Безупречная подготовка

Максимальное преимущество на любых переговорах

сли бы я читал эту книгу в первый раз, то именно сейчас у меня возник бы вопрос: как соединить все принципы системы «нет»? Ответ прост: при помощи контрольных списков и журналов. Эти инструменты помогают составить простой план действий, а при желании — комплексный план, который всегда обеспечит безопасность и оптимальный контроль переговоров, т.е. максимальные возможности с минимальным риском. Выгодное дело! Список и журнал незаменимы при оценке работы, для выявления слабых мест, которые нужно устранить, и сильных сторон, на которые можно опереться.

Контрольный список составляют перед любой встречей, важным телефонным звонком, обменом серьезной электронной корреспонденцией. После встречи, телефонного звонка и обмена электронными письмами вся существенная информация вносится в журнал, который используют для подготовки следующего контрольного списка.

Основной контрольный список для любых переговоров должен содержать следующие сведения:

- задача и конечная цель переговоров;

- повестка дня на конкретную встречу;

- чего вы хотите добиться своими действиями;

- необходимая информация об оппоненте, полученная в результате проведенного вами кропотливого исследования

В журнал после переговоров вносится следующая информация:

- формулировка проблемы с точки зрения другой стороны;

- оценка бюджета другой стороны (время, энергия, деньги, эмоции);

- лица, принимающие решения, и оценка возможности принятия таких решений;

- итоги переговоров.

Составляя контрольный список до встречи, вы определяете структуру действий, которая будет использована для создания вѝдения другой стороны. С помощью журнала, составленного после встречи, вы описываете представления, сформировавшиеся в ходе переговоров, подводите итоги проделанной работы и анализируете ее в поисках путей закрепления вѝдения и продвижения вперед.

Составление контрольных списков и ведение журнала оптимизирует возможности практического применения знаний, полученных из этой книги. Со временем вы привыкните к необходимости составлять списки и вести журнал. Мои самые давние клиенты сегодня пользуются ими так же аккуратно, как 20 лет назад. И я тоже.

Я бы советовал вам развивать этот навык и привычку постепенно, шаг за шагом: попробуйте таким образом подготовиться для начала к какой-нибудь встрече, важному телефонному звонку, ответу на деловое письмо по электронной почте. Перед первой пробной встречей составьте подробный контрольный список. Конечно, вы не сможете сделать этого, тщательно не продумав принципы, на которых основываются элементы списка, начиная с задачи и конечной цели. Выберите одну или две поведенческие задачи (для начала подойдет постановка правильных открытых вопросов, поощрение, предоставление возможности сказать «нет»). Составьте повестку дня, изучите клиента, и вы будете готовы к работе.

На пробной встрече незаметно положите повестку дня и листок, где вы сформулировали поведенческие задачи, перед собой среди других бумаг. (Перед вами должен лежать блокнот, который нужно обязательно использовать.) После прощальных рукопожатий как можно быстрее заполните журнал. Это даст вам возможность по горячим следам проанализировать ход встречи и состояние переговорного процесса с точки зрения его развития.

Уже сейчас могу вас заверить, что такое упражнение «до и после» принесет вам пользу с первой попытки. Оно организует вас, поможет упорядочить мысли, контролировать свое поведение. Все очень просто. Журнал и контрольный список заставляют вас проделывать все это.

Теперь вы готовы ступить в воду обеими ногами — это следующая встреча, для которой вы подготовите новый контрольный список, и завершите ее заполнением журнала. Потом третья, четвертая и т.д. Вы будете удивлены, как быстро сможете оценить их пользу. Этот процесс может идти быстро или медленно, но он должен обязательно начаться. Более или менее освоив эти инструменты, вы будете готовы применить их (и всю систему «нет» в целом) в рамках конкретных переговоров. Я бы выбрал достаточно простую ситуацию. Пусть даже это будут не самые важные переговоры в вашем расписании. Я бы сказал себе: «Хорошо, начинаем использовать систему "нет". Посмотрим, к чему это приведет».

Вы составляете контрольный список перед первой встречей, заполняете журнал после нее. Затем составляете второй контрольный список перед следующей встречей в процессе тех же переговоров, учитывая информацию, внесенную в журнал после первой встречи. Журнал второй встречи помогает составить контрольный список для третьей встречи И так далее, встреча за встречей (звонок за звонком, письмо за письмом). В конце концов переговоры так или иначе завершаются. Вы проводите анализ, затем выбираете другие переговоры и начинаете все снова. Вначале вы ползете на четвереньках, потом встаете на ноги и идете и наконец... танцуете. И тогда начинаете получать удовольствие.

Ниже приведены два примера контрольных списков и журналов внутренних переговоров о заработной плате. Клайд Джонс пытается добиться значительного повышения зарплаты от двух основателей компании Bonanza, Inc., Тома Нортона и Александры Смит, которые заработали первоначальный капитал в крупной компании, производившей программное обеспечение, и затем пустились в самостоятельное плавание. Их новой компании удалось без особых потерь пережить недавно трудный период спада в отрасли. Сначала их штат насчитывал всего несколько сотрудников, но постепенно расширился до 30 человек. Доходы компании постепенно увеличивались, но первоначальные издержки оказались очень высокими. В компании отсутствует бюрократический аппарат (например, здесь нет отдела кадров, который мог бы заниматься вопросами заработной платы). Каждый сотрудник находится всего на один уровень ниже руководства. В меморандумах компании часто используется термин «совладелец». Клайд много работал сверхурочно, занимаясь вопросами коммерческого развития и контроля качества продукции. Его зарплата составляет 40 тысяч долларов в год, что совсем немного, учитывая прожиточный минимум в этом регионе и требования к работе. Однако ходят слухи о выходе компании на IPO, поэтому, несмотря на невысокие зарплаты, сотрудники пребывают в ожидании заслуженного вознаграждения, когда компания наконец привлечет значительные инвестиции в свой бизнес.