VI. Подготовка документов и оформление отдельных их видов

6.1. Подготовка и оформление проектов документов в администрации МО «Котлас» производится сотрудниками администрации МО «Котлас»:

а) по поручению Главы МО «Котлас», первого заместителя Главы администрации МО «Котлас» или руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»;

б) в инициативном порядке.

6.2. В исключительных случаях документы вносятся на подпись Главе МО «Котлас» с сопроводительным письмом за подписью руководителя органа или самостоятельного структурного подразделения администрации МО «Котлас», содержащим краткое изложение существа вопроса, обоснование необходимости его принятия, сведения о том, на основании чего подготовлен проект. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

6.3. Положения, правила, инструкции, порядки оформляются в соответствии с общими требованиями, с учетом следующих правил:

1) указанные документы не подписываются, а утверждаются путем проставления грифа утверждения в соответствии с правилами, указанными в п. 3.12;

2) заголовок к тексту положения (правил, инструкции, порядка) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (Должностная инструкция главного специалиста);

3) констатирующей частью служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий;

4) основной текст может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

6.4. Протокол (приложение № 5) составляется на основании записей, произведенных во время совещания, заседания комиссии. Датой протокола является соответственно дата проведения совещания, заседания комиссии и т.д. Записи во время заседания, сбор материалов, необходимых для подготовки протокола, ведет секретарь коллегиального органа. Текст протокола должен быть подготовлен в сроки, установленные положением о коллегиальном органе.

Протокол оформляется с учетом следующих требований:

1) на протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования»;

2) текст, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

а) председатель или председательствующий;

б) секретарь;

в) присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

г) повестка дня;

д) докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается";

3) постановление (решение) в тексте печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования;

4) содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте после соответствующего постановления (решения);

5) допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам;

6) протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

6.5. Служебными письмами Главы МО «Котлас» (приложение № 4), органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас» (приложение № 8) являются:

а) ответы на запросы Президента Российской Федерации и депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, государственных органов власти и управления, Главы администрации Архангельской области и депутатов Архангельского областного Собрания депутатов;

б) ответы на обращения граждан, депутатов, юридических лиц, органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, иных органов и организаций по вопросам, относящимся к компетенции Главы МО «Котлас», органов или структурных подразделений администрации МО «Котлас»;

в) сопроводительные письма к проектам нормативных актов Главы МО «Котлас», органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»;

г) инициативные письма.

6.6. Подготовка и оформление служебных писем осуществляется в соответствии с изложенными ниже требованиями:

1) срок подготовки инициативных писем устанавливается резолюцией Главы МО «Котлас», руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас»;

2) ответы на обращения граждан, юридических лиц и т.п. направляются в срок, указанный в резолюции должностного лица, который не может превышать 30 дней. В случае, когда ответ не может быть направлен в 30-дневный срок по объективным причинам (при необходимости сбора дополнительных материалов, получения ответа на запрос, проведения определенных действий и т.д.), исполнитель обязан поставить об этом в известность своего непосредственного руководителя, а заявителю дается промежуточный ответ, содержащий сведения о мерах, принятых в целях подготовки полного и исчерпывающего ответа на обращение;

3) тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции.

4) В письмах используют следующие формы изложения:

а) от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

б) от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);

в) от третьего лица единственного числа (Управление не возражает);

5) текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6) в письмах – ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ, дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа;

7) адресат указывается в правом верхнем поле документа, при направлении документа руководителю организации, структурного подразделения, их наименование входит в наименование должности адресата (все наименования пишутся в дательном падеже); при направлении документа в организацию, структурное подразделение их наименование пишут в именительном падеже, а фамилию и должность адресата – в дательном;

8) документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и т.д. адресатом не ставится;

9) в ответах на письма сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы имени и отчества адресата;

10) в угловом штампе письма указывается официальный адрес электронной почты МО «Котлас»- [email protected], официальный сайт в Интернете - www Kotlas-city.ru. если:

а) письмо подписывается Главой МО «Котлас»;

б) письмо подписывается руководителем органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», если они не имеют своего электронного адреса.

Если ответ направляется за подписью руководителя органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас», указывается электронный адрес соответствующего органа или структурного подразделения администрации МО «Котлас».

6.7. Если письмо направлено органом государственной власти или органом местного самоуправления (далее – орган власти) с просьбой дать ответ на заявление гражданина (которое прилагается), ответ на письмо дается гражданину, а копия направляется соответствующему органу власти.

6.8. Телеграммы за подписью должностных лиц оформляются в следующем порядке: текст телеграммы излагается кратко, без предлогов и союзов (если при этом не искажается содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания, печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать более 2-х машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени и отчества). Для отправки передаются три экземпляра телеграммы.