Основные функции отдела закупок и взаимодействие с другими функциональными подразделениями компании

Отдел (служба) закупок является функционально обособленным подразделением фирмы и входным звеном в логистической цепи/системы, поэтому ему необходимо устанавливать определенные взаимоотношения с другими структурными подразделениями компании для рациональной организации логистического процесса. Основные функции отдела закупок: 1. Определение потребности в материальных ресурсах. Для этого отдел закупок получает информацию от отдела маркетинга, производственного отдела, службы логистики, операционно-аналитического отдела. Расчет средств на приобретение материальных ресурсов. Для расчетов необходимы данные из бухгалтерии и финансового отдела о наличии свободных оборотных средств; 2. Поиск, анализ данных, выбор поставщиков. Это важная функция отдела закупок включает тщательное исследование рынка поставщиков по интересующей продукции, поиск наиболее квалифицированных поставщиков, предоставление необходимых услуг до и после продажи. В результате анализа выбираются наиболее приемлемые поставщики. Определение условий поставки и оплаты: переговоры с поставщиками, на которых обсуждаются условия доставки, формы оплаты, возможность получения отсрочек платежа и т.д.; 3. Заключение договоров и контроль исполнения. Данная функция отдела закупок выполняется при тесном сотрудничестве с юридическим отделом, т.к. важно в договоре соблюсти все интересы компании. Действия в случае нарушений условий поставки. Санкции в отношении поставщика, нарушившего условия поставки, могут иметь разный характер: от простого предупреждения или мелкого штрафа вплоть до расторжения договора с ним.; 4. Получение материальных ресурсов. Обработка входящих потоков материальных ресурсов, идентификация продукции, уточнение количества, подготовка отчетов и перемещение сырья к месту его использования и хранения; 5. Проверка поступающей продукции и подтверждение качества. Проверка и подтверждение того, что поступающее сырье, материал и услуги отвечают требованиям, т.е. соответствуют договору и сертификации; 6. Для эффективного функционирования отдел закупок должен обладать полномочиями на принятие решений при совершении закупок в следующих областях:

v Выбор поставщика. Отдел закупок должен иметь опыт в определении того, кто производит нужную продукцию и как анализировать надежность поставщика.

v Метод ценообразования. Определение общей стоимости закупки для формирования цены и условий договора. Это одна из основных экспертных областей деятельности отдела закупок. Здесь должно иметь место для маневра, если необходимо достичь минимальных цен и общей стоимости закупок материальных ресурсов.

v Сертификация.

v Контроль над контактами с поставщиками. Отдел закупок должен поддерживать взаимоотношения с потенциальными поставщиками. Если работники компании (производственного отдела) будут 8 непосредственно сами работать с поставщиками без уведомления отдела закупок, то это будет способствовать осуществлению продаж «с черного хода», когда потенциальный поставщик будет оказывать влияние на спецификацию готовой продукции таким образом, что он станет единственным источником снабжения. Если техническому персоналу поставщика необходимо непосредственно встретиться с инженерами фирмы-покупателя, то отдел закупок организует такие встречи. Приведенный выше перечень задач – один из вариантов набора полномочий работников отдела закупок производственного предприятия. В каждой фирме отдел закупок/снабжения будет иметь свой объем полномочий, которые будут зависеть от организационной структуры компании и логистической системы в целом.

Отправной точкой в закупочной деятельности является определение потребности в том или ином товаре (материальных ресурсах или готовой продукции). Необходимую информацию для определения объемов закупки обеспечивают данные, предоставляемые например отделом производства промышленной компании или службой продаж торгового предприятия. Они дают представление о расходовании материалов в производстве или фактическом рыночном спросе на товарную продукцию. Для определения потребности на основе фактического расхода (спроса) продукции используются ряд методов прогнозирования. Чаще всего применяются методы экстраполяции динамических рядов фактических значений расхода (спроса) материальных ресурсов или готовой продукции, такие, например, как экспоненциальное сглаживание, динамика средних, метод скользящего среднего и т.п. Общим недостатком этих методов является ограниченность возможности наблюдения за расходом (спросом) конкретного вида материальных ресурсов 9 или товарной позиции. При этом другие факторы (микро – или макро – среды), которые могут оказать существенное влияние на будущую потребность, не учитываются. Данное обстоятельство послужило причиной применения для прогнозирования (планирования) потребности в материальных ресурсах и готовой продукции методов многофакторных корреляционно – регрессионных моделей. Прогнозирование потребности в материальных ресурсах для производства продукции чаще всего основано на нормативном подходе, т.е. расчете удельных норм расхода материальных ресурсов: на одну позицию, единицу веса, длины, определенный объем выпуска готовой продукции и т.п. Сами удельные нормы расхода материальных ресурсов рассчитываются на основе конструкторских чертежей изделия, сборочных спецификаций, технологии производства и т.п. Для расчета норм расхода материальных ресурсов в каждой отрасли промышленности имеется соответствующее нормативно – методическое обеспечение.

27. Выбор поставщика является одной из наиболее важных задач закупочной логистики.

Решение по выбору того или иного поставщика необходимо обосновывать перед руководством компании и лица, ответственные за принятие решений о закупках, не могут действовать только интуитивно. Обычно такое решение зависит от оценки способности поставщика удовлетворять критериям качества, объема, условий доставки, цены и обслуживания.

Возможны два направления выбора поставщика: 1. Выбор поставщика из числа компаний, которые уже были вашими поставщиками (или являются ими) и с которыми уже установлены деловые отношения. Это облегчает выбор, так как отдел закупок фирмы располагает точными данными о деятельности этих компаний (хотя так бывает не всегда). 2. Выбор нового поставщика в результате поиска и анализа интересующего рынка: рынка, с которым фирма уже работает, или совершенно нового рынка (например, если принято решение диверсифицировать деятельность). Для проверки потенциального поставщика часто необходимы большие затраты времени и ресурсов, поэтому ее следует осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого списка, которые действительно имеют серьезный шанс получить большой заказ. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими, ожидается большая эффективность.

1. Поиск потенциальных поставщиков: 1) объявление конкурса; 2) изучение рекламных материалов; 3) посещение выставок и ярмарок; 4) переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

2. Анализ потенциальных поставщиков по критериям: 1) цена; 2) качество продукции; 3) надежность поставок (соблюдение договоров по срокам поставки, по ассортименту, комплектности, качеству и количеству продукции); 4) удаленность поставщика от потребителя; 5) сроки выполнения текущих и экстренных заказов; 6) наличие резервных мощностей; 7) организация управления качеством у поставщика; 8) психологический климат у поставщика; 9) способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования; 10) финансовое положение поставщика.

3. Оценка результатов работы с поставщиками на основе: 1) критериев выбора поставщика; 2) анализа значимости товара для производственного или торгового процесса; 3) значимости (важности) каждого критерия; 4) оценок по каждому критерию.

Критерии выбора:1. Надежность доставки. 2. Гарантии качества. 3. Производственные мощности. 13 4. Цены. 5. Местоположение. 6. Технический потенциал. 7. Финансовое положение. 8. Возможность компромиссов. 9. Наличие информационной системы связи и отработки заказов. 10.Послепродажный сервис. 11.Репутации и роль в своей отрасли. 12.Деловая инициативность. 13.Управление и организация. 14.Контроль процессов. 15.Отношение к покупателю. 16.Имидж. 17.Оформление товара (паковка). 18.Трудовые отношения. 19.Деловой опыт и история взаимоотношений. 20.Вспомогательная литература и инструкции. 21.Взаимность выгод и интересов.