III. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

31. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие как по почте (в том числе и по электронной), так и поданные (доставленные) непосредственно на судебный участок, принимаются, а также отправляются секретарем суда.

32. Секретарь суда вскрывает пакеты, проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставит на первой странице обложки дела (заявления, сопроводительного письма и т.п.) штамп, где проставляется дата поступления материала на судебный участок, регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции.

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними мировому судье (приложение 2).

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных или частных жалоб, исполнительных документов и т.п. должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом, с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.

33. Поступившие на судебный участок дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, а также телеграммы, регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1).

При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции (форма № 1 и форма № 1а) формируются автоматически с использованием модуля «АМИРС» интеграции с участками мировых судей подсистемы «Судебное делопроизводство и статистика» Государственной Автоматизированной Системы Российской Федерации «Правосудие» (далее – модуль «АМИРС») с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.

34. Дела об административных правонарушениях, поступившие на судебный участок одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации на судебном участке.

35. Не подлежат регистрации, а передаются секретарю судебного заседания судебного участка Костромской области (далее – секретарь судебного заседания) с отметкой о дате их получения для приобщения к делам:

а) судебные повестки, возвращенные на судебный участок мирового судьи;

б) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений, жалоб.

Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о дате их получения рекламные извещения, поздравительные письма.

36. Документы, принятые секретарем суда, подлежат регистрации с использованием модуля «АМИРС» и передаются не позднее следующего рабочего дня мировому судье для рассмотрения под подпись.

37. При ведении автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на заданную дату, формируется автоматически и размещается на информационных стендах, в информационных киосках и на сайтах судебных участков в сроки, указанные в Регламенте организации размещения информации о деятельности мировых судей Костромской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на официальном сайте судебного участка мирового судьи (далее – Регламент), утвержденном приказом Управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области от 27.12.2011 № 35.

В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании (форма № 2).

38. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на которой по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

39. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсимильной связью, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

40. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы – заказными письмами, либо направляются с курьерами в соответствии с Номенклатурой дел и документов образующихся в деятельности мировых судей (далее - Номенклатура).

На заказные бандероли и письма составляется список внутренних почтовых отправлений (форма № 3), отдельно на бандероли и на письма. Список внутренних почтовых отправлений остается на судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в наряд.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для корреспонденции (форма № 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

41. Судебные повестки и копии процессуальных актов направляются в соответствии с требованиями «Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлений разряда «Судебное», утвержденными приказом ФГУП «Почта России» от 31.08.2005 № 343.

Общий порядок и правила организации извещения участников судопроизводства о дате, времени и месте рассмотрения дела мировым судьей посредством отправки СМС-сообщений определяется соответствующим регламентом, утверждаемым Управлением.

42. Вся отправляемая из судебного участка корреспонденция регистрируется в журнале учета исходящей корреспонденции (форма № 1-а). Номер дела, материала или наряда в журнале учета исходящей корреспонденции можно указывать в графе 5 «другие отметки».

IV. Регистрация и учет уголовных, гражданских дел,

дел об административных правонарушениях,

других производств и материалов

43. Все дела, поступившие на судебный участок, регистрируются в соответствии с документами первичного статистического учета на учетно-статистических карточках (для уголовных дел – форма № 5р, для гражданских дел – форма № 6р, для дел об административных правонарушениях – форма № 7р, и в алфавитном указателе (для уголовных дел – форма № 5-а, для гражданских дел – форма № 6-а, для дел об административных правонарушениях – форма № 7-а). Регистрация производится датой их поступления на судебный участок.

В случае ведения автоматизированного учета статистические карточки и алфавитные указатели формируются в электронном виде с использованием модуля «АМИРС» с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. При этом дополнительная информация может быть внесена рукописным способом.

Учетно-статистические карточки на дела выводятся на печать при сдаче дел в архив либо по окончании календарного года, а также в иных необходимых случаях.

44. По уголовному делу на несколько привлеченных лиц карточка формы № 5р заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. При этом карточки по одному делу скрепляются.

В карточке с порядковым номером 1 заполняются сведения всех разделов, в остальных – только раздел Б «Сведения о привлеченном лице».

Алфавитный указатель формы № 5-а формируетсяна каждое привлеченное лицо.

По результатам рассмотрения уголовного дела на каждое привлеченное лицо формируется статистическая карточка на подсудимого в соответствии с Инструкцией по ведению судебной статистики, утверж д енной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации № 169 от 29.12.2007 года (далее – Инструкция по ведению судебной статистики).

45. Заявления в порядке частного обвинения, поступившие на судебный участок от граждан, а также материалы проверки, поступившие из органов внутренних дел, после регистрации с использованием модуля «АМИРС» и формирования в журнале учета заявлений по делам частного обвинения (форма № 5), в журнале учета входящей корреспонденции (форма № 1) передаются для рассмотрения мировому судье под подпись не позднее следующего рабочего дня.

После принятия решения о принятии дела к производству мировой судья передает документы секретарю суда для регистрации в качестве уголовного дела в формах № 5р (учетно-статистическая карточка на уголовное дело) и № 5-а (алфавитный указатель к уголовным делам, жалобам частного обвинения). Регистрация производится датой поступления заявления в суд.

В случаях, если поданное заявление не отвечает требованиям ст. 318 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (далее – УПК РФ), мировой судья выносит постановление о возвращении заявления лицу, его подавшему, в котором предлагает привести заявление в соответствие с указанными требованиями и устанавливает для этого срок.

В случае неисполнения указаний о приведении заявления в соответствие с требованиями закона, мировой судья отказывает в принятии заявления к своему производству и уведомляет об этом лицо, его подавшее. Подлинник постановления о возвращении заявления для приведения его в соответствие с требованиями закона, подлинник постановления об отказе в принятии заявления, копия заявления с приложениями, материалы проверки, поступившие из органов внутренних дел, и иные документы подшиваются в соответствующий наряд.

46. По гражданскому делу заводится только один экземпляр карточки формы № 6р, алфавитный указатель по делам искового производства ведется на каждого ответчика.

47. Все поступившие на судебный участок исковые заявления, жалобы, представления, протесты, уголовные и гражданские дела, дела об административных правонарушениях после регистрации с использованием модуля «АМИРС» и формирования в журнале учета входящей корреспонденции передаются для рассмотрения мировому судье под подпись не позднее следующего рабочего дня.

48. В течение пяти дней после передачи мировому судье искового заявления (заявления) для рассмотрения информация о движении дела (о принятии дела к производству, об отказе в принятии заявления, о возвращении заявления, об оставлении без движения) отмечается с использованием модуля «АМИРС» работником аппарата судебного участка мирового судьи, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия.

49. Заявления, по которым вынесены определения об отказе в их принятии, о возвращении заявления или оставлении без движения, регистрируются в журнале формы № 6.

50. По делу об административном правонарушении заводится учетно-статистическая карточка формы № 7р на каждое привлеченное лицо. Регистрация в алфавитном указателе формы № 7-а также ведется на каждое привлеченное лицо.

51. С целью формирования картотеки учетно-статистических карточек отдельно по уголовным, гражданским делам и делам об административных правонарушениях, а также осуществления в дальнейшем их надлежащего хранения указанные карточки на бумажном носителе распечатываются секретарем суда, который проверяет достоверность информации о движении дела, включая результаты рассмотрения.

52. По истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные к началу нового года, переносятся в картотеку нового года. В этом случае на каждой учетно-статистической карточке и в каждом деле указываются два порядковых номера – прошлого и нового года.

В связи с этим нумерация дел, поступивших в новом году, начинается с того номера, который является очередным после перерегистрации остатка предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер прошлого года и делается отметка о перенесении с указанием нового порядкового номера.

53. Производства по представлениям и ходатайствам, разрешаемым в порядке исполнения приговоров (статья 399 УПК РФ), регистрируются в журнале (форма № 8).

54. При разрешении вопросов, связанных с исполнением приговора суда, постановившего приговор, соответствующие сведения отражаются в учетно-статистической карточке формы № 5р. Если связанные с исполнением приговора вопросы разрешаются вне пределов деятельности мирового судьи, постановившего приговор, мировой судья, разрешивший вопросы исполнения приговора в порядке статьи 399 УПК РФ, направляет копию постановления суду, постановившему приговор, по получении которого в карточке формы № 5р также делается соответствующая запись.

55. При компьютерном ведении регистрации и учета дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного приложениями к Инструкции.

56. Для регистрации судебных дел и материалов устанавливается примерный перечень индексов:

«1» – уголовные дела;

«2» – гражданские дела;

«3» – материалы в порядке исполнения решений;

«4» – материалы по рассмотрению представлений и ходатайств в порядке исполнения приговоров;

«5» – дела об административных правонарушениях;

«6» – материалы по применению принудительных мер медицинского характера;

«7» – производства о наложении денежных взысканий и штрафов, об обращении залога в доход государства;

«8» – материалы, по которым отказано в принятии заявлений и вынесен судебный акт о возврате, материалы до вынесения решения о принятии к производству;

«9» – иные материалы.

При отсутствии соответствующих материалов наряды не ведутся и индексы не используются.

57. Номер уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении или материала включает соответствующий индекс, порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу и текущий год, который указывается через дробь.

Например: 1-20/2014 (уголовное дело), 2-13/2014 (гражданское дело), 5-11/2014 (дело об административном правонарушении) и т.д.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке или регистрационному журналу, который входит в состав номера соответствующего дела (материала), указывается на обложке дела (материала) и в алфавитном указателе. Тем же номером помечается и вся переписка по данному делу (материалу).

58. Гражданские дела подшиваются в обложку (форма № 12), на которой делаются необходимые отметки (наименование судебного участка, порядковый номер дела, дата начала производства у данного мирового судьи, наименование дела и т.д.).

59. По уголовным делам, поступившим от органов предварительного расследования с обвинительным заключением (актом), может быть использована та обложка, в которой находилось дело, при условии ее надлежащего качества и сохранности. На обложке делаются необходимые отметки (наименование судебного участка, порядковый номер дела, дата начала производства у данного мирового судьи и т.д.).

Если уголовное дело, поступившее от органов предварительного расследования, было подшито в новую обложку, то при деле должна быть сохранена обложка, в которой оно находилось в стадии предварительного расследования.

На обложках дел, по которым обвиняемые находятся под стражей, секретарем суда должен быть поставлен штамп «под стражей» или сделана об этом отчетливая надпись.

60. На внутренней стороне обложки уголовного, гражданского дела, дела об административном правонарушении помещается справочный лист (форма № 13), в котором отмечаются все действия, произведенные по делу (направление повесток, копии искового заявления, копии приговора, решения, истребование документов и др.).

61. Дела об административных правонарушениях, другие дела, материалы хранятся в обложке, на которой указывается номер дела, фамилия, имя, отчество лица, в отношении которого рассматривалось дело, наименование дела, дата поступления дела на судебный участок, дата его рассмотрения и дата сдачи в архив.

62. Записи на обложках и справочных листах производятся четко, разборчиво, чернилами или пастой синего, черного цветов. Сокращения допускаются только в пределах возможности прочтения наименований.

63. Дата поступления дела (материала), указываемая на обложке, учетно-статистической карточке или в регистрационном журнале, должна отражать время фактического поступления дела на судебный участок мирового судьи.

По делам, присланным мировому судье по почте, дата их поступления указывается в соответствии с отметкойо регистрации, сделаннойв день приема дела.

64. Гражданские, уголовные дела, возвращенные на новое судебное рассмотрение после отмены решений (определений), приговоров (постановлений), и уголовные дела, повторно поступившие в суд от прокурора (статья 237 УПК РФ), регистрируются в учетно-статистических карточках так же, как впервые поступившие дела, и получают новый порядковый номер. В карточках форм № 5р, 6р делается запись со ссылкой на номер предыдущей его регистрации.

В алфавитном указателе повторно поступившие дела записываются отдельно, но с отметкой об их повторном поступлении.

65. В случае выделения уголовного и гражданского дела в отдельное производство оно регистрируется как вновь поступившее в день вынесения мировым судьей постановления (определения) о выделении в отдельное производство с присвоением самостоятельного номера.

В уголовном, гражданском деле, выделенном в отдельное производство, должны содержаться подлинники или заверенные мировым судьей копии процессуальных документов, имеющих значение для данного дела.

В случае, когда в отношении одного из обвиняемых по уголовному делу вынесено постановление о приостановлении производства по делу (в связи с розыском либо тяжелым заболеванием), а в отношении остальных обвиняемых дело рассмотрено, то при возобновлении производства по делу в отношении этого лица заводится новая учетно-статистическая карточка и дальнейшее движение дела отражается в ней, о чем делается отметка в первой учетно-статистической карточке.

66. В случае соединения гражданских дел в одно производство учет и дальнейшее движение дела осуществляется под одним номером производства, определяемым по дате наиболее раннего начала течения срока по одному из объединенных дел. В учетных документах (учетно-статистической карточке, электронной картотеке) делаются соответствующие отметки о соединении дел.

В случаях направления прокурору уголовных дел для соединения на основании пункта 4 части 1 статьи 237 УПК РФ при возвращении этих уголовных дел мировому судье дальнейшее движение дела отражается в новой учетно-статистической карточке. В учетно-статистических карточках на заведенные ранее поступившие уголовные дела делается отметка со ссылкой на учетно-статистическую карточку на соединенное дело.

67. Заявления (жалобы), поданные с нарушением требований статей 131,132 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (далее – ГПК РФ), по определению мирового судьи остаются без движения. Истцу (заявителю) не позднее следующего рабочего дня направляется копия этого определения. В период установленного мировым судьей срока заявления хранятся в отдельном наряде.

Если недостатки не будут устранены истцом (заявителем) в назначенный судьей срок, заявление (жалоба) считается неподанным. С соответствующей копией определения такие заявления и приложенные к ним документы возвращаются истцу (заявителю). Подлинник определения судьи, копии искового заявления, сопроводительного письма о возвращении заявления и приложенных к нему документов хранятся в соответствующем наряде.

В случае устранения стороной указанных недостатков регистрация и оформление дела производятся на общих основаниях. Датой поступления дела в судебный участок в этих случаях считается день первоначального представления искового заявления (жалобы).

68. Заявления о вынесении дополнительного решения, разъяснении решения мирового судьи, об исправлении описок и явных арифметических ошибок в решении мирового судьи до вступления его в законную силу и обращения к исполнению и подлежащие рассмотрению мировым судьей, вынесшим решение, регистрируются в журнале входящей корреспонденции и приобщаются к гражданскому делу.

Заявление об ускорении рассмотрения мировым судьей гражданского, уголовного дела (часть 7 статьи 6.1 ГПК РФ, часть 6 статьи 6.1 УПК РФ) подается на имя председателя соответствующего районного суда и подлежит приобщению к материалам гражданского, уголовного дела с определением председателя суда, вынесенным по результатам рассмотрения заявления, копия которого направляется лицу, подавшему заявление об ускорении, и другим лицам, участвующим в деле.

Материалы по вопросам исполнения судебных решений, разрешаемых в судебном заседании после окончания производства по делу (вступления в законную силу и обращения к исполнению), подлежат отдельной регистрации и учету.

В случае если дело рассмотрено замещающим мировым судьей, то все заявления по данному делу подаются на тот судебный участок, на котором оно рассматривалось.

Документы по материалам в порядке исполнения решений приобщаются к гражданскому делу, если дело рассматривалось по существу данным мировым судьей.

69. Заявления, не принятые мировым судьей по основаниям, перечисленным в статьях 134, 135 ГПК РФ, регистрации как гражданские дела не подлежат. Копия определения мирового судьи об отказе в принятии искового заявления, либо о возвращении искового заявления, вручается (направляется) истцу (заявителю) в течение пяти дней со дня поступления заявления в суд. Вместе с копией определения истцу (заявителю) возвращаются поданные им документы. Подлинник определения судьи, копия заявления и сопроводительного письма о возврате документов хранятся в соответствующем наряде.

70. В случае вынесения мировым судьей определения об отказе в принятии заявления о вынесении судебного приказа, такие заявления регистрации как гражданские дела не подлежат.

Копия определения мирового судьи об отказе в принятии заявления о вынесении судебного приказа вручается (направляется) взыскателю не позднее следующего рабочего дня со дня его вынесения. Вместе с копией определения взыскателю возвращаются поданные им документы. Подлинник определения мирового судьи об отказе в принятии заявления о вынесении судебного приказа, почтовый конверт, копия заявления о вынесении судебного приказа и сопроводительное письмо о возврате документов хранятся в наряде в соответствии с Номенклатурой дел.