Особенности выполнения административных процедур в электронной форме

Заявителям обеспечена возможность направлять обращения по электронной почте [email protected] или по информационным системам общего пользования на официальный сайт МО «Рощинское городское поселение» в сети Интернет рощино.рф

В случае направления обращения заявителем в администрацию в форме электронного документа, направление ответов осуществляется по электронной почте.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур (действий) в электронной форме

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:

- прием и первичная обработка и регистрация поступивших письменных обращений;

- рассмотрение письменного обращения главой администрации, направление обращения на рассмотрение в соответствии с поручением главы администрации либо уполномоченного лица;

- рассмотрение обращения;

- организация личного приема заявителей главой администрации, заместителем главы администрации, специалистами администрации.

Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении 2 к настоящему административному регламенту.

3.2. Основанием для начала административных действий по приему и регистрации документов от заявителя в администрацию, направлению документов в структурное подразделение администрации, непосредственно предоставляющее муниципальную услугу, для предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя к специалисту приемной администрации (секретарю) либо получение документов специалистом приемной администрации (секретарем), ответственным за прием и регистрацию документов.

Письменные обращения, присланные по почте, факсу, поступившие по телеграфу, документы, связанные с их рассмотрением, обращения, поступившие непосредственно от граждан, поступившие по электронной почте или по информационным системам общего пользования на официальный сайт МО «Рощинское городское поселение» в сети Интернет поступают к специалисту приемной администрации (секретарю) для первичной обработки и регистрации.

Ответственным за исполнение данного административного действия является специалист приемной администрации (секретарь), ответственный за прием и регистрацию документов.

По просьбе обратившегося гражданина делаются отметки о приеме обращения на его копиях или вторых экземплярах принятых обращений, либо выдается расписка о получении письменного обращения (приложение 3).

Время приема документов составляет не более 15 минут.

Не считаются обращениями письма, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб и не требующих ответа (в том числе поздравления, соболезнования, резюме, письма, присланные для сведения, и т.д.).

Обращения, не содержащие фамилию гражданина и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, не принимаются к рассмотрению. Специалист приемной администрации (секретарь) объявляет заявителю о наличии препятствий для приема обращения и его регистрации, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в обращении и предлагает принять меры по их устранению.

В случае предоставления копий документов специалист приемной администрации (секретарь) сверяет представленные копии при наличии оригиналов документов. Приложенные к письменному обращению подлинные документы отделяются от обращения и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к письменному обращению деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет гражданина.

Специалист приемной администрации (секретарь):

- принимает и регистрирует документы в письменном виде в журнале регистрации входящих документов (в системе электронного документооборота);

- по требованию заявителя предоставляет расписку в получении письменного обращения;

- направляет зарегистрированные документы главе администрации, либо уполномоченному лицу.

Результатом выполнения административных действий (процедур) по приему, первичной обработке и регистрации обращений является запись в журнале регистрации обращений и передача обращений главе администрации, либо уполномоченному лицу.

3.3. Результатом выполнения административного действия по рассмотрению письменного обращения главой администрации является:
- определение исполнителя, оформление поручения в виде резолюции и передача обращений в структурные подразделения администрации, непосредственно исполняющие муниципальную услугу. При этом специалист приемной администрации (секретарь) делает отметку в журнале регистрации об исполнителе, которому передается на рассмотрение данное обращение, а также о сроке рассмотрения в соответствии с резолюцией и передает обращение исполнителю под роспись для рассмотрения по существу в случае, если вопросы, поставленные в обращении, относятся к компетенции администрации, либо для направления в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
- направление обращения заместителю главы администрации для рассмотрения (совершения действий в соответствии с абзацем вторым п.3.3).

3.4. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:

- Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, при необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

- запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в органах государственной власти, органах местного самоуправления и у должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу администрации МО «Рощинское городское поселение», рассматривающей обращение, обязаны в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления.

- принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина в рамках своей компетенции;

- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 2.9 настоящего административного регламента;

- уведомляет заявителя об оставлении обращения без ответа в случаях, предусмотренных п.2.9 настоящего административного регламента;

- направляет обращение в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов (приложение 4);

- уведомляет гражданина о направлении обращения на рассмотрение в орган государственной власти, другой орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией (приложение 5).

Срок административного действия по направлению обращения на рассмотрение в соответствующий орган государственной власти, орган местного самоуправления или должностному лицу и уведомление об этом гражданина - не более 7 дней со дня регистрации обращения.

В ответе в четкой, последовательной, краткой и исчерпывающей форме должны излагаться разъяснения на все поставленные в обращении вопросов. При подтверждении сведений, изложенных в обращении, в ответе следует указать, какие меры приняты по обращению. В ответе в федеральные и региональные органы государственной власти указывается, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения обращения. В ответах на коллективное обращение указывается, кому из обратившихся граждан дан ответ.

Ответы гражданам и в федеральные органы государственной власти печатаются на бланках администрации МО «Рощинское городское поселение». В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, инициалы должностного лица, номер его служебного телефона и подпись исполнителя.

Подлинники обращений в федеральные и региональные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и материалы, относящиеся к рассмотрению обращения, передаются специалисту приемной администрации (секретарю), который проверяет правильность оформления ответа. Краткое содержание ответа вносится в журнал регистрации исходящей корреспонденции. Ответы, не соответствующие требованиям настоящего административного регламента, возвращаются исполнителю для доработки.

После регистрации ответа в журнале регистрации ответ направляется заявителю. Отправление ответов без регистрации не допускается.

Ответ на обращение, поступившее в администрацию в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Результатом выполнения административных действий (процедур) по рассмотрению обращений является решение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов гражданам, либо направление в органы государственной власти, другие органы местного самоуправления или должностному лицу поручений о рассмотрении обращений и принятии мер по решению поставленных в обращении вопросов, а также ответ гражданину в письменной или устной форме.

3.5. Прием граждан по личным вопросам в администрации:

Личный прием граждан проводится в целях поддержания непосредственных контактов с населением, оперативного решения вопросов, поставленных в обращениях граждан.

Прием граждан по личным вопросам в администрации ведут глава администрации, заместители главы администрации, должностные лица администрации в соответствии с утвержденным графиком.

График приема граждан, информация о месте, днях и часах приема доводится до сведения граждан путем размещения на информационных стендах в здании администрации и на официальном сайте.

Запись на личный прием к главе администрации и его заместителю производится специалистом приемной администрации (секретарем). Запись на повторный личный прием производится не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.

Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего их личность. Инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины, принимаются вне очереди.

Основанием для начала выполнения административной процедуры является устное обращение гражданина с просьбой записать его на личный прием к главе администрации или заместителю главы администрации.

Непосредственную организацию личного приема граждан главой администрации и заместителей главы администрации осуществляет специалист приемной администрации (секретарь).

Специалист, обеспечивающий организацию личного приема, должен:

- уточнить мотивы обращения и существо вопроса, с которым обращается гражданин;

- ознакомиться с документами, подтверждающими обоснованность просьбы гражданина;

- дать разъяснение, куда и в каком порядке гражданину следует обратиться, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации;

- внести данные о заявителе и существо вопроса, по которому он обращается, в общий список граждан, записавшихся на личный прием к главе администрации или заместителю главы администрации.

Специалист, обеспечивающий организацию личного приема, в день личного приема организует соблюдение очередности заявителей и направление их в помещение для приема граждан.

Специалист, обеспечивающий организацию личного приема, в день проведения личного приема готовит карточку личного приема гражданина (приложение 6), в которую заносит содержание устного обращения, фамилию, имя, отчество, почтовый адрес места жительства заявителя, дату приема и контактный телефон.

Глава администрации или заместитель главы администрации, осуществляющие личный прием, выслушивают устное обращение гражданина, при необходимости дают соответствующие поручения, которые записываются специалистом, обеспечивающим организацию личного приема.

В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина, подтвержденная подписью заявителя: "Ответ получен. Подпись __________. Дата __________". При отсутствии возможности дать ответ в ходе личного приема дается соответствующее поручение о подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов. При этом гражданину может быть предложено изложить суть обращения в письменной форме.

Глава администрации или заместитель главы администрации по окончании приема заполняет карточку личного приема гражданина, доводит до сведения гражданина свое решение, в том числе информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению.

В случае, если в обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации МО «Рощинское городское поселение», гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в рассмотрении обращения, если ему ранее дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема граждан, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством и настоящим административным регламентом.

Специалист, обеспечивающий организацию личного приема, по итогам проведения личного приема регистрирует карточку личного приема гражданина с резолюциями лиц, проводивших личный прием.

Исполнитель в срок не более 30 дней, исключая обращения, где указаны более короткие сроки рассмотрения, рассматривает обращение в соответствии с п.3.4 настоящего регламента, готовит информацию о выполнении поручений по обращению гражданина и ответ гражданину.

Максимальное время личного приема не может превышать 20 минут на одного заявителя.

Результатом выполнения административной процедуры является:

- устное разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин;

- принятие решения по разрешению поставленных вопросов;

- направление поручений для рассмотрения обращения исполнителям в случае невозможности устного разъяснения в ходе личного приема.