За формою виконання письмові докази поділяються на документи простої письмової та кваліфікованої форми

До письмових доказів простої письмової форми належать документи, що не передбачають певних особливих умов до їх форми та змісту, як умови їх дійсності.

Так, відповідно до статті 207 ЦК правочин вважається таким, що вчинений у письмовій формі, якщо його зміст зафіксований в одному або кількох документах, у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони. якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв'язку і якщо він підписаний його стороною (сторонами).

Щодо письмових доказів кваліфікованої форми, то до них належать документи, для яких законодавством встановлено певні особливі умови їх дійсності. До таких умов, зокрема, можуть належати вимоги щодо нотаріального посвідчення документів.

Так, відповідно до статті 657 ЦК договір купівлі-продажу земельної ділянки, єдиного майнового комплексу, жилого будинку або іншого нерухомого майна укладається в письмовій формі, підлягає нотаріальному посвідченню та державній реєстрації.

Відповідно до статті 719 ЦК договір дарування нерухомого майна укладається у письмовій формі і підлягає нотаріальному посвідченню.

Стаття 732 ЦК передбачає письмову форму договору ренти з обов'язковим нотаріальним посвідченням, а у випадку передачі нерухомого майна під виплату ренти - також і державну реєстрацію такого договору.

До письмових доказів кваліфікованої форми слід відносити не лише ті, які підлягають нотаріальному посвідченню, а й ті, для дійсності яких необхідна наявність спеціальних реквізитів.

Так, наприклад, відповідно до статті 246 ЦК довіреність від імені юридичної особи видається її органом або іншою особою, уповноваженою на це її установчими документами, та скріплюється печаткою юридичної особи. Відповідно до ч. 2 статті 42 ЦПК, довіреність від імені фізичної особи повинна бути посвідчена нотаріально або посадовою особою організації, в якій довіритель працює, навчається, перебуває на службі, стаціонарному лікуванні чи за рішенням суду, або за місцем його проживання.

За способом створення письмові докази також поділяються на оригінали та копії.

2. Письмові докази подаються сторонами та іншими особами, що беруть участь у справі, а також за їх клопотанням витребовуються судом в порядку забезпечення доказів (ст. 133, 134 ЦПК).

Порядок дослідження письмових доказів передбачено статтею 185 цього Кодексу.

Певні особливості встановлені законодавством для таких письмових доказів, як особисті папери, листи, записи телефонних розмов, телеграм та інших видів кореспонденції. Їх таємниця охороняється Конституцією України (стаття 31). Саме тому для них встановлено особливий порядок дослідження в цивільному процесі. Так, відповідно до статті 186 ЦПК дані письмові докази можуть бути оголошені і досліджені у відкритому судовому засіданні тільки за згодою осіб, визначених ЦК. ЦК (статті 303, 306) визначає, що ознайомлення з особистими паперами можливе лише за згодою осіб, яким вони належать, а листи, телеграми та інші види кореспонденції можуть використовуватися лише за згодою особи, що їх направила, та адресата.

3. Письмові докази подаються, як правило, в оригіналі. Однак практично завжди сторони подають копії, а оригінал пред'являється на вимогу суду, якщо про це заявлене клопотання.

Частина 2 статті, що коментується, передбачає, що суд може вимагати подання оригіналу за клопотанням осіб, які беруть участь у справі. Можна припустити, що з власної ініціативи суд цього робити не може.

Особа, яка заявляє клопотання про витребування оригіналу, може, зокрема, покликатися на необхідність переконатися у справжності копії. Оригінал документа слід обов'язково витребовувати також для наступного проведення графологічної експертизи.

Оригінал витребуваного судом документа долучається до справи. Разом з тим, якщо вилучення оригіналу документа може призвести до порушення прав та інтересів особи - власника документа, то допускається огляд оригіналу в судовому засіданні і долучення до справи лише завіреної судом копії цього документа.

Письмові докази або протоколи їх огляду оголошуються в судовому засіданні та надаються для ознайомлення особам, які беруть участь у справі, а в необхідних випадках - також експертам, спеціалістам і свідкам. Особи, які беруть участь у справі, можуть давати свої пояснення з приводу цих доказів або протоколу їх огляду. Особами, які беруть участь у справі, з приводу зазначених доказів можуть ставитися питання свідкам, а також експертам, спеціалістам.

У разі подання заяви про те, що доданий до справи або поданий до суду особою, яка бере участь у справі, для ознайомлення документ викликає сумнів з приводу його достовірності або є фальшивим, особа, яка подала цей документ, може просити суд виключити його з числа доказів і розглядати справу на підставі інших доказів.