Вопрос. Аудит в трудовой сфере и методы проведения аудита в трудовой сфере, направления, этапы и методы проведения аудита в трудовой сфере.

Аудит в трудовой сфере - это периодически проводимая система мероприятий по сбору информации, ее анализу и оценке на этой основе эффективности деятельности предприятия по организации труда и регулированию социально-трудовых отношений.

Объектом аудита в трудовой сфере является трудовой коллектив, персонал предприятия, его деятельность. В целях аудита персонал предприятия и его деятельность представляются в виде системы показателей, которые позволяют охарактеризовать:

- результативность, эффективность функционирования трудового потенциала,

- эффективность организации социально-трудовых отношений,

- эффективность систем мотивации и оплаты труда,

- рациональность методов оценки труда,

- эффективность организации рабочих мест, распределения работ,

- эффективность использования рабочего времени и т.д.

При этом оценка эффективности деятельности трудовых ресурсов может рассматриваться в качестве главной, глобальной цели аудита. Оценки же эффективности трудовых отношений, мотивации и оплаты труда могут выступать этапными, промежуточными, сопутствующими целями.

Аудит позволяет убедиться во взаимном соответствии деятельности предприятия по управлению персоналом и стратегии его развития, а также взаимном соответствии регламентации социально-трудовых отношений и законов, правил, инструкций и методик, определяющих эту деятельность. По результатам аудиторской проверки могут быть определены направления для установления, изменения или совершенствования стандартов. Проверка способствует кадровым перестановкам, улучшающим качественный состав трудовых ресурсов, продвижению наиболее перспективных сотрудников и развитию творческой активности. Что касается работы непосредственно с кадровыми службами предприятия, то здесь аудит позволяет повысить роль кадровых служб, сблизить их деятельность с целями и задачами предприятия, заострить их внимание на наиболее важных вопросах.

Этапы аудита в трудовой сфере. Чисто технологически процесс аудита трудовых ресурсов, как считают специалисты, должен состоять из шести ступеней.

Первая - формализация идеи проведения аудиторской проверки, определение ее целей и гипотетических выгод для предприятия от ее проведения. На второй ступени подбирается персонал для организации проверки, и в случае необходимости проводится его учеба. Третья ступень - сбор отчетных данных по работе с кадрами на различных уровнях управления трудовыми ресурсами. Четвертая - предварительная подготовка отчетов по проверке и обсуждение их с линейными руководителями. Пятая - предоставление отчета управляющему персоналом и выработка совместно с ним основных рекомендаций по совершенствованию управления кадрами. Шестая - внедрение корректирующих мер в процесс жизнедеятельности предприятия.

Для проведения проверки можно привлекать сотрудников данного предприятия или представителей сторонних организаций. В каждом из этих подходов есть свои достоинства и недостатки. Свои работники больше знают об организации, и им легче определить, какие аспекты требуют оценки, им проще проводить опросы и анкетирования, так как они в меньшей степени рассматриваются проверяемыми как угроза, т.е. нечто враждебное. Вместе с тем им сложнее посмотреть на проблемы "со стороны", они сами во многом свыклись с существующим порядком, а следовательно, им крайне трудно быть абсолютно объективными в оценках.

Такие качества, как объективность и независимость, больше присущи внешним ревизорам, которым нет необходимости заботиться о "чести фирмы", которые не зависят от руководителей предприятия и которые, наконец, являясь специалистами в области персонала, в курсе самых новых идей и достижений. Наиболее эффективным можно считать привлечение к проведению аудита внешних проверяющих, имеющих опыт как в организации труда и управлении трудовыми ресурсами на предприятии, так и в вопросах трудового права. Это целесообразно, поскольку организация труда тесно связана с трудовым законодательством, а оценка легитимности деятельности фирмы является одной из целей аудита.

Рассмотрим более детально основные источники информации, используемой при проведении аудита в трудовой сфере. Такими источниками являются:

законы и инструкции,

трудовые показатели,

анкетирования и интервью работников.

Количество законов и инструкций, регламентирующих управление трудом, весьма велико. Предполагается, что предприятия (организации) в соответствии с ними разрабатывают собственные программы и методики. Высшее руководство предприятия может в результате аудиторской проверки еще раз уточнить, насколько следуют законам и инструкциям управляющие различных уровней. Равные возможности занятости, техника безопасности и охрана здоровья, пенсионные программы- вот те основные макроэкономические проблемы, реализация которых на микроуровне может быть проверена в процессе аудита в трудовой сфере. Оценку состояния этой работы на фирме можно дать не только на основе проверки документации и отчетности, но и на базе анализа анкет, опросных листов, в результате бесед с сотрудниками.

Руководители предприятий должны активно работать над соответствием деятельности организации законам и инструкциям, причем важно не только разработать эффективные правила и методики, но и убедиться, что подчиненные их полностью понимают. Очень часто принимается как данность, что работники знают все инструкции, касающиеся их прав и обязанностей, однако опытные аудиторы полагают, что проверка знания работниками своих должностных инструкций, трудового законодательства, так же необходима, как проверка знаний техники безопасности и охраны труда.

Специфическая цель аудиторской проверки заключается в том, что она не только определяет, насколько соблюдаются в организации законы, правила и инструкции, но и одновременно в ходе индивидуальных и групповых бесед и встреч с сотрудниками, анализа материалов анкет и опросных листов дает возможность выявить устаревшие инструкции и требования, которые не были своевременно обновлены или отменены. Выход с законотворческой инициативой в вышестоящие органы и последующее устранение таких ограничений может само по себе стать источником роста производительности труда или по крайней мере облегчить и упростить работу менеджеров и персонала.

Рассматривая анализ трудовых показателей предприятия как элемент аудиторской проверки, следует осуществить научно обоснованную выборку из общего массива показателей наиболее репрезентативных с точки зрения воздействия на эффективность и прибыльность предприятия. Анализ показателей может быть технически упрощен и содержательно обогащен, если изначально структурировать их по крупным блокам типа: рабочая сила, рабочее время, качество труда, производительность труда, заработная плата и т.д.

Внутри каждого блока целесообразно акцентировать внимание на двух типах составляющих результативности работы: количественной (экстенсивной) и качественной (интенсивной).

Так, если говорить о показателях рабочей силы, то к экстенсивным относятся такие, как изменение общей численности промышленно-производственного персонала, изменение численности по отдельным функциональным группам, изменение квалификационного состава кадров и т.п., а к интенсивным - коэффициент сменности, коэффициент выполнения норм, коэффициент занятости на непрестижных работах, коэффициент занятости активной работой и т.п.

На западных фирмах работодатели ведут регистрацию данных по программам развития трудовых ресурсов в специальных формах для проверок ревизоров из федеральных или муниципальных органов. Кроме того, многие предприниматели научились держать под рукой как можно больше текущей информации о своей деятельности, чтобы избежать сиюминутного кризиса в срочном сборе данных. Проверки проводятся там довольно часто, причем иногда инициаторами их становятся независимые общественные организации, защищающие интересы трудящихся, и тогда от предпринимателя могут срочно потребовать отчета, например, о том, сколько женщин работает на предприятии, на каких должностях, с какой оплатой, какие тесты применяются при подборе кадров, насколько они обоснованны и какие критерии являются решающими при найме сотрудников, имена тех, кто проводил собеседование с женщинами, желающими устроиться на работу, и количество получивших отказ. Такая форма аудита целиком направлена на выявление случаев дискриминации при приеме на работу. Аналогичная доскональность может быть проявлена и при других видах аудиторских проверок.

Источником внутренней информации служат документация и отчеты, в том числе:

- баланс трудовых ресурсов предприятия,

- описания видов работ и спецификаций,

- данные об издержках на найм и увольнение, обучение и переподготовку кадров,

- анкеты и тесты для претендентов на работу,

- уровень профессиональной заболеваемости и производственного травматизма и т.д.

Статистические показатели становятся более доступными, если для их сбора, хранения и обработки используется электронно-вычислительная техника. Компьютерные программы позволяют технически упростить и сделать более содержательным анализ данных.

Общепризнанно, что влияние отношения к работе и ее оценки на трудовое поведение работника очень велико. Оценивая удовлетворенность занятых работой, предприниматель обычно интересуется их отношением к рабочему процессу, руководству, взаимоотношениям в коллективе и специфике организации труда. На базе такой информации можно производить организационные изменения, которые повысят у занятых уровень удовлетворенности работой. Один из наиболее объективных и экономичных подходов к получению данных для проведения организационных изменений - это проведение опросов об отношении занятых к работе. Такие опросы обычно проводятся в масштабе всей организации или предприятия и, как правило, представляют собой самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Специалисты по управлению персоналом полагают, что опросы занятых по поводу их отношения к работе особенно результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций.

Работа по проведению опросов состоит из нескольких определенных этапов, включающих: планирование опроса, разработку вопросника, непосредственное его использование, анализ данных и формулировку рекомендаций по совершенствованию организации труда, социально-трудовых отношений на предприятии, планирование и разработку мер по реализации рекомендаций.

Как правило, вопросники включают заявления типа: "Я обладаю полной свободой, решая, как выполнить мою работу" или "Многие наши сотрудники находятся под большим давлением" и т.п., справедливость которых респонденты должны оценить по определенной шкале, например, от "полностью согласен" до "полностью не согласен". К. разработке вопросников целесообразно привлечь психологов и социологов: первые помогут сформулировать вопросы так, чтобы ответы на них по возможности раскрывали и подсознательные оценки работников, вторые - включить взаимодополняющие и взаимоконтролирующие тезисы, чтобы косвенным образом верифицировать достоверность информации.

Чтобы извлечь максимум информации из ответов на вопросники, необходимо тщательно проанализировать результаты, причем следует иметь в виду, что данные по общему составу занятых, вероятно, раскроют те области управления трудовыми ресурсами, которые нуждаются в улучшении, однако, проблемы мелких критических групп занятых могут быть потеряны в общей массе, когда оценки всех занятых обобщаются и усредняются. Оценки тех, кто крайне неудовлетворен, будут нейтрализованы оценками тех, кто чрезвычайно удовлетворен. Чтобы получить более четкую и объемную картину, нужен групповой анализ, причем принципом выделения групп могут быть социально-демографические характеристики работников, их стаж, профессии, должности или квалификация. Такая дифференциация усилит адресность вырабатываемых рекомендаций.

Другой способ узнать мнение служащих - это интервью. Интервьюеры должны понимать, что задача интервью заключается в выяснении того, как сделать фирму, предприятие более эффективным и привлекательным местом работы. Необходимо внимательно выслушать собеседника и побуждать его говорить свободно. Чрезвычайно важно вести запись проблем, требующих вмешательства, и давать конкретную и незамедлительную информацию занятым по предпринимаемым действиям.
Специалисты утверждают, что если система интервью приводит к реальным преобразованиям в организации труда, все затраты на организацию таких интервью окупаются в виде сокращения потерь рабочего времени и текучести, уменьшения потерь и брака, улучшения показателей безопасности, роста производительности и в конечном счете более высоких прибылей.

Одной из наиболее важных функций аудитора, как уже подчеркивалось, является анализ полученной информации и его оценка. Обосновать оценку организации труда на данном предприятии можно: сравнив ее с организацией на аналогичных предприятиях, особенно преуспевающих; используя научно разработанные нормы и рекомендации, опубликованные в литературе по организации труда, социально-трудовым отношениям, со ссылками на среднеотраслевые нормы и показатели; применяя перекрестные данные и системный тип проверок и т.д.

Существуют методики, позволяющие дать оценку эффективности управленческих мероприятий в стоимостном выражении. При разработке программ для оценки стоимости управления трудом, трудовыми ресурсами важно включить в работу сам персонал службы управления трудовыми ресурсами.

Методы количественной оценки труда этой категории работников не очевидны, далеко не все из них в состоянии сами оценить свой труд, тем более, это почти недоступно другим работникам фирмы. Следовательно, важнейшей задачей становится разъяснение того, что на самом деле все функции управления трудовыми ресурсами количественно измеримы, а их стоимость может быть отнесена на счет прибыли предприятия.

Date: 2016-07-20; view: 1300; Нарушение авторских прав