Займенник

Переважна більшість документів пишеться від імені установи, підприємства, організації (тобто від першої особи множини). Проте займенник ми в цій ситуації, як правило, пропускається; ділові листи, наприклад, часто починаються дієсловом у першій особі множини (Просимо... Надсилаємо... Повідомляємо...).

Паралельною до щойно розглянутої є форма третьої особи однини (Дирекція просить... Завод повідомляє...). Хоча реальний діяч тут “я”, проте виклад, як правило, ведеться від третьої особи. Мовець майже (або й зовсім) усунений від участі у мовленні, ніяк себе не проявляє, що й надає викладові бажаного нейтрального або суворо-офіційного характеру.

Займенник Вам (у конструкціях типу Надсилаємо В а м для ознайомлення...) теж опускається, що й створює загальне враження строгої об'єктивності ви-ладу, типової для ділового стилю.

Проте бувають ситуації, в яких наявність чи відсутність займенника Вам, Вас, Вами змінює спрямування й тональність висловлення. Так, звороти типу пропоную з'явитись, прошу уточнити, вимагаю притягти до... виражають більш категоричну й безапеляційну вимогу, ніж ці самі звороти з особовим займенником Вам, Вас, Вами; порівняйте: пропоную Вам з'явитися, пропоную Вам притягти до... прошу Вас уточнити. Введення особового займенника пом'якшує категоричність вимоги.

Вживання займенника першої особи однини я також обминається; розпорядження й накази розпочинаються дієсловом у першій особі однини (Пропоную...Наказую). Ця займенникова форма можлива лише в особистих паперах і в деяких видах документів (автобіографія, доручення)

24. Особливості вживання числівника в діловому мовленні. Правила, що визначають зв’язок числівників з іменниками.

однозначні числа, що не мають посилань на одиниці виміру, в ділових паперах записуються словами. Наприклад: Акці­онерне товариство «Нікос» планує закупити не більше двадцяти автомобілів. Коли ж число супроводжується найменуванням одиниць виміру, воно пишеться цифрами. Наприклад: До магазину терміново завезли 150 центнерів картоплі, 40 цен­тнерів яблук.

Складні чи складені числівники записуються цифрами. Наприклад: На історичний факультет прийнято 156 сту­дентів.

Порядкові числівники вводяться в документи з відпо­відним відмінковим закінченням. Наприклад: Сьогодні ми виконали своє перше виробниче завдання.

Складні слова, де перша частина позначається цифрою, можуть бути написані так: 50-процентний і 50 %; 100-кіло-метровий і 100 км.

Іноді виникають труднощі у вживанні форм однини та множини числівників. Наприклад: Більшість спеціалістів ви­рішила. Більшість спеціалістів вирішили. Більшість спеціалістів вирішило. Тут усі три варіанти відповідають нормам сучасної української мови.

Форма однини рекомендується, якщо у складі речення є слова такого типу: більшість, меншість, решта, частина, ряд, група, безліч, багато, мало і т. д. Наприклад: Решта пацієнтів теж обстежена; Більшість американських бізнесменів прибула в Україну.

Форма множини рекомендується при однорідних членах речення. Наприклад: / вже не один, а безліч планерів опері­зують (а не оперізує) небо.

Якщо ж використовуються числівники на позначення великої кількості (а також іменники: сто, тисяча, мільйон, мільярд), то переважає однина. Наприклад: Чотириста вісімдесят підприємців прибуло (а не прибули) на виставку; В село повернулось (а не повернулись) сімдесят дев'ять молодих спеціалістів.

Якщо вживаються числівники до десяти, то пишеться форма множини. Наприклад: чотири брати, два керівники, три менеджери.

Велике значення має використання числівників в усному мовленні. Готуючи доповідь чи звіт, числівники треба записувати прописом і проставляти наголос. Краще будувати речення так, щоб числівники вживалися у називному відмінку.

Слід запам'ятати наголошення числівників одинадцять, чотирнадцять.

Зв'язок числівників з іменниками

Після числівника один, навіть якщо він входить до складе­них числівників, іменник ставиться в однині: 31 день, 71 кіло­грам, 1 191 кілометр.

Після числівників два та більше іменник стоїть у множині: два дні, три тижні, чотири місяці, п 'ять років, десять століть.

Причому при числівниках два, три, чотири (навіть якщо вони входять до складених числівників) іменник має форму назив­ного відмінка, а при числівниках п 'ять та більше — родового: три брати, чотири будинки, дев'яносто чотири проценти; п 'ять братів, шістдесят будинків, дев 'яносто дев 'ять відсотків.

У сполученнях із числівниками два, три, чотири іменник нерідко дістає такий самий наголос, як у родовому відмінку однини: матері (множина) — дві мйтері, сини — три сини, села — чотири сели. Іноді особливий наголос іменники мають і в сполученні з числівниками п 'ять та більше: книжок (родо­вий відмінок множини) — п 'ять книжок, сторінок — шість сторінок, голок — десять голок, круків — сім круків, черепів — п 'ять черепів.

Тільки іменники, які в множині втрачають суфікс -ин-, при числівниках два, три, чотири стоять у формі родового відмінка однини: двадцять два киянина, тридцять три селяни­на, сорок чотири заробітчанина. Це стосується також іменників їм 'я, тем 'я: два імені, три племені. Якщо ж кількість нази­вається в межах одиниць, то при таких іменниках слід вжива­ти збірні числівники: двоє киян, троє селян, четверо заробіт­чан, двоє імен, троє племен.

Якщо іменник стоїть перед числівниками два, три, чотири і вказує на приблизність, то він також ставиться в родовому відмінку множини: днів два, тижнів три, місяців чотири.

Прикметники після числівників два, три, чотири мають переважно форму називного відмінка множини (як і іменник): два рідні брати, три цікаві книжки. Однак при іменниках се­реднього роду прикметник у цій позиції частіше вживається у формі родового відмінка множини: два нових (нові) відра, три гірських (гірські) озера.

У непрямих відмінках іменник і числівник стоять у тому самому відмінку: трьох братів, трьом братам, із трьома бра­тами', шістдесяти будинків, шістдесяти будинкам, шістдесять­ма будинками, у шістдесяти будинках.

Після числівників тисяча, мільйон, мільярд іменник стоїть незмінно в родовому відмінку множини: тисяча років, тисячі років, тисячею років; мільйон гривень, мільйона гривень, мільйоНУ гривень, мільйоном гривень.

Після дробових числівників іменник стоїть постійно в ро­довому відмінку однини: півтора місяця, півтора року; дві де­сяті відсотка, двох десятих відсотка, двом десятим відсотка,

двома десятими відсотка. Рідко іменник може мати форму родового відмінка множини: дві п 'яті виробів, одна десята за­пасів нафти.

Якщо є вислів із половиною, із чвертю, то іменник при ньому набуває форми, якої вимагає власне кількісний числів­ник: два з половиною тижні, чотири з половиною місяці, п 'ять із чвертю років.

Збірні числівники поєднуються:

а) з іменниками чоловічого роду, що означають назви осіб, тварин та птахів: двоє киян, троє школярів, четверо коней, п'ятеро орлів;

б) з іменниками середнього роду: двоє вікон (і два вікна), троє відер (і три відра), двоє лошат, четверо телят, n 'ятеро хлоп 'ят;

в) з іменниками, що мають лише множину: двоє воріт, троє окулярів, четверо ножиць (а також: три пари окулярів, чотири пари ножиць).

Після збірних числівників (крім обидва) іменник стоїть у родовому відмінку множини: двоє селян, троє татар, троє голубів, четверо дверей. У непрямих відмінках іменник і чис­лівник стоять у тому самому відмінку: двох селян, двом селянам, з двома селянами.

У датах назви місяців вживаються тільки в родовому від­мінку: перше (число місяця) лютого, першому (числу місяця) лютого, з першим (числом місяця) лютого, з двадцять четвертим серпня, з першим вересня.

25. Особливості перекладу прийменникових конструкцій з російської на українську мову. Російсько-українські відповідники в системі прийменників.

Проблематика перекладу прийменникових конструкцій полягає в лексиці та пов’язаною з нею проблемою пошуку перекладацьких відповідників в мові перекладу, в розбіжностях перекладу прийменникових конструкцій. Перш за все, це розбіжність в будові мов, у наборі їхніх граматичних категорій, форм та конструкцій.

Мета статті – порівняльний аналіз прийменникових конструкцій з по в діловому мовленні при перекладі з російської мови українською на матеріалі дібраних словосполучень зі словників.

Об’єктом статті стали прийменникові конструкції з по.

Методи дослідження – описовий, порівняльно-зіставний, семантичний.

Прийменниковою конструкцією називається прийменник разом з відмінковими закінченнями іменників (або займенників), або відповідне безприйменникове словосполучення. Наприклад, російський вираз " бежать по тропинке " залежно від змісту речення, що перекладається, українською можна перекласти кількома прийменниковими конструкціями: "бігти по стежці", "бігти вздовж стежки", "бігти стежкою".

Проблема статусу прийменника тісно пов’язана з питанням про його семантику. Надання прийменнику статусу слова (службового чи повнозначного, самостійного) означає виділення в нього не тільки граматичного, а й лексичного значення, оскільки саме слову притаманна єдність лексичного і граматичного значень. Прийменники можуть істотно впливати на зміст цілого вислову, а іноді робити його діаметрально протилежним: працювати до обіду – працювати по обіді. Можна погодитися з висновками І.Кучеренка, який стверджує, що прийменник щодо значення принципово не відрізняється від інших слів: у ньому знаходять відображення об’єктивно існуючі явища дійсності. Але значення прийменника має свої особливості. Насамперед воно визначається високим ступенем узагальненості, який, однак, не означає «збіднення», «стирання» чи навіть «втрати» лексичного значення. Через таку особливість прийменникове значення – конкретне в кожному окремому випадку – розкривається в контексті, у сполученні з іншими словами [2, с.22]. Деякі прийменники мають чітко виражене стилістичне забарвлення, що визначає і сферу вживання словосполучень, до складу яких вони входять. Так, похідні складені прийменники типу на думку, з точки зору, за повідомленням та інші сприяють послідовності викладу змісту наукової інформації, тому їх уживають у текстах наукового стилю. Для мови ділових паперів характерні усталені прийменникові сполучення, наприклад: з метою, до уваги, у зв’язку з тим, з приводу тощо.

У словосполученнях із прийменниками виявляється і своєрідна національна специфіка мови. Так, щоб висловити мету дії, в українській мові нормативно використовувати конструкції з прийменником по: піти по воду, а не за водою, бо цей зворот означає услід, як піти за (услід) братом; щоб означити вид діяльності, вживають у синтаксичній конструкції прийменник з, а не по: майстер спорту з боксу, заступник директора з виховної роботи тощо.

Таким чином, прийменник – це один із засобів мови, ефективне засвоєння якого допомагає оволодіти правильним, комунікативно доцільним українським мовленням.

Для українського ділового мовлення важливе правильне вживання прийменника по, особливо тоді, коли йдеться про переклад з російської мови на українську. Адже російські конструкції з прийменником по в українській мові перекладаються цілим рядом конструкцій з прийменниками:

за: за свідченням; за власним бажанням; за дорученням; за наказом; за вказівкою; менеджер за професією;

з: з питань комерційної торгівлі; з ініціативи; дослідження з уфології; курс лекцій з української мови; з багатьох причин; з певних обставин; з нагоди (чогось);

на: на замовлення; на вимогу; на пропозицію; на мою адресу;

для: курси для вивчення; комісія для складання актів;

після: після одержання посвідчення; після повернення; після від'їзду; після розгляду (чогось);

у (в): викликати у службових справах; у вихідні; в усіх напрямках;

по: черговий по району; наказ по відділенню; спеціаліст по проектуванню споруд; колеги по роботі;

по можливості; комітет по сприянню малим підприємствам і підприємцям.

Наведемо приклади усталених прийменникових конструкцій з по при перекладі з російської мови українською у діловому стилі.

По заказу – на замовлення

По закону – згідно з законом

По моим сведениям – за моїми відомостями

По поручению – за дорученням

По приказу – за наказом

По просьбе – на прохання

По собственной воле – з власної волі

По собственному желанию – за власним бажанням

Послать по почте – надіслати поштою

По требованию – на вимогу

По указанию – за вказівкою

Прийти по делу – прийти у справі

Принять во внимание – взяти до уваги

Принять к сведению – взяти до відома

При любой погоде – за будь-якої погоди

Приплось по вкусу – припало до смаку

Работать по схеме – працювати за схемою

Отже, прийменник по використовується в українській мові для вираження багатьох відношень, однак він не універсальний, як у російській мові. Через посередництво російської мови великої сили набули конструкції з прийменником по. Вони безпідставно замінили власне українські конструкції. Такі конструкції, відтіснивши природні, поширилися в офіційно-діловій, науковій, навчальній сферах, стали звичними у побутовому мовленні.

26. Складні випадки узгодження й керування в текстах ділових паперів.

Керування у ділових паперах - один із способів поєднання слів, при якому слово вимагає конкретної відмінкової форми іншого слова - керує формою іншого слова. Труднощі (складні випадки) у правильному виборі відмінка: дієслівне, іменне, прикметникове.. Наприклад, пошире­на в транспортному сервісі фраза "Оплачуйте за проїзд· не пра­вильна тому, що дієслово оплачувати вимагає після себе знахід­ного відмінка без прийменника /оплатити, оплачувати проїзд, по­слуги, рахунок/. Однокореневе дієслово платити вимагає після себе знахідного відмінка з прийменником за /платити за проїзд, за проживання/. Очевидно, у наведеному прикладі змішані два синонімічних словосполучення: 1) платити за що, 2) оплачувати що.

Отже, труднощі /складні випадки/ у правильному виборі відмінка виникають тоді, коли:

а) слова-синоніми керують різними відмінками: повідомити + дав. відм. /директору/; інформувати + род. відм. /директора/;

б) змішують форми українського і російського словосполучень:

укр. дякувати + дав. відм. /Вам/,

рос. благодарить + винит. падеж /Вас/.

В українській мові /як і в російській/ найпоширенішим є дієслівне керування. Складаючи ділові папери, особливу увагу варто звернути на такі словосполучення:

вживати заходів, ліків

завдавати, завдати + род. відм. прикростей, шкоди

зазнавати, зазнати нападу, невдачі

запобігати, запобігти + дав. відм./аваріям, злочинам/

опанувати + знах. відм. /професію, предмет/

оволодіти + оруд. відм. /професією, майном/

бачити на власні очі

чути + на + знах. відм. на власні вуха

хворіти на ангіну

слабувати на очі

заперечувати + знах. відм. /участь, факти/

+ дав. відм. /командиру, йому/

ігнорувати + знах. відм. /пропозицію, погляді

додержувати /виконувати тиші, порядку

щось точно/ + род. відм.

додержуватися /бути прихиль- законів, курсу

ником ідей, керуватися ними/

наголошувати + на + дав. відм. /помилках, головному/,

читати англійською мовою

говорити + орудн.відм. українською мовою

повідомляти телефоном

їхати тролейбусом

Іменники, утворені від дієслів, теж можуть вимагати певних відмінків /іменне керування/:

опанування + род. відм. /дисципліни, курсу/

оволодіння + орудн. відм. /знаннями/

освоєння + род. відм. /спеціальності/

запобігання + дав. відм. /злочинним замахам/

попередження + род. відм. /незаконних дій/

Існують інші випадки іменного керування. Наприклад, іменник пам'ятник вимагає давального відмінка: пам'ятник Шевченкові /а не Шевченка/, Франкові, загиблим воїнам.

В українській мові є ряд прикметників, які теж керують формою іншого слова /прикметникове керування/:

хворий на грип

багатий + на + знах. відм. на iдеї

високий на зріст

характерний + для + род. відм. /для ситуації/

притаманний + дав. відм. /автору/

властивий + дав. відм. /професії, йому/

свідомий + род. відм. /свого значення, ролі/

Конкретної форми слова вимагають також прийменники при­слівникового походження. Так, слова всупереч і завдяки вимагають давального відмінка: всупереч умовам, вимогам; завдяки кло­потанню, узгодженості.

3апамятайте! Не можна змішувати синонімічні сполучення відповідно ДО, згідно з, які часто використовують у документах.

. Узгодження підмета з присудком у ділових паперах При складанні документів слід звернути увагу на правила узгодження підмета з присудком у ділових паперах:1. Якщо підмет має у своєму складі числівник, який закінчується на одиницю (21, 81), то присудок ставиться в однині: Двадцять один працівник об'єднання подав заяву про звільнення з роботи. Вісімдесят один студент взяв участь у конференції.2. Якщо числівник у підметі закінчується на два, три, чотири, присудок ставиться у множині, були переведені три працівники, чотири студенти пропустили заняття.3. Підмет зі словами більшість, меншість, ряд, частина, багато, кілька в діловому стилі вимагають від присудка форми однини: Ряд пропозицій буде враховано. Більшість студентів буде зарахована на стипендію. Частина товару буде реалізовано. Кілька промовців буде запрошено до роботи конференції. Але, якщо головні члени речення розділені підрядним реченням, або коли головні члени речення є однорідними, то присудок ставиться у множині: Ряд питань, які внесені на обговорення, будуть поставлені на голосування. Кілька пунктів і параграфів будуть змінені.4. Однорідні підмети із означенням, наприклад, значна частина, велика кількість, цілий ряд вимагають від присудка однини. Значна частина верстатів і механізмів відповідає сучасним вимогам.5. При підметі, вираженому займенниками хто, дехто, ніхто, ніщо та ін. присудок ставиться у формі однини: Усі, хто пройшов реєстрацію, повинні з'явитися.6. Якщо до складу підмета входить прикладка, виражена іменником іншого, ніж підмет, роду, присудок узгоджується в роді з підметом, а не з прикладкою: Виставка-продаж відбулася... Школа-інтернат відкрита з ініціативи... Недалеко від вокзалу знаходиться вагон-лабораторія, який веде контроль за станом повітря та води.7. Присудок ставиться в однині, коли однорідні підмети розділені протиставними сполучниками не - а, не лише -а й: Не лише економічного, а й юридичного обґрунтування, потребує...8. Коли підмет - символічна або умовна назва, присудок узгоджується із загальною, родовою назвою: Об'єднання «Світанок» уклало угоду... Фірма "Світоч" допомогла... Банк "Аваль" надав пільги...9. Якщо підмет абревіатура - присудок узгоджується в роді, числі, що й головне слово в словосполученні, від якого утворено абревіатуру: УАН (Українська академія наук) була заснована в 1918 році. ЗДУ (Запорізький державний університет) провів... У1999 році ПДВ (податок на додану вартість) становив...

27. Стилістичні вимоги до тексту документа.

При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких правил.

1. Замінювати складні речення простими, що сприяє прискореному сприйняттю тексту документа.

2. Вживати стійкі (трафаретні) словосполучення, що виражають стандартні спектри змісту /з метою надання допомоги, у зв'язку з погіршенням стану, згідно з рішенням комісії /.

Наприклад, для висловлення мотивів, що пояснюють використання певної управлінської дії вживаються такі синтаксичні конструкції:

- у порядку обміном досвіду

- у порядку винятку...

- у зв'язку з вказівкою...

- у відповідності до попередньої домовленості...

- з метою подальшого співробітництва... Для висловлення прохання:

- Просимо...

Для нагадування:

- Нагадуємо Вам, що...

- Незважаючи на багаторазові нагадування... Для підтвердження:

- Підтверджуємо...

- Універмаг «Дитячий світ» підтверджує...

Такі стійкі словосполучення й стандартні вирази полегшують сприйняття службового документа, а також увесь процес його складання, дозволяючи не витрачати час на пошуки формулювань.

Наведемо кілька прикладів стійких моделей, які склалися для висловлення стандартних аспектів змісту. Укладачеві документа буде не важко побудувати стилістичну конструкцію речення чи кількох речень, якщо він матиме у своєму розпорядженні набір таких моделей:

модель синтаксичної конструкції варіанти реалізації Доводимо до вашого відома, що ми досі не отримали від Вас протоколи погодження до Нагадуємо, що... договору...
Повідомляємо, що... ярмарок з продажу взуття та
Підтверджуємо, що... супутніх товарів відбудеться
Нагадуємо, що...

3. Уживати прямий порядок слів у реченні /підмет передує присудкові / у тому випадку, коли логічний наголос падає на об'єкт дії. Вживати зворотний порядок слів /присудок передує підмету / тоді, коли логічний наголос гадає на саму дію.

4. Для чіткості висловлювання в простих реченнях вживається певний порядок розташування їх членів /означення мають передувати словам, вставні слова краще ставити на початку речення /.

5. З метою скорочення тексту можна вживати дієприслівникові звороти, за допомогою яких можна сформулювати причини, що викликали прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковим зворотом треба починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи... Вважаючи... Беручи до увалі... Керуючись... Розглянувши поданий до затвердження проект...»

6. Замінювати займенники іменниками.

7. Не вживати емоційних виразів.

В управлінській документації не повинно бути особистого моменту /суб'єктивного ставлення до оцінки фактів, що констатуються у тексті документа /. Тон службового документа - нейтральний.

Слід пам'ятати, що автором управлінського документа є юридична особа і через це його текст викладається від третьої особи. Наприклад:

фірма просить...

Дирекція клопочеться...

колегія ухвалила...

Від першої особи викладаються накази, заяви, службові листи, доповідні й пояснювальні записки, автобіографії.

Кожну нову думку в документі треба починати з абзацу. Текст складних документів /доповіді, інструкції, протоколи / поділяється на складові частини: розділи, пункти та підпункти.

Кожна складова частина нумерується арабськими цифрами з крапками.

Деякі особливості має оформлення таблиць.

Якщо в тексті наведено одну таблицю, то її не нумерують. Якщо таблиць декілька, то над таблицею пишеться слово «Таблиця» з порядковим номером /без знаку № /. Наприклад: «Таблиця 6 - Основні техніко-економічні показники діяльності підприємства». На всі таблиці повинне бути посилання в тексті документа.

Всі службові документи формату А4 незалежно від виду, змісту та значення документа повинні мати заголовок до тексту.

Без заголовків дозволено залишати лише документи на форматі А5 - телеграми, телефонограми, листи, довідки.

Заголовок формулює складач документа. В ньому коротко і точно відображується його основний зміст. Розміщується заголовок у лівому верхньому кутку документа під позначенням автора, номера, дати та виду, після всіх інших постійних реквізитів.

Цей реквізит відбиває головну ідею документа і, як правило, починається з прийменника «про» /про що йдеться в документі /.

Наприклад: «Про придбання факсимільної техніки» «Про надання приміщення в оренду».

Заголовок, полегшує реєстрацію, встановлення виконавця, контроль документа, пошук. Має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.

Друкується малими літерами через один міжрядковий інтервал. Обсяг заголовка не повинен перевищувати 5 рядків машинописного тексту з довжиною рядка в 28 друкованих знаків. Допускається продовження заголовка при його великому обсязі до межі правого поля документа.

Досить часто службові документи мають додатки, які роз'яснюють, деталізують окремі питання основного документа.

Якщо документ має додатки згадувані в тексті або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 3 прим.

Якщо документ має додатки не зазначені в тексті, то їх назви необхідно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників.

Додаток: Дислокація мережі їдалень на 2 арк. у 2 прим.

Якщо додатків кілька, вони перелічуються за назвами й нумеруються.

7. Відмітки про узгодження

Реквізити 24, 25. Відмітай про узгодження. Узгодження документа полягає в попередньому розгляді його проекту. У процесі узгодження визначається правильність зафіксованих положень, їх обгрунтованість, правомірність стосовно діючого законодавства. У процесі узгодження виявляються і враховуються інтереси різних підрозділів, реалізується комплексний підхід до вирішення питань.

Проекти документів узгоджуються з установами, організаціями, структурними підрозділами, які компетентні в питаннях, що відображені в документі.

Розрізняють дві форми узгодження документів - внутрішнє /з підрозділами та службовими особами установи / і зовнішнє /з підвідомчими та непідвідомчими організаціями /.

Внутрішнє узгодження документів відбувається у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами даної установи та громадськими організаціями; з працівниками, які відповідають за рішення функціональних питань /головні та старші спеціалісти /; з фінансовими підрозділами або з головним бухгалтером, юридичною особою, з замісником керівника, який займається цим питанням.

Внутрішнє узгодження документа оформляється візою. Візи складаються з особистого підпису та дати. Якщо необхідно, позначаються посада візуючого та розшифровується його підпис /ініціали та прізвище /.

Наприклад:

Начальник відділу кадрів /підпис / С. І. Петров 25.04.00

Доцільність розшифрування підпису зумовлена тим, що в більшості випадків особистий підпис буває нерозбірливим і по ньому важко встановити з ким погоджено цей діловий папір.

Якщо виниклі зауваження та доповнення до проекту документа, вони викладаються на окремому аркуші. В цьому разі віза має такий вигляд:

Ст. юрисконсульт /підпис / В. А. Коваленко.

Зауваження додаються. 05. 06. 99

Якщо обсяг зауважень малий /1-2 рядки/, їх краще розташувати перед візою.

Наприклад:

Вважаю за потрібне випустити пункт 1 через те, що його зміст суперечить діючому законодавству.

Юрисконсульт /підпис / А. В. Гудкова

18. 01.-00

Проставляють візи на першому примірнику, якщо документ внутрішній. Якщо документ буде відправлено з установи, віза проставляється на тому примірнику, що залишається в установі.

Розміщують візи нижче підпису або на лівому полі документа.

Зовнішнє узгодження документа може бути оформлено довідкою, протоколом узгодження або грифом узгодження на документі.

У відповідності до вимог стандарту гриф погодження розмішується нижче підпису або у верхньому лівому кутку сторінки. Гриф складається зі слова погоджено, назви посади особи, а з якою погоджується документ /включаючи назву організації/, особистого підпису, його розшифрування, дати.

Наприклад: погоджено

Начальник відділу кадрів Подільського універмагу /підпис/ А. В. Борисенко 03. 11.00

Якщо узгодження проводиться з колегіальним органом або громадською організацією, то гриф оформляється таким чином:

погоджено

Протокол /найменування колегіального органу в родовому відмінку / від /дата / /номер /

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО Протокол засідань місцевого комітету Залізничного універмагу від 05.10. 99 №27

28. Синтаксичні особливості текстів ділових паперів.

Ділові папери мають специфічний синтаксис. Здебільшого це прямий порядок слів з узгодженими й неузгодженими означеннями.

Вставні слова, що призначені для пояснення окремих слів чи систематизують виклад, в основному ставлять на початку речення. Щодо структури речень ділових документів, то майже всі присудки використовують у теперішньому часі. Наприклад: Завод "Арсенал" пропонує організацію виробництва у три зміни.

Поширеними є пасивні структури типу закони приймаються, наказ виконується, вимоги висуваються.

Синтаксис ділової документації визначається ще й уживанням інфінітивних конструкцій. Наприклад: створити комісію з національних питань; викликати працівників сільського господарства.

Важливою ознакою ділових паперів є часте використання дієприкметникових і дієприслівникових зворотів, що робить ділові документи стислішими.

Крім того, у діловому листуванні переважає непряма мова, а пряму мову вживають лише тоді, коли потрібно дослівно передати зміст законодавчих справ.

Стислість викладу інформації визначає і специфіку синтаксису.

Найчастіше віддають перевагу простим реченням. Якщо ж використовують складні речення, то переважно невеликі: одне-два підрядних або дієприкметниковий чи дієприслівниковий звороти.

Типовою ознакою ділового стилю є часте використання віддієслівних іменників, їхня роль — дати загальне уявлення про дію. Наприклад: Провести огляд машин до 15 вересня 1999 року. Подати звіт до 20 серпня 1999 року.

Віддієслівні іменники забезпечують однозначність, узагальненість змісту і надають документам певної офіційності.

У ділових документах допустимим є розщеплення присудків. Це мотивується тим, що вони конкретніші порівняно з дієслівними відповідниками. Наприклад: Пропонуємо проводити змагання після роботи. Рекомендуємо віддавати перевагу дітям-сиротам.

До складу розщепленого присудка може входити іменник-термін, одне або кілька означенЬь.

У мові ділових документів є такі словосполучення дієслівного типу, які багато разів використовуються у конкретній виробничій чи адміністративно-виробничій ситуації.

29. Поняття “документ”. Типи документів.

документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві