Глава 22. Программный комплекс поддержки управления персоналом

Программный комплекс — это интегрированное, готовое к работе программно-методологическое решение, позволяющее автоматизировать процессы управления человеческими ресурсами компании в следующих областях (и посредством соответствующих подсистем комплекса) (рис. 22.1).

Рисунок 22.1. - Архитектура программного комплекса управления человеческими ресурсами

Операционное управление:

• штатное расписание и организационная структура предприятия;

• кадровый учет;

• табельный учет;

• ведение нарядов и путевых листов;

• расчет оплаты труда;

• кадровое делопроизводство и документооборот.

Администрирование (управление кадровыми процессами):

• управление подбором, развитием, оценкой, стимулированием (контроль, планирование, анализ);

• управление компетенциями.

Стратегическое управление:

• бизнес-анализ;

• оптимизация;

• прогнозирование.

Подсистема организационного моделирования занимает особое место в корпоративной информационной системе, поскольку она не автоматизирует процессы, а задает исходные шаблоны для построения количественных моделей во всех предметных областях менеджмента. В части управления человеческими ресурсами эта система поддерживает организационные структуры кадровой деятельности (передает информацию о структурном и процессном устройстве компании, задает целевые показатели деятельности и др.).

Процесс управления поддерживается программным комплексом в части полной или частичной автоматизации следующих видов деятельности:

• целеполагания — задаются значения, достижение которых к определенному моменту времени будет означать успешную деятельность компании;

• регистрации — фиксируются текущие значения критериев управления;

• контроля — сравниваются текущие и целевые значения критериев управления для определения промежуточных результатов управления объектом;

• прогнозирования и моделирования — осуществляется поиск вариантов/сценариев развития;

• принятия управленческих решений - определяется воздействие для достижения цели управления или принимается решение о необходимости и возможности его изменения;

• планирования ресурсов — определяется потребность в ресурсах, необходимых для выполнения принятых управленческих решений;

•администрирования — выполняются функции формализации и преобразования принятых управленческих решений в упорядоченные управляющие воздействия.

Во многих российских компаниях достаточно хорошо решены вопросы автоматизации кадрового учета и делопроизводства, а остальные, особенно административные и управленческие, функции поддерживаются крайне слабо.

Возможности современных информационных технологий по повышению эффективности деловых процессов предприятия весьма разнообразны, а проекты по их внедрению — сложны в силу воздействия на различные стороны жизни предприятия (люди, порядок работы, технологическое обеспечение). Это существенно повышает риски на таких проектах. Поэтому проектные работы должны быть основаны на мощной, проверенной и хорошо зарекомендовавшей себя методологии внедрения (рис. 22.2).

Рисунок 22.2 - Архитектура работ по разработке и внедрению комплекса программного решения

Для управления работами с учетом целей проекта необходимо все действия, выполняемые на проекте, организовать в виде процессов. Для каждого процесса на начальной стадии должны быть согласованы и определены:

• лица, ответственные за работу по процессу;

• ресурсы исполнителя;

• ресурсы заказчика, привлекаемые к обследованию, координации и

оценке качества работ;

• формы, периодичность и полнота отчетности.

Такая группировка удобна для управления рабочей группой и обеспечивает «экспертные зоны».

Для максимального ускорения выполнения проекта рабочие процессы начинают исполняться с самых первых его фаз. Так, например, некоторые работы по обучению начинаются уже на первой фазе проекта, а не после фазы разработки, как это было бы при более традиционном подходе.

Аналогично и по другим процессам.

Для обеспечения контроля над проектом и выделения контрольных точек, позволяющих наблюдать прогресс проекта, работы сведены в фазы.

Каждая фаза позволяет достичь конкретной цели на проекте и определяет дальнейшие работы. В рамках одной фазы проектная команда выполняет работы нескольких проектных процессов.

Указанный подход создает надежную основу для структуризации, контроля и управления ресурсами проекта.

Главной целью создания программного комплекса является повышение эффективности системы управления человеческими ресурсами.

Для достижения главной цели необходимо решить задачи, лежащие в технической, технологической, методологической, организационной и других сферах.

В технической:

• обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа;

• создание электронных архивов с необходимой глубиной хранения;

• унификация взаимодействия с другими корпоративными информационными системами и внешним информационным окружением;

• автоматизация процесса ввода и обработки информации;

• обеспечение полноты и достоверности оперативной информации о состоянии управления человеческими ресурсами.

В технологической:

• сокращение бумажного документооборота;

• сокращение ручного труда;

• упрощение технологии прохождения документов;

• формирование отчетов;

• поддержка принятия решений;

• управление системой подготовки квалификации.

В производственно-экономической:

• сокращение трудозатрат на производственные операции, связанные с учетом персонала и подготовкой документов;

• повышение производительности и эффективности труда, сокращение затрат на подготовку и доставку документов;

• улучшение условий труда работников, участвующих в документообороте;

• исключение дублирования информации в различных подразделениях и связанных с этим ошибок;

• сокращение бумажного документооборота и затрат времени на формирование отчетной информации;

• повышение уровня квалификации работников;

• создание единого банка персональных данных сотрудников.

В конечном итоге программный комплекс позволяет достичь следующих результатов:

• значительно снизить затраты на управление за счет создания единой кадровой базы данных, полученных на различных участках учета и анализа;

• уменьшить трудозатраты на выполнение рутинных работ и обеспечить мгновенный поиск информации;

• повысить производительность труда;

• увеличить рентабельность кадровой деятельности;

• повысить стоимость интеллектуальных активов компании.

Ниже приведены обязательные свойства программного комплекса поддержки управления человеческими ресурсами (рис. 22.3).

Гибкость — быстрая настройка программного обеспечения в соответствии с особенностями учета, принятыми на конкретном предприятии. Масштабируемость— изменение вычислительной мощи системы по мере совершенствования структуры предприятия без серьезных изменений в базовом ПО.

Интеграция — программный комплекс функционирует как автономно, так и совместно с различными финансовыми системами.

Корпоративность — оптимальное использование исходной информации, позволяющее объединить все данные, обрабатываемые в подразделениях, в единое информационное пространство.

Рисунок 22.3. - Требования к программному комплексу поддержки

управления человеческими ресурсами

Соответствие российскому законодательству — все программные продукты компании полностью адаптированы к российскому законодательству.

Распределенность — организация работы в единой информационной среде для пользователей, территориально удаленных друг от друга.

Надежность — оперативное восстановление данных при возникновении нештатных ситуаций.

Клиент-серверная технология — существенно уменьшает нагрузку сети, увеличивает скорость обработки данных, снижает требования к аппаратному обеспечению, что позволяет гибко подойти к вопросам его обновления.

Быстрота внедрения — переход на учет и расчет зарплаты должен происходить в срок не более чем 1,5 месяца (при условии нормальной исходной структуры данных).

Ниже приведены типовые функционалы модулей программного комплекса (рис. 22.4 – 22.).

Рисунок 22.4. - Типовой функционал модуля программного

комплекса «Кадры»

Широта применения в экономике. Сбор, учет и анализ данных о персонале предприятий любого профиля и любой отрасли.

Объем кадровых данных. Сбор и хранение широкого спектра данных о сотрудниках предприятия, включая фотографии.

Широта кадровых задач. Решение следующих задач:

• описание структуры предприятия;

• формирование штатного расписания;

• ведение системы приказов;

• планирование графика отпусков;

• поддержка развернутого досье сотрудника;

• создание любых отчетов, справок и форм, в том числе статистических: Т-1, Т-2, Т-4, Т-5, Т-6, Т-8;

• Автономность настроек. Используя сервисные возможности программы, пользователь, даже не обладающий навыками программирования, может добавить любое количество таблиц и справочников, необходимых для накопления данных о сотрудниках.

Рисунок 22.5. - Типовой функционал модуля программного комплекса «Зарплата»

Объем видов начисления. Расчет любых видов оплат и удержаний: оклад, тарифная ставка, премии, региональные надбавки, отпуска, больничные листы, материальная помощь, алименты, оплата в валюте, расчет от обратного, подоходный и пенсионный налоги и пр. Расчет коллективного заработка.

Объем сгенерированных отчетов. Формирование любых выходных документов, в том числе таких, как ведомости 1-49, T-51, Т-53; списки; своды; лицевые счета Т-54 и Т-54а; кассовые ордера. Автоматизированная генерация отчетов в ИМНС, в том числе в «электронном» формате.

Автономность настроек. Простая для корпоративного пользователя и гибкая система настройки, позволяющая легко адаптироваться к изменениям законодательства. Полная адаптация к Налоговому кодексу РФ.

Интеграция с финансовыми системами. Возможности экспорта итоговых данных по оплате труда в форме бухгалтерских проводок в различные финансовые системы.

Коррекция начислений. Учет начисленных, но своевременно не выплаченных сумм. Корректное исчисление налогов с этих сумм и соответствующее отражение во всех налоговых справках.

Рисунок 22.6. - Типовой функционал модуля программного

комплекса «Табельный учет»

Автоматизированный ввод и обработка данных. Обеспечение ввода и обработки табельных данных для программного комплекса. Максимальная приближенность работы с модулем к работе табельщиков.

Автоматизированный анализ. Анализ отработанного времени по типам времени и различным аналитическим признакам. Автоматический расчет циклов графиков.

Генерирование статистической отчетности. Расчет среднесписочной численности сотрудников на предприятии в соответствии с требованиями Росстата. Возможность автоматической передачи данных в модуль «Зарплата».

Рисунок 22.7 - Типовой функционал модуля программного

комплекса «Учет выполненных работ»

Расчет комплексных работ. Расчет комплексных работ на основе системы расценок элементарных операций, нормативов времени и количества продукции.

Формирование исторических данных. Накопление многолетних данных о выполненных работах с учетом затраченного времени (без необходимости каждый год создавать новую базу).

Итерационное распределение коллективного заработка. Возможность итерационного распределения коллективного заработка междусотрудниками с помощью гибкой системы формул, учитывающих индивидуальные коэффициенты (КТУ), объем выполненной работы и величину отработанного времени.

Риунок. 22.8 - Типовой функционал модуля программного

комплекса «Персонифицированный пенсионный учет»

Автоматизация сбора, хранения учета и анализ персональной информации. Автоматизированный сбор, учет и анализ персональной информации со дня начала трудовой деятельности человека и в течение всей его жизни, в том числе: доходов, стажа, отчислений в Пенсионный фонд России (ПФР).

Автоматизация работы с документами и генерирование отчетности. Хранение, поиск, просмотр и редактирование всех документов персонифицированного пенсионного учета и формирование их в соответствии с требованиями ПФР в виде бумажных документов и в электронном виде.

Рисунок 22.9. - Типовой функционал модуля программного

комплекса «Конфигурация системы»

Полнофункциональное администрирование системы. Позволяет производить функциональную настройку рабочих мест и выполнять операции с серверной компонентой.

Обеспечение разных уровней доступа пользователей. Определяет уровень доступа пользователя к режимам, а также области видимости данных для каждого пользователя по подразделениям предприятия и разграничивает доступ к функциям с целью создания специализированных рабочих мест. То есть на основе программного комплекса можно создать рабочее место, которое будет обеспечивать полный цикл работы, например с отпусками

Рисунок 22.9. - Типовой функционал модуля программного

комплекса «Репликация»

Распределение работы между предприятиями и территориями. Это решение для холдингов и территориально распределенных компаний применяется для ведения единой нормативно-справочной информации, получения сквозных отчетов, планирования унифицированных организационных структур и документов, ведения объединенной базы, пересылки личных дел сотрудников, отслеживания изменений в общих классификаторах, контроля движения кадров. Модуль обеспечивает обмен данными между центром и филиалами при отсутствии постоянных каналов связи (следовательно, не используются стандартные механизмы репликации, например MS SQL Server).

Автономность настроек. Модуль обеспечивает гибкую настройку параметров обмена, ведение журналов выполнения процедур загрузки данных, получения информационных протоколов в случае возможных сбоев в работе процессов.

Рисунок 22.10 - Типовой функционал модуля программного

Комплекса «Планирование»

Поддержка всех видов планирования. Позволяет осуществлятьследующие виды планирования численности и деятельности персонала:

• планирование потребности в постоянном и временном персонале, занятом в основной производственной деятельности;

• планирование смен;

• внутрисменное планирование;

• планирование нагрузки персонала по месяцам;

• планирование отпусков и т. д.

Рис. 22.11 - Принципиальная схема распределения ответственности

по уровням управления человеческими ресурсами

На рисунке 22.11 представлена идеализированная модель распределения обязанностей руководителей и исполнителей в сфере управления человеческими ресурсами.

На практике в подавляющем большинстве компаний наблюдается смещение функций: топ-менеджеры погружены в административные процессы, администраторы — в операционную деятельность.

Только после приближения распределения обязанностей к идеальному состоянию можно говорить о том, что почва для внедрения ИТ-систем управленческого класса готова.

Рисунок 22.12. - Типовой функционал модуля программного

комплекса «HR-портал»

HR-портал, а также модули «Управление компетенциями» и «Управление обучением» представляют собой уже более высокий уровень поддержки управления человеческими ресурсами, а именно, поддержку административного уровня (рис. 22.12).

• персональный web-доступ сотрудников компании к своим персональным данным, хранимых в программном комплексе (корпоративной информационной системе);

• сотрудник может знакомиться со своими персональными данными, а также подавать заявку на их изменения.

Поддержка всего списка персональных данных (web-страница сотрудника):

• расчетные листы за последние два года;

• плановый табель сотрудника;

• информация об отпусках (фактические, текущие, компенсации);

• просмотр и заявка на корректировку кадровых данных;

• web-страница подразделения (плановое и фактическое использование рабочего времени);

• расширение функций web-страниц сотрудников (приказы, фактические табели, формирование запроса на получение правильно оформленных справок — принцип «единого окна»).

Ниже приведены характеристики функциональных задач, решаемых при поддержке модуля «Управление компетенциями» (рис. 22.13).

Рисунок 22.13 - Функциональные подсистемы модуля «Управление компетенциями»

Разработка моделей компетенций:

• разработка общей и специфической моделей компетенций, включая кластеры, уровни с указанием поведенческих индикаторов, настройку коэффициентов;

• разработка стандартов исполнения работ;

• разработка профиля должности по компетенциям и стандартам выполнения работ.

Разработка организационного дизайна:

• формирование для каждой из моделей набора ролей и рангов;

• связывание рангов с моделями;

• присвоение ролей штатным единицам;

• модуль сопряжен с программным продуктом класса orgware, что позволяет совершенствовать организационный дизайн компании.

Планирование аттестаций:

• регистрация результатов аттестации сотрудников с формированием их профилей компетенций;

• анализ результатов аттестации путем сравнения профилей сотрудников с требуемыми профилями должностей.

Планирование обучения:

• формирование списков сотрудников, нуждающихся в обучении, рекомендуемых на изменение оклада и должности;

• планирование учета тренингов сотрудников с анализом затрат по подразделениям, видам тренингов и исполнителям тренингов.

Анализ:

• глобальный анализ качества персонала в разрезе рангов, должностей и подразделений;

• анализ динамики уровней компетенций сотрудников.

Подбор:

• подбор в интерактивном режиме вариантов кадрового перемещения сотрудника в соответствии с профилями штатной единицы и кандидатов, а также с профилями сотрудника и штатными единицами;

• двухступенчатый отбор кандидатов на прием по формальным требованиям (стаж работы, образование и т. п.) и по компетенциям, сформированным по результатам входных тестов.

Ниже приведены функциональные возможности модуля «Управление обучением» (рис. 22.14).

Рисунок 22.14 - Функциональные подсистемы модуля

«Управление обучением»

Разработка тестов:

• возможность поддержки всех типов ключевых вопросов: да—нет— вид—обзор—многократный выбор/ответ, цифровой ответ — заполнить бланк и т. д. Возможность для каждого конкретного теста изменить вопрос, позволить или не позволить ученикам пропустить вопрос, вернуться к пропущенному и т. д.;

• наличие набора инструментов, позволяющего преподавателю активно работать с тестами, вопросами и базой данных, используя разделы: «курсы», «предметы», «студенты», «вопросы» и т. д. Это дает ему возможность просматривать отчеты, редактировать и составлять новые вопросы и задания для новых групп студентов;

• удобная в применении многоступенчатая линейка инструментов, предоставляющая преподавателю возможность легко составлять новые тесты и вопросы как для конкретного ученика, так и для группы при помощи таких разделов, как правила, вопросы, база данных, предметы, ключевые слова, критерии уровня сложности вопроса;

• возможность для преподавателя получить развернутую оценку успеваемости группы по пунктам или по конечному результату выполненного задания.

Взаимодействие преподавателя и ученика:

• наличие двухсторонней связи «преподаватель — ученик» — в процессе работы ученика/работника над тестом преподаватель может проанализировать как отдельные ответы, так и конечный результат, учитывая понимание задания и правильность ответа;

• ученик/работник также имеет возможность просмотреть весь список вопросов и варианты ответов.

Администрирование процесса обучения — контроль обучения, анализ информации и генерация отчетов:

• возможность для преподавателя получать и анализировать информацию как по средней успеваемости всего курса, так и по оценкам, полученным учеником/работником по отдельным предметам. Результаты анализа динамичны и позволяют преподавателю выявить слабые стороны и сконцентрироваться на них.

Новые управленческие (административные и стратегические) возможности открываются при интеграции модуля «Управление обучением» с модулем «Управление компетенциями». Эффекты интегрированного программного решения:

• достоверная информация о профессиональных компетенциях сотрудников;

• экономия времени и средств, затрачиваемых на процессы обучения и оценки;

• повышение эффективности расстановки кадров и управления карьерой сотрудников.

Интегрированное решение обеспечивает удобство и результативность при проведении комплексной оценки как учебной, так и основной деятельности сотрудников за счет следующих возможностей:

• автоматизированной обработки тестов;

• ускорения процесса обучения;

• снижения времени и затрат.

Вышеперечисленная функциональность программного решения не является единственным критерием выбора для компаний.

По мнению многих экспертов, перспективы развития программного обеспечения и аппаратных средств таковы, что, видимо, будут развиваться одновременно две разнонаправленные линии:

• вынос «информационного производства» за пределы организации и выделение особой - информационной — отрасли, которая будет обеспечивать соответствующим сервисом предприятия (по типу энергетики, которая на заре индустриального капитализма существовала в форме корпоративных электростанций, а сейчас является отдельной отраслью);

• корпоративная специализация программных решений, подстроенная под важнейшие особенности предприятий, включая специфику и состояние человеческих и иных ресурсов.

Выбирая программное решение, следует всегда учитывать опыт прошлого, опираться на настоящее и держать ориентир на будущее.