Экспертные комиссии организаций

В учреждениях работу по организации экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне должны проводить постоянно действующие экспертные комиссии. В крупных учреждениях с большим объемом документооборота - центральные экспертные комиссии, которые ко всему прочему рассматривают и согласовывают, координируют результаты работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.

Центральные экспертные комиссии и экспертные комиссии работают в постоянном контакте с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. Экспертно-проверочные комиссия являются решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов, контролируют сохранность ценных документов, поэтому многие свои решения экспертные комиссии должны с ними согласовывать. Например, если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой "ЭПК", окончательное решение о продолжительности сроков и приеме дел на постоянное государственное хранение принимают экспертно-проверочная комиссия архива. Организации негосударственных форм собственности принимают решения по многим вопросам экспертизы ценности своих документов самостоятельно. Однако в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах для них является обязательным согласование с архивными органами решений, связанных с уничтожением документов.

Общий порядок организации работы экспертных комиссий и их функции можно найти в "Основных правилах работы архивов организаций". 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России в целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об экспертной комиссии были утверждены "Примерное положение о постояннодействующей экспертной комиссии организации" и "Примерное положение о центральной экспертной комиссии министерства (ведомства) Российской Федерации". На основе Примерных положений должно быть разработано положение об экспертной комиссии конкретной организации, фирмы, предприятия.

Экспертная комиссия создается приказом руководителя в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников, имеющих большой опыт работы и неплохо знакомых с отраслью. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своего офиса, систему документационного обеспечения - состав и содержание всей совокупности документов. В состав экспертной комиссии следует включать:

* сотрудника, ответственного за документационное обеспечение организации;

* сотрудника, ответственного за архив;

* специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации;

* специалиста по обеспечению защиты информации и др.

В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.

Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем экспертной комиссии - секретарь фирмы или сотрудник делопроизводственной службы или архива. Заседания экспертной комиссии проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год и оформляются протоколами. Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Объектами рассмотрения экспертной комиссии прежде всего являются:

* пересоставляемая номенклатура дел;

* описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

* акты о выделении к уничтожению и об аннулировании документов и дел независимо от вида носителя;

* комплексы документов: бумажные дела, проекты, единицы хранения на небумажных носителях, на предмет правильности их оформления для постоянного и долговременного хранения;

* предложения об увеличении типовых сроков хранения документов;

* предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми перечнями Архивной службы, отраслевыми перечнями и типовыми номенклатурами дел.

Протоколы заседаний экспертной комиссии, номенклатуры дел, описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.

К основным задачам экспертной комиссии можно отнести:

* рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;

* организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;

* рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек;

* рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

* рассмотрение описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

* рассмотрение описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы. Эти описи должны затем направляться на утверждение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения;

* рассмотрение актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

* подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения;

* участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль за формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.