Документирование хозяйственных операций. Первичные учетные документы

Все факты хозяйственной жизни Общества оформляются первичными учетными документами. Формы первичных учетных документов утверждаются приказом Председателя Правления Общества. Возможно принятие к учету выданного внешним контрагентом первичного учетного документа, обладающего всеми обязательными реквизитами и составленного по отличной от утвержденной форме.

Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

В качестве первичных учетных документов Общество также признает распечатанные на компьютере банковские документы, удостоверенные электронной цифровой подписью, удовлетворяющей условиям признания ее равнозначности личной подписи, установленным Федеральным законом №1-ФЗ от 10.01.2002 «Об электронной цифровой подписи».

Требования Главного бухгалтера Общества (главного бухгалтера филиала) по документальному оформлению фактов хозяйственной жизни Общества и представлению в Управление бухгалтерского учета и отчетности, Управление бухгалтерского учета филиалов, бухгалтерию филиала документов и сведений обязательны для всех работников Общества (филиала).

Перечень лиц, имеющих право подписи на финансовых документах банковского и кассового характера, утверждает Председатель Правления Общества (директор филиала) по согласованию с Главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала).

Документы, по которым оформляются факты хозяйственной жизни, связанные с движением денежных средств, подписываются Председателем Правления Общества (директором филиала) и Главным бухгалтером Общества (главным бухгалтером филиала) или уполномоченными на то лицами.

Без подписи Главного бухгалтера Общества (в филиале – главного бухгалтера филиала) или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства (в том числе гарантийные письма) считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

В остальные первичные учетные документы исправления вносятся в следующем порядке:

- в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

- ошибочные записи (текстовые или цифровые) в первичных документах (за исключением кассовых и банковских) зачеркиваются одной чертой, исправленный текст или сумма надписывается над зачеркнутыми;

- исправление должно быть оговорено записью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ. Также в обязательном порядке должна быть проставлена дата исправления.

Запрещается использовать для записей на первичных документах простой карандаш, ручки с чернилами цвета отличного от синего или черного.