбуле указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Если содержание приказа не нуждается в пояснении то его текст содержит только распорядительную часть (кадровые приказы). Преамбула в проектах приказах завершается словом приказываю, написанным строчными буквами в разрядку т е маленькими буквами и после каждой буквы пробел, после слова приказывается ставится двоеточие. Распорядительная часть содержит перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя и сроков исполнения. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты нумеруемые арабскими цифрами. Действие однородного характера перечисляются в одном пункте, если управленческое действие связано с конкретным исполнителем соответствующий пункт начинается с указания должности и фамилии исполнителя (согласно именно этому приказу инициалы ставятся перед фамилией). В качестве исполнителей могут указываться структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о контроле за исполнением приказа, и на кого этот контроль возложен. Если приказ изменяет, отменяет, дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то предпоследний пункт распорядительной части должен начинаться словами – признать утратившим или утратившими силу.

Визирование осуществляется в листе согласование, который располагается на оборотной стороне последнего листа текста приказа.

Визы включают: должности визирующих; личные подписи; расшифровку подписи и дату.

Подпись в приказе состоит из наименования должности и специального звания, личной подписи и расшифровки подписи, инициалы впереди фамилии и точка и точка без пробела потом пробел фамилия. Приказы подписывает начальник таможенного органа,а в его отсутствие лицо его замещающее.

В приложении к приказу на первом его листе в верхнем правом углу пишется слово приложение с большой буквы и наименование приказа с указанием даты и номера. Если приложение к приказу это документы другой организации то в верхнем правом углу данного приложения делается соответствующая запись. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения автором документа, подпись ставится на лицевой стороне последнего листа приложение, указание должности специального звания, на уровне второй строки инициалы и фамилия.