Специфіка оформлення офіційної документації

Накази

Наказ – це офіційний розпорядчий документ, який видається керівником установи (структурного підрозділу) на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов’язковий для виконання підлеглими [16].

Проект наказу створюється, як правило, у відповідному структурному підрозділі (виконавцем або керівником), підписується керівником структурного підрозділу, узгоджується з іншими посадовими особами установи, в компетенції яких знаходиться повне або часткове вирішення питання, про яке йдеться в наказі (заступником керівника установи, куратором питань, про які йдеться в наказі, юристом). До проекту наказу додають документи, що мотивують його доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін не вказано в його тексті. Право підписання наказів визначається законодавством: зазвичай це право мають керівники установ, їхні перші заступники, а також деякі посадові особи відповідно до їх повноважень і компетенції.

Наказ діє доти, доки не буде скасований (особою, яка його підписала, або вищою інстанцією) або поки не буде виконаний чи поки не закінчиться термін його дії, вказаний у самому наказі.

Наказ не має юридичної сили та підлягає скасуванню, якщо він виданий із порушеннями встановлених правил.

Накази бувають індивідуальними й нормативними:

Індивідуальні накази пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності конкретних осіб (заохочення й стягнення, переведення на іншу роботу тощо).

Нормативні накази – це безособові накази, які регламентують трудову діяльність усього трудового колективу чи його частини (правила внутрішнього трудового розпорядку, реорганізація структурних підрозділів тощо).

Розрізняють два види наказів:

- щодо особового складу;

- з питань основної діяльності.

Накази щодо особового складу (це, як правило, індивідуальні накази) пов’язані з вирішенням питань трудової діяльності окремих працівників – зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо.

Накази з питань основної діяльності (нормативні накази) – це документи, які оформляють рішення керівника щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів - конкретні заходи щодо виконання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо (див. Додаток В).

Накази складаються з таких реквізитів:

1) повна назва установи, де видається наказ;

2) назва документа;

3) дата;

4) номер;

5) назва (заголовок) наказу (про що наказ);

6) текст;

7) підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прізвище) [4, с. 249].

Текст наказу складається, як правило, з констатуючої та розпорядчої частини. Констатуюча частина складається зі вступу, де вказується причина видання наказу (наявність розпорядчого документа вищого органу тощо), аргументації (викладаються основні факти) та висновку (мета видання наказу). Розпорядча частина містить конкретні пункти, в яких викладається зміст наказу (заходи чи дії, строки, виконавці, відповідальні особи тощо).

У текстах наказів щодо особового складу (про зарахування, звільнення, переведення, надання відпустки тощо) слід указувати такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (перший раз у тексті наказу вказується повністю) особи, яка зараховується (звільняється, переводиться) на посаду.

2. Назва посади (структурного підрозділу), на яку зараховується особа (з якої на яку переводиться, з якої звільняється).

3. Дата зарахування (звільнення, переведення). Якщо в тексті вона відсутня, приймається дата підписання наказу керівником установи.

4. На яких умовах (за контрактом, на постійну чи тимчасову роботу, на який термін, за сумісництвом тощо).

5. Особливі умови (скорочений робочий день, неповний робочий тиждень, матеріальна відповідальність тощо).

6. Форма оплати праці (відповідно до штатного розкладу, погодинна тощо) [12, с. 307].

Службові листи

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Є різні види службових листів: інформаційні, рекламні, листи-запрошення, супровідні листи, листи-повідомлення, листи-підтвердження, листи-нагадування, гарантійні, ініціативні листи, листи-відповіді, листи-прохання та ін.

Працівники служби документування повинні намагатися скорочувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надійшли до організації й створені нею за певний період, а отже, обґрунтовано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні – очно чи телефоном [13].

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об’єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов’язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс і дату вхідного документа), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату A4 або А5 [8, с. 471–472].

Реквізити службового листа:

11 – дата (проставляють у день підписання документа);

12 – індекс (проставляють у день підписання документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

15 – гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16 – адресат;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виготовленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

26 – відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28 – прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

29 – позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);

30 – позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 – позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа) [2, с. 103].

Інформаційні листи – це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата (реквізит 16) можна зазначити узагальнено.

Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.

Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-запрошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям.

Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата інформують про направлення йому документів, що додаються до листа. Обсяг текстів таких листів, як правило, невеликий, тому доцільно оформляти їх на аркушах (бланках) формату А5. Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні документи (наприклад, уточнити термін виконання, роз’яснити складні моменти, пояснити причину затримання тощо). У текстах супровідних листів мають зазначатися заголовки, індекси й дати документів, що направляються.

Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт, їх направляють конкретному адресатові.

Листи-підтвердження – це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів, листів, цінних паперів тощо. Листи-підтвердження можуть містити також інформацію про чинність раніше укладених договорів, угод, затверджених положень, інструкцій і т. п. Текст таких листів починається словами, утвореними від дієслова «підтверджувати».

Своєчасність надсилання листів-підтверджень (у разі потреби) усуває необхідність підготовки й направляння листів-нагадувань, дає змогу адресатові зняти питання з контролю.

Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про наближення чи закінчення терміну виконання якихось завдань (зобов’язань), проведення заходів і необхідність унаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними від дієслова «нагадувати».

Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари, забезпечення проведення дослідів, надання робочого місця тощо. Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому бланку, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують керівник і головний бухгалтер підприємства (установи, організації, фірми) [17].

Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові. Тематика ініціативних листі необмежена Залежно від викладеного в листі відповідь може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді (відмови) подається її обґрунтування.

Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь – позитивна чи негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови – обґрунтованим [17].

Лист прохання – це вид службового листа, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання (див. Додаток Ґ).

Протоколи

Протокол – це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбиваються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення. Вони оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань [1, с. 195–196].

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени президії (див. Додаток Д).

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на:

1) стислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний;

2) повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У детальний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення;

3) витяг з протоколу – коротка форма повного протоколу. У витягу вказують прізвища та ініціали тих, хто виступив (без викладу виступів), а також зміст прийнятих рішень. Витяг із протоколу підписують голова й секретар засідання. У протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано;

4) стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно. Якщо хід засідання стенографується, зміст виступів до протоколу не заноситься; розшифрована та оформлена належним чином стенограма додається до протоколу [1, с. 198].

Коли хід зборів, нарад, засідань фіксується на магнітній плівці шляхом запису на магнітофоні чи диктофоні, після засідання записані на ній тексти виступів передруковуються і заносяться до протоколу.

Протокол має такі реквізити:

- назва виду документа, яку пишуть посередині рядка;

- порядковий номер протоколу;

- назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада);

- назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;

- дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);

- кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. У разі великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10–12 осіб, то вказують усіх присутніх;

- посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії);

- порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;

- текст;

- перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;

- підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить слова: «Слухали», «Виступили», «Ухвалили».

Слово «Слухали» друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ «Виступили».

У розділі «Ухвалили» повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому – результати голосування.

Текст протоколу має бути точним, лаконічним, складеним на основі виступів, повинен усебічно характеризувати обговорюване питання з додержанням змісту й форми викладу, позиції учасників сторін.

Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами, документами, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи, через надсилання їм рішень.

Рішення колегій установ впроваджується в життя наказами керівника установи [16].

ВИСНОВКИ

Зробивши багатоаспектний аналіз офіційної документації, визначивши її поняття, роль і сутність, можна зробити висновок, що офіційні документи є невід’ємною складовою ведення не тільки управлінської, а й багатьох інших видів діяльності. При цьому не варто звертати увагу на його матеріальну форму – чи це паперовий, чи електронний або будь-який інший носій, на якому можна зберігати інформацію.

У процесі проведення дослідження було виконано всі поставлені завдання, які безпосередньо пов’язані з метою.

Також варто зробити підсумки, що стосуються узагальнених визначень таких понять:

1) інформація – будь-які відомості або дані, які можуть бути
збережені на матеріальних носіях або відображені в електронному вигляді;

2) носій інформації – передавач інформації не тільки в просторі, а й в часі;

3) документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді;

4) офіційний документ – це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб;

5) класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності;

6) управління – це вид суспільної діяльності, яка передбачає систему скоординованих дій суб’єкта на об’єкт для виконання певних організаційних завдань.

Детальна характеристика вищезазначених понять відбувалася протягом виконання дослідження вцілому.

Функціонування офіційної документації в багатьох сферах суспільного життя є звичним і водночас важливим явищем. Люди, які працюють над такими документами, повинні володіти високим рівнем знань, вмінь та навичок, добре знати норми чинного законодавства, щоб створювати, редагувати, забезпечувати повноцінний документообіг та документооборот у межах організації, установи, фірми чи підприємства.

Офіційні документи на сучасному етапі розвитку суспільства активно використовуються абсолютно всіма об’єктами та суб’єктами управлінської діяльності, соціумом, будь-якими фізичними та юридичними особами.

Отже, офіційний документ – це документ оформлений і засвідчений у встановленому порядку, який посвідчує певні факти, що мають юридичне значення. Офіційний чи неофіційний статус таких документів визначається в залежності від статусу джерела інформації та багатьох інших обставин, що є актуальними та важливими у певний період часу.