Поняття «офіційний документ» у документознавчій науці та в управлінні

Щоб з’ясувати сутність поняття «офіційний документ», варто знати його визначення. Згідно з Законом України «Про інформацію», документ – це матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якої є її збереження та передавання у часі та просторі [15; с. 650].

Поняття офіційного або службового документа є досить поширеним та багатозначним. Особливо це стосується документознавства та наук, пов’язаних з ним. Такі документи також активно функціонують в управлінській сфері.

Офіційний документ – це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб.

Офіційний документ – це документ, що складається і видається службовими особами від імені органів державної влади, підприємств, установ, організацій будь-якої форми власності, які посвідчують конкретні факти і події, що мають юридичне значення, складений належним чином за формою і має необхідні реквізити.

Офіційна документація – службовий двосторонній документ (акт, довідка), що підтверджує проведення контрольного заходу, відображає його результати та є носієм інформації про виявлені й систематизовані за економічною однорідністю недоліки у фінансово-господарській діяльності суб’єкта господарювання, порушення законодавства України посадовими особами суб’єкта господарювання; супровідна документація офіційного характеру [11, с. 739].

В юридичній літературі з приводу того, який документ необхідно вважати офіційним, також немає єдності поглядів.

Так, на думку Б. Здравомислова, під офіційним документом прийнято розуміти письмові акти, які засвідчують конкретні факти та явища, що мають юридичне значення, складені належним чином, та які мають необхідні реквізити (наприклад: дату, штампи, печатку, підпис уповноваженої особи).

Офіційний документ, на думку С. Келіної, – це письмовий документ, який виданий органом державної влади або органом місцевого самоврядування, який містить необхідні реквізити (печатки, підписи) та за своїм змістом надає кому-небудь права чи звільняє від обов’язків або засвідчує які-небудь факти, явища чи інші обставини, що мають юридичне значення.

Ю. Ляпунов розглядає офіційний документ як матеріальний носій інформації, письмовий акт федеральних органів державної влади та державного управління, органів місцевої влади та самоврядування. Він також зазначає, що офіційні документи, які засвідчують певні факти та явища, що мають юридичне значення, володіють, за загальним правилом, відповідною формою та реквізитами.

Деякі дослідники вважають, що документи визнаються офіційними, коли опиняються у віданні відповідних органів, безпосередньо у службових осіб. Лише в таких випадках вони набувають характер офіційних та здатні бути предметом службового підроблення. Також існує думка, що офіційність документа обґрунтовується не його джерелом походження, а місцем знаходження в певний конкретний момент часу [3, с. 47–48].

Дану проблему досліджували й такі дослідники, як Кузнєцов та Пінхасов. Вони заперечували вищесказане і доводили, що критерієм, що відрізняє офіційний документ від приватного, є не те, де зберігається цей документ, а офіційний характер службової особи, від якої він походить. Таким чином, офіційність документа – це його постійна ознака.

Українські дослідники також приділяють багато уваги чинникам, що впливають на визнання певного документа офіційним. М. Хавронюк та М. Мельник зазначають, що офіційними є документи, що складаються і видаються службовими особами від імені органів державної влади, органів місцевого самоврядування, об’єднань громадян, а також підприємств, установ і організацій будь-якої форми власності, які посвідчують конкретні факти і події, що мають юридичне значення, складені належним чином за формою і мають необхідні реквізити (штамп, печатку, номер, дату підпис). Приватні документи також можуть бути офіційними, якщо вони складені, наприклад, нотаріусом, або передані громадянином для зберігання або використання в державних, колективних чи приватних підприємствах (наприклад, довіреність на одержання зарплати).

Дещо іншу позицію в цьому плані займають М. Коржанський, М. Потебенько та В. Гончаренко. Так, М. Коржанський вважає, що офіційними є лише письмові акти, що видаються державними, громадськими чи приватними підприємствами, установами або організаціями, які призначені для посвідчення фактів чи подій, що мають юридичне значення. Подібною є й позиція, викладена М. Потебеньком та В. Гончаренком. Вони вважають, що офіційні документи – це належним чином оформлені акти, що засвідчують факти та події, які мають юридичне значення, а також мають властивість породжувати певні правові наслідки у вигляді виникнення, зміни або припинення правовідносин.

Під офіційними документами розуміють акти органів державної влади чи органів місцевого самоврядування, а також установ, підприємств чи організацій незалежно від форми власності, складені або засвідчені в установленому законом порядку службовими особами цих органів, установ, підприємств чи організацій [19, с. 103].

Офіційний документ – документ оформлений і засвідчений у встановленому порядку, який посвідчує певні факти, що мають юридичне значення.

Офіційність чи неофіційність документа визначається в залежності від статусу джерела інформації.

Таким чином, можна узагальнити, що чи не найбільш чіткою є позиція, згідно з якою до офіційних документів належать не лише акти юридичних осіб, а й акти приватних осіб, але лише такі, що вже передані посадовим особам відповідних організацій та вже стали частиною їх діловодства.