Оформление дел

Оформление дел, заведенных в делопроизводстве структурных подразделений предприятия, непосредственно осуществляют работники этих подразделений с методической помощью работников архивного подразделения предприятия. Так, например, оформление дел по личному составу возлагается на работников кадровой службы.

Оформление дела предусматривает:

- нумерацию листов по делу;

- составление (при необходимости) внутренней описи документов дела;

- составление заверительной надписи дела;

- оправку или прошивку дела;

- оформление обложки (титульного листа) дела.

Чтобы обеспечить целостность и закрепить порядок расположения документов в деле, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Использовать чернила, пасту или цветные карандаши для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруют отдельно.

Если дело состоит более чем из 250 листов (30-40 мм толщиной), его целесообразно разделить на тома или части. При этом листы дел в каждом томе (части) следует нумеровать отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, являющиеся отдельными листами по делу, нумеруют на обратной стороне в левом верхнем углу.

Лист большего, чем А4. формата подшивают за один край и нумеруют как один лист в правом верхнем углу, а следовательно фальцуют на формат А4. Лист с плотно наклеенными документами (фотографиями, вырезками, извлечениями и т. д.) нумеруют как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки к тексту, переводы), каждый документ нумеруют отдельно.

Подшитые в дела конверты с заключением нумеруют сквозной нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в нем. Так, например.невостребованные трудовые книжки, перед тем как сгруппировать в дело, помещают в конверты.

На подшитых в дела документах с собственной нумерацией листов сохраняется такая нумерация только если она соответствует последовательности расположения листов по делу.

Если работник структурного подразделения, формируя дело, допустил много ошибок в нумерации листов дела, осуществляют их перенумерацию во время подготовки к передаче в архив предприятия. При этом старые номера зачеркивают одной черточкой наискось и рядом ставят новый номер листа. Однако если имеются отдельные ошибки в нумерации листов дела, допускается применять литерные номера листов (например, 1а, 196 и т. д.).

Внутреннюю опись документов составляют к некоторым категориям дел, содержащим уникальные документы, заслуживающие особого внимания, документы с грифом «Для служебного пользования», личные, судебно-следственные дела и т. д. Обязательность составления внутренней описи документов к тем или другим делам определяется инструкцией по делопроизводству предприятия.

Внутреннюю опись составляют на отдельном листе в виде таблицы, содержащей сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационные индексы, даты, заглавия, а также номера листов дела, на которых расположен каждый документ (приложение 1). К внутренней описи обязательно делается итоговая запись, в которой цифрами и буквами указывают количество документов, помещенных в описи, и количество листов внутренней описи. Составитель внутренней описи обязательно подписывает его и проставляет дату.

Изменения состава документов дела (включение дополнительных документов, исключение документов, замена оригиналов копиями и т. д.) следует отображать в графе «Примечания» со ссылкой на соответствующие оправдательные документы (приказы, решения, акты и т. д.), а к внутренней описи составляют новую итоговую запись.

Если дело сформировано или прошито предварительно без внутренней описи, ее следует подклеить к внутреннему краю обложки дела.

Заверительную надпись дела составляют с целью учета количества листов по делу и фиксации особенностей их нумерации. Ее оформляют на отдельном листе, который помещают в конце дела, в печатных экземплярах дел -- на обратной стороне последнего чистого листа (приложение 2).

В заверительной надписи цифрами и буквами указывается количество листов по делу и отдельно, через знак «+» (плюс), -- количество листов внутренней описи, если она есть. Кроме того, в заверительной надписи обусловливают следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных и пропущенных номеров листов;

- номера листов с наклеенными фотографиями, чертежами, вырезками и т. д.;

- номера крупноформатных листов:

- номера конвертов с заключением и количество листов заключения.

Заверительную надпись подписывает лицо, ее составившее. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждение листов, замена оригинальных документов копиями, присоединение новых документов и т. д.) фиксируются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий оправдательный документ (приказ, акт, решение).

При большом объеме перенумерации листов в конце дела составляют новую завери-тельную надпись. Старую заверительную надпись зачеркивают, однако она хранится по делу постоянно.

Дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу следует оправлять в твердую обложку, а дела временного хранения, содержащие первичную бухгалтерскую документацию. -- прошивать на четыре прокола специальными суровыми нитками или дратвой. При этом все металлические соединения (скрепки, булавки и т. д.) изымают из документов.

Оправляя или прошивая документы дела, не разрешается задевать их текст. Если же текст документов напечатан слишком близко к левому краю листов, нужно нарастить корешки документов бумагой того же качества, которое имеют и носители текста документов.

На обложке дела указывается (приложение 3):

- код государственного архивного учреждения или архивного отдела городского совета, в которое в дальнейшем передадут дело (в правом верхнем углу);

- код предприятия по ЕГРПОУ (в правом верхнем углу);

- название предприятия и его структурного подразделения (в верхней части обложки от левого края);

- слово «ДЕЛО» и его номер по описи дел, а при необходимости -- и номер тома, например: ДЕЛО № 04-12 том № 2 (в центре обложки);

- заглавие дела (ниже слова «ДЕЛО»);

- крайние даты документов, помещенных в дело (под заглавием дела);

- номер архивного фонда и номер описи по согласованию с архивом предприятия (в левом нижнем углу обложки);

- количество листов дела и срок его хранения (в правом нижнем углу обложки).

Если дело состоит из нескольких томов (частей), на каждом из них проставляют крайние даты документов. Желательно указать точные календарные даты, т. е. число, месяц, год. При этом число и год следует написать арабскими цифрами, а название месяца -- словами.

При изменении названия предприятия или его структурного подразделения в течение периода, охватывающего документы дела, или передаче дела в другое предприятие (структурное подразделение) на обложке дела отмечают новое название предприятия (структурного подразделения), а предыдущее берут в скобки.

Перед передачей дел в архив предприятия внимательно проверяют соответствие заглавий дел на обложках содержанию подшитых документов. При необходимости в текст на обложках дел вносятся необходимые уточнения или приводятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов или протоколов, делаются указания на наличие копий документов и т. д.).

Все надписи на обложках дел следует делать четко светостойкими черными чернилами или пастой.