Полезное:
Как сделать разговор полезным и приятным
Как сделать объемную звезду своими руками
Как сделать то, что делать не хочется?
Как сделать погремушку
Как сделать так чтобы женщины сами знакомились с вами
Как сделать идею коммерческой
Как сделать хорошую растяжку ног?
Как сделать наш разум здоровым?
Как сделать, чтобы люди обманывали меньше
Вопрос 4. Как сделать так, чтобы вас уважали и ценили?
Как сделать лучше себе и другим людям
Как сделать свидание интересным?
Категории:
АрхитектураАстрономияБиологияГеографияГеологияИнформатикаИскусствоИсторияКулинарияКультураМаркетингМатематикаМедицинаМенеджментОхрана трудаПравоПроизводствоПсихологияРелигияСоциологияСпортТехникаФизикаФилософияХимияЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Классификационные признаки формирования делСтр 1 из 5Следующая ⇒
Классификация документной информации в делопроизводстве — это установление логической связи между видами и содержанием документов для дальнейшего поиска. Схема классификации закреплена в номенклатуре дел: по структуре, затем по значимости видов документов и по срокам хранения.
Например: Приказы Председателя Агентства: · по основной деятельности — постоянно · по личному составу — 75 лет · по командировкам и отпускам — 5 лет · по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет · присланные для сведения — до минования надобности.
Заведение и формирование дел осуществляется по следующим классификационным признакам: · номинальному (видовому) · предметно-вопросному (тематическому) · хронологическому · авторскому · корреспондентскому · географическому · экспертному.
Номинальный (видовой) признак классификации документов предполагает их группировку в дела на основе их принадлежности к одному виду. Многие функции и направления деятельности документируются путем создания твердо установившихся, стабильных видов документов, таких как: указы, постановления, приказы, распоряжения, протоколы, стенограммы, планы, отчеты, инструкции, уставы, положения, письма и др.
Например: «Протоколы заседаний Коллегии». «Коллективные обращения граждан». «Приказы Председателя Агентства по основной деятельности». «Информации структурных подразделений Агентства о финансовой поддержке малых предприятий».
Предметно-вопросный или тематический признак определяет порядок группировки документов в дела по отдельным вопросам, темам, предметам, освещаемым в документах.
Например: «Информации (сведения, справки, письма) министерств, ведомств, учреждений, организаций по вопросам реализации стратегических планов развития Казахстана» «Переписка с МИД Республики Казахстан о политическом, торгово-экономическом сотрудничестве Республики Казахстан с зарубежными государствами» «Отчет о работе Национальной комиссии Республики Казахстан по ценным бумагам за 1998 г. «
Хронологический признак предполагает группировку документов на основе их принадлежности к одному временному периоду, (месяц, квартал, год). Чаще всего документы группируются в дело в пределах одного календарного года, за исключением переходящих или личных дел. Планы и отчеты, сметы формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления. Например, отчеты за 2009 г. составляются в 2010 г., но приобщаются к делам 2009 г.; планы, же наоборот — планы на 2010 г. составляются в 2009 г., но помещаются в дела 2010 г.
Авторский признак определяет порядок группировки документов в дела на основе их принадлежности к одному автору — юридическому или физическому лицу.
Например: «Информации Комитета налоговой полиции Республики Казахстан о ходе реализации Закона Республики Казахстан «О борьбе с коррупцией». «Протоколы заседаний постоянно действующей комиссии по защите государственных секретов № 1- 6».
Корреспондентский признак предполагает группировку документов в дела на основе их принадлежности к определенному корреспонденту. Данный признак применяется при классификации переписки.
Например: «Переписка Агентства по регулированию естественных монополий по вопросам лицензирования деятельности». «Переписка с Министерством внутренних дел, областнымиакиматами о возникновении, разъяснении и пресечении коррупционных правонарушений».
Географический признак предполагает группировку документов в дела на основе принадлежности их авторов к конкретной территории. Данный признак применяется при классификации переписки, обращений граждан.
Например: «Обращения, заявления, жалобы граждан и коллективные обращения, поступившие из Жамбылской области и документы по их рассмотрению» «Документы об итогах проверки целевого и эффективного использования средств республиканского бюджета государственными органами, организациями и предприятиями Карагандинской области за 2001—2002 гг. (поручения, справки, акты, информации)».
Экспертный признак предполагает группировку документов в дела на основе сроков их хранения: постоянного, долговременного (от 15 до 75 лет), временного (от 5 до 15 лет) и кратковременного (от 6 месяцев до 5 лет).
Например:
«Документы по обсуждению проекта Закона Республики Казахстан „О лицензировании“ (заключения, справки, предложения)». — «постоянно».
«Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность» — 75 лет «В» (долговременное)
«Переписка с министерствами, ведомствами, организациями по административно-хозяйственным вопросам» — 5 лет (временное)
«Реестры, списки на отправленные документы» — 1 год (кратковременное)
Как правило, классификационные признаки группировки документов в дела применяются комплексно. 3. Особенности формирования документов в дела.
Следует отметить следующие особенности формирования в дела организационно-распорядительных документов.
Организационно-распорядительные документы — вид письменных документов, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, организаций, предприятий, их подразделений и должностных лиц (указы постановления, приказы, постановления, уставы, инструкции, положения), группируются чаще всего в дела по номинальному (видовому) признаку и хронологии с относящимися к ним приложениями. В тех случаях, когда уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами (указами, постановлениями, приказами, решениями), являются приложениями к ним, они группируются (помещаются в дела) вместе с указанными распорядительными документами в одном деле. Если же, они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела. Подлинники протоколов различных совещаний и заседаний при руководстве группируются в отдельные дела и располагаются в них в хронологической последовательности по датам. В ходе подготовительной работы по проведению совещаний и заседаний различных органов при руководстве создается группа документов, сопровождающих протокол: тест повестки дня, списки участников заседаний и приглашенных лиц, доклады, тезисы выступлений, информационно-справочные документы. В случаях их значительного объема они формируются в дела отдельно от протоколов. Документы, относящиеся к одному протоколу заседания, располагаются в последовательности решения вопросов. В начале дела может помещаться копийный экземпляр протокола с относящимися к нему документами. Документы по каждому вопросу группируются в соответствии с последовательностью в протоколе. В случаях, когда подготовлено в ходе обсуждения несколько вариантов проекта документа (указа, постановления, приказа, плана, стратегии, концепции и др.) или заключения на несколько вариантов проекта документа, на постоянное хранение оставляются все варианты проекта, каждый из которых при большом количестве листов формируется в отдельное самостоятельное дело со всеми заключениями и приложениями к нему, например:
1. «Проект „Стратегии развития образования в РК“ и заключения к нему», 1-ый вариант. 2. «Проект „Стратегии развития образования в РК“ и заключения к нему», 2-ой вариант.
Малообъемные по количеству листов проекты подшиваются в единое дело вместе со всеми документами по их обсуждению, приложенные соответственно к тому или иному проекту и отсистематизированными по хронологии, например:
«Проекты постановлений Правительства РК и заключения Министерства экономики и бюджетного планирования к ним». Том 1. На казахском, русском языках.
Законодательные акты /законы, указы, постановления, распоряжения/ формируются отдельно по видам документов в хронологическом порядке по мере возрастания номеров. Законодательные акты, относящиеся к деятельности организации, формируются отдельно от присланных для сведения, т. к. имеют разный срок хранения.
Документы по контролю за исполнением актов Президента, постановлений Правительства и распоряжений Премьер-Министра РК в дела формируются в следующем порядке: · контрольный акт, · справка о снятии с контроля, · обобщенная информация и др. документы о ходе выполнения акта, постановления, распоряжения, которые располагаются в хронологическом порядке.
Поручения Президента РК, Премьер-Министра РК и др. документы по их выполнению группируются в самостоятельные дела, при этом каждое поручение и приложение к нему отделяются от других чистыми листами бумаги. Внутри комплекса документы располагаются следующим образом: сначала поручение, затем обобщающий документ и далее — документы о ходе исполнения поручения в хронологическом порядке.
Проекты законодательных актов, программ, концепций и документы к ним группируются в следующем порядке: · инициативный документ /письмо/, · проект, · предложения и замечания, · другие приложения.
Приказы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел по направлениям деятельности и срокам хранения: отдельно по основной деятельности, личному составу, по отпускам и командировкам, административно-хозяйственным вопросам. В заголовках в обязательном порядке указываются номера документов. Плановая и отчетная документация формируется в отдельные дела в соответствии с продолжительностью периодов, на который или за который она составлена. Годовые планы и отчеты формируются отдельно от полугодовых, квартальных и с меньшей периодичностью.
Доклады, докладные записки, служебные записки, донесения формируются в дела в зависимости от изложенных в них вопросов и от того, кем они составлены кому адресованы. Это могут быть доклады по основной деятельности организации, которые хранятся постоянно, или докладные записки по оперативной деятельности организации, срок хранения которых — временный. Переписка группируется как правило, за календарный год и систематизируется с начала года в хронологической последовательности по нарастанию, документ — ответ помещается за документом — запросом, далее помещаются документы, привлеченные и составленные в ходе решения вопроса. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшиеся в предыдущем году, накопившиеся документы включаются в дело текущего года, о чем указывается в заголовке. Письма, заявления и жалобы граждан и документы по их рассмотрению формируются в самостоятельные дела. В деле сначала идет письмо автора, за ним ответ на его обращение, а затем в хронологической последовательности размещаются другие документы, привлеченные при решении данного вопроса, затем документы следующих обращений. Жалобы и заявления формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности организации. При незначительных объемах обращений допускается формирование дел по фамилии авторов обращений в алфавитном порядке. Документы, относящиеся к одному вопросу, но не связанные делопроизводством, формируются вместе и располагаются в деле в логической и хронологической последовательности. Например, в дела, содержащие документы об участии учреждения в разработке и обсуждении проектов актов Президента и Правительства РК, могут быть помещены такие виды документов, как проекты актов, пояснительные записки к ним, листы согласования, поручения, замечания, предложения, письма и др. Лицевые счета (карточки-справки) по заработной плате формируются в отдельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий работников. При отсутствии лицевых счетов на хранение передаются расчетно-платежные ведомости, которые также формируются в отдельно от других бухгалтерских документов дела. Списки физических лиц и платежные поручения на перечисление обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды формируются в одно дело. Штатные расписания формируются в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления, утверждения или поступления. При формировании документов в дело по организации и проведению открытого конкурса может быть применено два варианта. Первый — размещение документов в хронологической последовательности, т. е. по датам создания документов. Дело открывается документом с самой ранней датой и заканчивается — с самой поздней. Второй, на наш взгляд, более предпочтительный т. к. позволяет в большой массе документов оперативно найти итоги конкурса. В этом случае рекомендуется следующий порядок размещения документов: · копии приказов учреждения об организации и проведения конкурса, утверждении конкурсной документации, образовании конкурсной, экспертной (технической) комиссий; · конкурсная документация учреждения-организатора конкурса; · протокол об изменении конкурсной документации; · протокол конкурсной комиссии о результатах конкурса; · конкурсная заявка победителя конкурса; · уведомление победителю конкурса и проект договора о государственных закупках; · уведомления о проведении конкурса и его итогах (для публикации в периодическом печатном издании); · протокол вскрытия конвертов с конкурсными заявками; · заключения экспертной (технической) комиссии на конкурсные заявки; · письма-запросы потенциальных поставщиков о разъяснении положений конкурса и ответы на них, сведения об изменении конкурсной документации.
В случае большого объема документов в отдельные дела могут быть выделены: конкурсная документация заказчика, конкурсная заявка победителя конкурса. При использовании государственных закупок способом выбора поставщика с использованием запроса ценовых предложений рекомендуется примерная схема формирования документов в дело: · копия приказов о проведении конкурса, образовании конкурсной комиссии; · письма-запросы заказчика о ценовых предложениях потенциальных поставщиков; · договор (счета на оплату) с поставщиком на поставку товаров, выполнения работ и услуг; · заявления потенциальных поставщиков, ценовые предложения (счета, прайс-листы, копии свидетельств налогоплательщика, социально-индивидуального код, лицензия). Завершенные в делопроизводстве дела постоянного, длительного (более 10 лет) хранения и по личному составу следует обязательно передавать в архивное подразделение (архив) предприятия для дальнейшего хранения и использования. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) можно тоже передавать в архив предприятия по решению его руководителя.
|