Видова різноманітність службових документів

Наявність багатьох видів, форм, способів оформлення службових документів зумовила їх класифікацію. Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі кла­сифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

До офіційних або службових документів відносять урядові документи, матеріали, постанови, декрети, заяви, комюніке, стенограми офіційних засідань, дані державної та відомчої статистики, архівні і поточні документи різних установ і організацій, ділова кореспонденція, протоколи судових органів, прокуратури тощо [14, с. 9].

Офіційні документи, як і будь-які інші, також підлягають класифікації (див. Додаток А). Критеріїв їх поділу може бути багато: розмір, ступінь обов’язковості, спосіб фіксації та багато інших.

Щоб краще орієнтуватися у документах, знати особливості складання та оформлення кожного з них, варто детально розглянути класифікацію документів, ознаки та принципи класифікації ї розподілу документів.

Документи можна класифікувати за такими ознаками: спосіб фіксації інформації, зміст, назва, вид, складність, місце складання, термін виконання, походження, гласність, юридична сила, стадія виготовлення, термін зберігання, рід діяльності та інші.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

- письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні до­кументи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

- графічні, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани, що цінні своєю ілюстративністю);

- фото- й кінодокументи – такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

- фонодокументи – такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо) [5, с. 6].

За змістом документи поділяють на:

- організаційно-розпорядчі;

- фінансово-розрахункові;

- постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання про­цесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

- організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

- розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки то­що);

- довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, теле­грами, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

- з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

- особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, роз­писки, доручення тощо).

За назвою розрізняють накази, положення, протоколи, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо.

За видами документи поділяють на:

- типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов’язковий характер;

- трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та об­робленні економиться час;

- індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо [1, с. 37].

За складністю документи бувають:

- прості, що містять інформацію з одного питання;

- складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють такі доку­менти:

- внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

- зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За терміном виконання документи бувають:

- термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з по­значкою «Терміново»;

- нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи поділяють на:

- службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

- офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

- звичайні,

- для службового користування (ДСК);

- таємні;

- конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

- справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. У своєю чергу, справжні документи бувають чинні та нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

- фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає дійсності [5, с. 6–7].

За стадіями виготовлення розрізняють та­кі документи:

- оригінали – перші або єдині примірники офіційних документів;

- копії – документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від­повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори­гіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного до­кумента, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

- документи постійного зберігання;

- документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

- документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- конструкторська;

- технологічна;

- розрахунково-грошова;

- з ціноутворення та ін. [1, с. 38].

Таким чином, варто узагальнити, що офіційні документи можна класифікувати за певними ознаками, беручи до уваги їх важливість, правила та принципи оформлення, терміни та умови зберігання, приналежність до конкретного виду системи документації.