Теоретические аспекты проведения инвентаризации

Инвентаризация — это один из методов бухучета. В ст. 10 Закона о бухучете указано, что для обеспечения достоверности данных бухучета и финансовой отчетности предприятия обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств, во время которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются владельцем (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение является обязательным согласно законодательству.

Третьим абзацем п. 12 Постановления №419 установлено, что порядок проведения инвентаризации и урегулирования расхождений по фактическому наличию активов и обязательств с данными бухгалтерского учета определяется Минфином. Такой же порядок определяется п. 3 Инструкции №69.

Таким образом, инвентаризация — это инструмент, обеспечивающий достоверность данных бухучета и финансовой отчетности. Ее непроведение является нарушением правил ведения бухучета и может привести к наложению административного штрафа в размере от 8 до 15 н. м. д. г. (136 — 255 грн) на основании ст. 164-2 КоАП. Это небольшая сумма, поэтому многие предприятия сознательно идут на нарушение, забывая, что результаты инвентаризации могут использоваться при принятии управленческих решений. Ведь при инвентаризации можно обнаружить товары, срок годности которых истекает, проверить условия их хранения. Можно также обнаружить ТМЦ, частично или полностью утратившие свои первоначальные качества, определить реальную стоимость основных средств, ТМЦ и прочих активов, состояние расчетов с дебиторами и кредиторами. Кроме того, при подтверждении финансовой отчетности аудитором согласно международным стандартам аудита аудитор должен удостовериться, что данные учета соответствуют действительности. И одним из наиболее распространенных и простых инструментов такого подтверждения является инвентаризация. При ее отсутствии такого уровня уверенности в достоверности данных достичь почти невозможно.

Учитывая задачи, решаемые должным образом проведенной и оформленной инвентаризацией, ее значение трудно переоценить. Поэтому рассмотрим подробно порядок ее проведения.

В пунктах 3 и 4 Инструкции №69 приведены случаи, когда инвентаризация является обязательной.

Порядок и сроки проведения инвентаризации на предприятиях и в организациях всех форм собственности регламентируются Инструкцией по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 11 августа 1994 № 69. При проведении инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов предприятия (организации, учреждения) придерживаются следующей схемы проведения инвентаризации.

Инвентаризацию отдельных видов имущества и обязательств проводят в следующие сроки:

- основных средств - не позднее 20 декабря отчетного года.

- расходов будущих периодов - не менее одного раза в год.

- товарно-материальных ценностей - не менее одного раза в год. Данная инвентаризация проводится не позднее 20 декабря отчетного года.

- денежных средств, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности - не менее одного раза в месяц.

- расчетов с кредитными организациями (банками) (по расчетным и валютным счетам, специальным счетам в банках, в том числе по полученным средствам целевого финансирования, и т.д.) - по мере получения выписок из банков.

- расчетов по платежам в бюджет - не менее одного раза в квартал.

- расчетов с дебиторами и кредиторами - не менее двух раз в год. Инвентаризация начинается не позднее 1 ноября с обязательным уточнением данных (для отчетности) по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

Инвентаризация проводится в складских помещениях, в кассе предприятия и в каждом отделе.

Количество инвентаризаций в год, сроки их проведения, перечень имущества и расчетов, подлежащих инвентаризации во время каждой из них, определяется руководителем предприятия, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным, а именно:

- Передача имущества государственных предприятий в аренду, приватизация и корпоратизация;

- Проведение хозяйственных операций, связанных с реструктуризацией предприятия;

- Ликвидация предприятия;

- Пожар, стихийное бедствие или аварии техногенного характера или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экспериментальными условиями;

- Смена руководителя коллектива при коллективной материальной ответственности, изъятия из коллектива (бригады), более половины ее членов, письменное обращение (требование) хотя бы одного из членов коллектива о ее проведении;

- Случаев отказа поставщиком в удовлетворении претензий на недогрузка товарно-материальных ценностей или полученные от покупателей претензии относительно недогрузки;

- Установление фактов злоупотреблений, хищений или порчи ценностей;

- Распоряжение судебно-следственных органов;

- Продажа объектов необоротных активов;

- Консервация необоротных активов и временное выведение из эксплуатации производственных мощностей;

- Переоценка имущества;

- Изменение материально-ответственного лица при индивидуальной материальной ответственности;

- Составления годовой финансовой отчетности;

- Смена руководителя предприятия.

Инвентаризация проводится как правило на первое число месяца. Это облегчает последующее сравнение его результатов с показателями учета. Если инвентаризация отдельных ценностей не может быть закончена за один день, ее можно начинать до и заканчивать после первого числа, а данные инвентаризации корректировать по состоянию на первое число.

Для проведения инвентаризационной работы приказом руководителя создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (при необходимости может дополнительно создаваться рабочая инвентаризационная комиссия). В ее состав входят руководители структурных подразделений, главный бухгалтер. Возглавляется комиссия руководителем предприятия или его заместителем. Такой состав комиссии объясняется тем, что она не проводит инвентаризацию непосредственно, а лишь осуществляет организационно-управленческие функции.

В функции постоянно действующей инвентаризационной комиссии входит:

1. проведение профилактической работы по обеспечению сохранности ценностей;

2. организация проведения инвентаризаций и инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

3. осуществление контроля проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации ТМЦ в местах хранения и переработки в межинвентаризационный период;

4. проверка правильности определения инвентаризационных разниц, обоснованности предложений по зачету пересортицы ценностей во всех местах их хранения;

5. при установлении серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и в других случаях проведения по поручению руководителя предприятия повторной сплошной инвентаризации;

6. рассмотрение письменных объяснений лиц, допустивших недостачу или порчу ценностей либо другие нарушения, и предложений по регулированию обнаруженных недостач и потерь от порчи ценностей, зачета в результате пересортицы.

Инвентаризацию проводят непосредственно рабочие комиссии, состав которых утверждается приказом руководителя предприятия. В состав таких комиссий входят специалисты, знающие объект инвентаризации. Например, к инвентаризации незавершенного производства стоит привлечь инженеров, технологов, специалистов рабочих специальностей. В то время как инвентаризацию расчетов с контрагентами, начисленных в бухучете резервов и прочих учетных данных стоит проводить с помощью квалифицированных бухгалтеров. Поскольку одной из задач инвентаризации является проверка реальности стоимости зачисленных на баланс активов, то комиссия может воспользоваться услугами субъекта оценочной деятельности в соответствии с Законом Украины от 12.07.2001 г. №2658-III «Об оценке имущества, имущественных прав и профессиональной оценочной деятельности в Украине». В письме Госкомпредпринимательства от 16.12.2002 г. №2-221/6694 указано, что при ликвидации предприятия необходимо проводить инвентаризацию и ликвидационная комиссия может воспользоваться услугами профессионального оценщика. Мы считаем, что профессионального оценщика можно привлекать и при любых других основаниях проведения инвентаризации.

Относительно состава рабочей комиссии в Инструкции №69 указаны только два ограничения:

1. запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц одного и того же работника два года подряд (п. 11.2 Инструкции №69);

2. материально ответственное лицо в состав инвентаризационной комиссии не включается, поскольку оно является лицом, которое проверяется.

Если предприятие небольшое, то проводить инвентаризацию может и постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Если она не может обеспечить своевременное проведение инвентаризации, то целесообразно создать рабочие комиссии. Количество рабочих инвентаризационных комиссий не ограничено. Главное, на что следует обращать внимание, — это срок проведения инвентаризации. Количество рабочих комиссий и их состав должны быть такими, чтобы обеспечить необходимые условия для ее проведения в кратчайшие сроки, предусмотренные приказом руководителя.

Членов рабочей комиссии перед началом инвентаризации следует обеспечить документами, в которых они будут отражать результаты инвентаризации. В приложениях к Инструкции №69 приведены только три таких документа, а именно:

1. акт контрольной проверки инвентаризации ценностей (приложение 1 к Инструкции №69);

2. книга регистрации контрольных проверок инвентаризаций (приложение 2 к Инструкции №69);

3. ведомость результатов инвентаризации (приложение 3 к Инструкции №69).

Эти документы больше подходят для обобщения полученных данных, а также для контроля за правильностью проведения инвентаризации.

Постановлением Госкомстата от 28.12.89 г. №241 «Об утверждении форм первичной учетной документации для предприятий и организаций» были утверждены унифицированные формы первичных документов. В частности, это документы для оформления результатов инвентаризации (далее — Постановление №241). На сегодня данный документ является действующим¹. В связи с этим предприятия могут использовать первичные документы, утвержденные Постановлением №241. Правомерность применения данных форм первичных документов подтверждается также в письмах Госкомстата Украины от 30.01.2003 г. №03-04-05/18 и от 26.05.2004 г. №03-04-05/41 (см. «ДК» №48/2007). Предприятие может самостоятельно разработать форму первичных документов для отражения результатов инвентаризации (с учетом всех необходимых реквизитов), но, как показывает практика, приведенных форм вполне достаточно.

Постановлением ВРУ от 12.09.91 г. №1545-XII «О порядке временного действия на территории Украины отдельных актов законодательства Союза ССР» установлено, что до принятия соответствующих актов законодательства Украины на территории республики применяются акты законодательства Союза ССР по вопросам, не урегулированным законодательством Украины, при условии, что они не противоречат Конституции и законам Украины.

Перед началом инвентаризации материально ответственные лица должны предоставить расписку, что все документы, подтверждающие поступление и выбытие ценностей, переданы в бухгалтерию, материальные ценности оприходованы на склад, а выбывшие списаны в расходы. Форма и содержание расписки включены в шапку первичных документов, утвержденных Постановлением №241, поэтому материально ответственным лицам остается только подписать их и проставить дату.

Инвентаризации по своему виду делятся на плановые и внеплановые. При проведении плановой инвентаризации материально ответственные лица заранее предупреждаются об этом для того, чтобы подготовить материальные ценности к проверке. При проведении внеплановых (внезапных) инвентаризаций все ТМЦ готовятся к проверке в присутствии инвентаризационной комиссии (п. 8 Инструкции №69).

Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчёты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчётах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.

Сведения о наличии имущества, установленные в ходе проверки, заносятся в инвентаризационные описи или акты.

Итоговые данные в описи материальных ценностей указываются как в количественных, так и в стоимостных показателях. При этом в описи приводятся сведения о фактическом наличии продукции и по данным бухгалтерского учета.

Date: 2016-07-05; view: 992; Нарушение авторских прав