Должностной инструкции оператора пк

Инструкция по регистрации Экспресс корреспонденции.

1. Для принятия Экспресс корреспонденции необходимо иметь следующее:

a. Бланк строгой отчетности

b. Фирменную опись вложения

c. Синий круглый календарный штемпель ОПС

2. При приеме такой корреспонденции необходимо заполнить следующие документы:

a. Фирменная опись вложения, заполняется клиентом в двух экземплярах, один из которых возвращается клиенту, а второй вкладывается в конверт с корреспонденцией, руководствуясь следующими правилами:

i. «Вложение» в данном поле пишется тип корреспонденции в большинстве случаев это письмо.

ii. «Кому» в данном поле заполняется фамилия имя отчество получателям.

iii. «Куда» в данном поле заполняется полный адрес получателя.

iv. Далее идет таблица, где перечисляются наименования и количество всех документов вложенных в конверт: № п/п перечисляется номера документов по порядку, «Наименование предметов» наименования документов вложенных в конверт, «Количество предметов» количество документов под данным наименованием, «Объявленная ценность» объявленная ценность данного документа.

v. «Объявленная ценность» в данном поле пишется общая объявленная ценность по всем документам.

vi. «Отправитель» пишется ФИО или название организации отправителя

vii. «Проверил» пишется ФИО и должность работника отделения объекта почтовой связи оформившего заказ.

viii. «Оттиск календарного штемпеля ОПС» делаем оттиск штемпеля строго в место для печати.

b. Бланк строгой отчетности заполняется в двух экземплярах, один из которых передается отправителю, а другой сдается в бухгалтерию вместе с суммой за доставку Экспресс корреспонденции.

c. После оформления описи вложения и бланка строгой отчетности с оговоренной суммой доставки Экспресс корреспонденции необходимо запечатать конверт в присутствии отправителя.

3. Оформление Экспресс корреспонденции в программе. Для оформления Экспресс корреспонденции в программе Courier необходимо:

a. Внести клиента в базу данных обязательно спросив при этом контактный телефон (см. Инструкцию для коммерческого отдела, раздел 4), перед названием клиента вводим (Э)(буква Э в скобках)

b. Создать заказ на Экспресс корреспонденцию по следующим правилам (см рис.1):

Пробелом входим в заказ для оформления новой единицы Экспресс корреспонденции нажимаем F3 после чего оформляем корреспонденцию в соответствии с Приложением 1 Должностной инструкции делопроизводителя, тип письма определяем как «Письмо»-«Экспресс», прописываем стоимость отправления и нажимаем ОК.

c. Распечатываем наклейки и уведомление о вручении и приклеиваем к письму, проставляем красный оттиск календарного штемпеля.

d. Как только Экспресс корреспонденция будет доставлена адресату, необходимо позвонить заказчику и сообщить о результате доставки.