Информацию о том, как автор организует эту фактическую информацию; данную информацию принято называть метатекстом. 5 page

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение. наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

В состав реквизита «ПОДПИСЬ» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке): личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице–президент Ассоциации

региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

Допускается в реквизите «ПОДПИСЬ» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер Личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от: 05.06.2003 № 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись АС. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права дип. фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Ленченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнения, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Степень свободы выбора в процессе составления(построения) пишущим текста документа обратно пропорциональна степени фиксированности параметров(реквизитов).

8.11 Требования к тексту документа

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). Это устоявшийся порядок составления документа. Вместе с тем возможна другая последовательность изложения текста: вначале освещается существо вопроса: предложения, просьбы и т. п., а затем указывается, что явилось основанием составления документа. Последовательность частей делового письма может быть представлена в следующем виде обращение – вступление – описание ситуации – заключение – предупреждение – заключительные этикетные формулы.

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому необходимо смысловые части разделять абзацами.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функция», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

- от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

- от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «считает возможным»).

В тексте делового письма используется хронологический, фактологический способ изложения.

Глаголы представляем, направляем используются в сопроводительных письмах:

К обязательным требованиям, предъявляемым к деловой документации, относятся лаконизм формулировок, стандартность языка при изложении типовых ситуаций, соответствие нормам официального этикета.

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами: достоверность и объективность; точность; максимальная краткость, лаконизм формулировок; безупречность в юридическом отношении; стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения; нейтральный тон изложения.

Соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

В России обращение не является обязательной частью делового письма. В деловых письмах, характеризующих управленческие ситуации и обосновывающих необходимость осуществления каких-либо действий, следует использовать хронологический способ изложения:

8.12 Типы документов

Разнообразие жанров официально-делового стиля порождает и многообразие типов деловой документации, которые условно можно разделить на три группы: деловые бумаги частного характера (заявление, объяснительная записка, расписка, доверенность (личная), автобиография, характеристика, резюме), распорядительная документация и административно-организационная переписка. Предлагают выделять следующие виды документов – таблицы, анкеты, тексты, линейная запись. Линейная запись используется в распоряжении. Таблицы характерны для финансовых ведомостей. Анкеты – для личных листков по учету кадров. К текстам-аналогам относятся приказы и постановления, распоряжения, текстам-трафаретам относя контракты, справки, договор, справки, доверенность финансовая ведомость. В таких документах как служебная записка, телеграмма, приказ, постановление может быть равен предложению. Документы в делопроизводстве – это деловые бумаги с подписью и печатью.

Документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие, называется доверенностью. Документ, который имеет специально обозначенный заголовок к тексту – приказ.

8.13 Частные деловые бумаги

К числу частных деловых бумаг относят заявление, объяснительная записка, расписка, доверенность (личная), автобиография, характеристика, резюме

Текст документов личного характера может быть произвольным и составляется самим автором, но такие реквизиты, как назван; вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: наименование адресанта – наименование адресата – наименование документа – формулировка просьбы – подпись – дата. Традиционно заявление оформляется в соответствии с образцами-моделями. Слово ЗАЯВЛЕНИЕ как название соответствующего документа пишется со строчной буквы и после него ставится точка, если после наименования адресата нет предлога ОТ.

Объяснительная записка - документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисциплины, каких-либо социально-общественных правил (например общежития, поведения), невыполнения задания и т. п. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: название вида документа, дату, адресата (кому), текст, отметку о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в текста подпись.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей, составляется по образцу-модели. Расписка имеет следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись лица, давшего расписку.

Текст расписки включает:

- фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, должность, место жительства) лица, получившего что-либо (т. е. дающего расписку);

- фамилию, имя, отчество (иногда паспортные данные, должность, место жительства) лица, выдавшего что-либо, или наименование учреждения, от которого получено что-либо.

- наименование (перечень) полученного с указанием количества и стоимости (сумма пишется цифрами и в скобках пропись с большой буквы).

Личная доверенность - документ, свидетельствующий предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина), составляется по образцу-модели.. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность). Доверенность предполагает следующие реквизиты: название вида документа, дату выдачи доверенности и дату удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителя и подпись должностного лица, заверяющего доверенность (т. е. удостоверяющего подпись доверителя), печать.

Текст доверенности содержит:

- фамилию, имя, отчество (иногда должность) доверителя;

- фамилию, имя, отчество (иногда должность) доверенного лица;

- содержание доверенности: что конкретно доверяется (сумма пишется цифрами и в скобках прописью с большой буквы).

При доверении ценных предметов и денежных средств указываются адрес и паспортные данные.

Автобиография - документ, в котором в произвольной форме точным, лаконичным, официальным языком дается краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и учебно-трудовой деятельности, составляется по образцу-модели. Автобиография включает следующие реквизиты: название вида документа, дату, текст, подпись.

В тексте автобиографии указываются:

- фамилия, имя, отчество;

- время (число, месяц и год) и место рождения;

- сведения: об образовании (где и когда учился); о прохождении службы в Вооруженных Силах страны (для военнообязанных); о трудовой деятельности (где, кем и когда работал и занимаемая должность в настоящее время);

- дополнительная информация (знание иностранных языков, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т. д.);

- сведения о составе семьи (год рождения, где и кем работает или где учится каждый член семьи).

Автобиография составляется на основе образца-схемы.

Характеристика - документ, в котором говорится о профессиональных и личных качествах человека, раскрывается его деловое и общественное лицо. Характеристика имеет следующие реквизиты: название вида документа, заголовок, дату, текст, подпись

Содержание заголовка характеристики, в отличие от принятого в этом реквизите, имеет несколько иное наполнение, включающее необходимые анкетные данные того, на кого она составляется:

- фамилию, имя, отчество;

- год рождения;

- сведения о месте учебы (работы): наименование учебной заведения (учреждения), факультет, курс (структурное подразделение, должность).

Текст характеристики содержит:

- информацию о времени учебы (работы) в данном вузе (учреждении) и оценку профессионально-деловых качеств в целом;

- характеристику отношения к учебе (работе) и общественной жизни: достигнутые результаты, круг обязанностей и интересов;

- характеристику личных качеств.

Резюме - документ, представляющий потенциальному работодателю анкетные данные, профессиональные и личные качества и возможности претендента на какую-либо должность. Резюме является творческой деловой бумагой, поэтому не существует жестких рамок его составления. Главная задача при составлении резюме - объективно, но вместе с тем в выгодном для себя, т. е. автора резюме, свете дать персональную информацию с целью трудоустройства. В этом документе имеется набор обязательных реквизитов: название вида документа, заголовок, дата, текст, отметка о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте), подпись.

Заголовок резюме содержательно отличается от традиционного наполнения реквизита «заголовок» и включает следующие персональные (анкетные) данные:

- фамилию, имя и отчество претендента;

- место и дату рождения (число, месяц, год);

- семейное положение;

- домашний адрес (индекс, город, область, район, улица, дом квартира; номер контактного телефона, e-mail; время, удобное для связи);

- адрес учебного заведения, где учится в настоящее время, ил организации, в которой работает в настоящее время (наименование учреждения, индекс, город, область, район, улица, дом; номе телефона, факс, e-mail; время, удобное для связи).

В тексте указываются:

- наименование вакансии;

- основная информация (сведения об образовании и имеющему опыте работы: где и когда учился; какую специальность приобрел, где и когда работал, в какой должности);

- дополнительная информация (сведения об учебно-профессиональном и общественном росте, работе посовместительству) имеющих прямое отношение к предполагаемой профессионально деятельности);

- прочая информация (сведения о сопутствующих знаниях и навыках, не имеющих непосредственного отношения к предполагаемой работе, но выгодно отличающих от других претендентов);

- интересы, склонности (сведения об увлечениях, показывают на общую образованность, широту интересов и повышающих уровень компетентности в вопросах, связанных с будущей деятельностью);

- иная вспомогательная информация (сведения об общественно-личностных качествах и конкретных способностях, наличии которых говорит о профессиональных возможностях и потенциальных способностях к выбранному виду работы);

- рекомендации (сведения о наличии и возможности предоставления рекомендаций от юридических и авторитетных лиц либо информация о имеющихся рекомендациях, оформленная в вил, приложения в соответствии с требованиями, предъявляемыми к этому реквизиту.

Счета составляются на основе образца-матрицы

8.14 Распорядительные документы

К распорядительным документам относятся приказ, распоряжение, указание, инструкция, постановление и др. Распорядительные документы относятся к текстам-аналогам. Заголовок, имеющий структуру предлог О + название управленческого действия+ указание на объекте этого действии, является реквизитом организационно-распорядительных документов.

Отдельно выделяют также информационно-справочные документы, такие, как протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др., и документы по персоналу предприятия: типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т.д.

Приказ является самым распространенным жанром распорядительных документов. Он издается по основным вопросам, а именно по вопросам внутренней жизни учреждения, организации, по вопросам создания, ликвидации, реорганизации и т.д. Текст должен иметь заголовок. В текстах приказов не допускаются сокращения. В приказе находит отражение указание на исполнителя, срок исполнения, контроль за исполнением, предписываемое действие.

Последовательность элементов содержания приказа может быть представлена следующим образом: исполнитель – срок исполнения – предписываемое действие – контроль за исполнением.

Текст состоит из двух взаимосвязанных частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – это введение в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Пересказ акта вышестоящего органа, во исполнении которого издается данный распорядительный документ. Констатирующая часть в тексте приказа факультативна.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, приказываю, которое печатается прописными буквами. Предписываемое действие выражается глаголами в неопределенной форме (подготовить, организовать..)

По оперативным вопросам издаются распоряжения, указания. Распорядительные документы относятся к текстам-аналогам.

Правовой акт, принимаемый некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данными органами – постановление. Акт управления государственного органа, изданный в рамках присвоенной данному органу компетенции, имеющий обязательную силу для тех, к кому он адресован, - распоряжение.

Справки – документы, содержащие описание и подтверждение фактов и событий. Справки делятся на две группы: информация о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удоставеряющие какой-либо юридический факт. Это справки о подтверждении места учебы и работы, занимаемой должности, заработной платы и т.д.

8.15 Административно-организационные документы

Деятельность любой организации сопровождается составлением разных видов документов: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего распорядка или положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция, договор, планы, правила, отчеты и др.

Договор (контракт) - документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. При составлении договоров и их заключении следует уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных трактовок, а также тщательно проверять правильность написания юридических адресов организаций-контрагентов.

Составными частями договора являются:

- название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

- дата, место составления, номер;

- наименование сторон (полные и сокращенные названия организаций);

- предмет договора (контракта);

- общая сумма договора, цена за единицу товара;

- условия и сроки поставки, перевода, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчета;

- определение согласованных и заранее оцененных убытков, санкции за невыполнение принятых обязательств, форс-мажорные обстоятельства;

- качества, вес поставленного товара, чертежи и техническая документация;

- порядок сдачи/приема выполненных работ;

- гарантии инспектирования, порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон;

- подписи должностных лиц;

- печати фирм-контрагентов.

Нормы и требования, обязательные для выполнения, устанавливаются в правилах. Такой вид административно-организационного документа, как положение, определяет структуру, функции, компетенцию органа или системы органов.

Инструкция определяет нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Последовательность элементов содержания положений, правил, инструкций можно представить в следующем виде: наименование учреждения, выпустившего данный документ – гриф утверждения – заголовок – констатирующая часть – основной текст – подпись лица, подготовившего проект документа – дата.

8.16 Деловые письма

Деловые письма представляют собой документы для внешнего пользования. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. К числу деловых писем относятся также и письма, связанные с выражение внимания, участия. Термин циркулярные письма использовался в прошлом для обозначения таких писем, как информационные. В сфере делового общения письмо выступает как чрезвычайно гибкий документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Если в частной переписке каждое письмо несет на себе печать индивидуальности автора, выраженной в особенностях стиля письма, манере изложения мыслей и т. д., то язык деловой корреспонденции всегда официален, учтив, тактичен, выразителен, четок и краток. Информационное письмо содержит сведения официального характера.

Употребление обращения «гражданин» допускается в деловых письмах административно-юридического характера.

По функциональному признаку письма можно разделить на 1) письма, требующие ответа (письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.); 2) письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение и т.д.);

Письма-ответы должны всегда сочетать индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

Письма можно классифицировать по аспектам. Можно выделить следующие аспекты в содержании деловых писем;

- факт напоминания - письмо-напоминание;

- выражение гарантии - письмо гарантийное;

- указание на достигнутую степень согласия, совершившийся факт - письмо-подтверждение;

- информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях - информационное письмо (содержит сведения официального характера);

- указание на факт отправки прилагаемых к письму документов - сопроводительное письмо;

- предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. - письмо-предупреждение.

К деловым письмам, связанным с обращениями по оказанию услуг, относятся письмо-согласие, письмо-требование, письмо-заказ

К деловым письмам, связанным с распространением информации, относятся письмо-предложение, письмо-уведомление, рекламное письмо.

Одно и то же письмо может содержать гарантию, просьбу и напоминание, т.е. быть многоаспектным.

Количество видов писем соответствует практическим ситуациям, вызывающим необходимость письменного общения партнеров.

Сопроводительное письмо - письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Письмо-согласие, письмо-требование, письмо-заказ относятся к деловым письмам, связанным с обращениями по оказанию услуг. Письмо-предложение, письмо-уведомление, рекламное письмо относятся к деловым письмам, связанным с распространением информации

Письмо-извещение - документ, информирующий о чем-либо (например, о предстоящем мероприятии) и предлагающий контрагенту принять участие.

В письме-напоминании вторично содержится информация о каком-либо факте.

Письмо-подтверждение удостоверяет факт отправки (получения) документов и материалов (например, писем, факсов, каталогов, образцов изделий и т. п.), состоявшийся ранее разговор и т. д.

Письмом-предложением партнер (продавец) заявляет о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование товара, его количество и качество, цена, срок поставки и другие детали в зависимости от характера товара. Письмо-предложение относятся к деловым письмам, связанным с распространением информации.

Письмо-просьба - документ, выражающий просьбу о выполнении какого-либо действия, получения документации или материальных ценностей.

В письме-запросе предприятие (учреждение) просит разъяснить какой-либо факт или действие и побуждает фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо.

Приглашение адресуется как конкретному лицу, так и нескольким лицам и служит основанием для их участия в планируемом мероприятии и т. д. Деловые письма пишутся по установленной форме на напечатанных типографским шрифтом бланках (второй экземпляр (копия) исходящего письма печатается не на бланке). Название вида документа не указывается.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты: дата, номер (индекс), ссылка на номер и дату входящего документа, если письмо является ответом; заголовок, изложенный одной фразой. На письмах должны быть правильно указаны составные части «адресата» (получателя письма): фирма, структурное подразделение; должность; фамилия; юридический адрес получателя.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и конкретным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.