Техника и формы бухгалтерского учета

Учетные регистры

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйствен­ных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

После приемки информация с первичного документа переносится в учетные ре­гистры, а на самом документе делается специальная отметка, исключающая возмож­ность ее повторного использования.

Совокупность средств (вручную или с использованием средств автоматизации) и приемов, с помощью которых осуществляется регистрация учетной информации (сведений из первичных документов) понимается под термином техника бухгалтер­ского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые в зависимости от степени автоматизации могут состав­ляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерско­го учета и в бухгалтерской отчетности.

Документы, служащие основанием для записей в регистрах бухгалтерского уче­та, должны представляться в бухгалтерию в сроки, установленные графиком доку­ментооборота.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим сче­там бухгалтерского учета.

По внешнему виду учетные регистры подразделяются на:

· книги;

· карточки;

· свободные листы;

· машинные носители (магнитные ленты, диски, дискеты и др.).

Книги представляют собой сброшюрованные свободные листы определенного формата и графления. Применение их ограничено, так как работу по их ведению раз­делить между счетными работниками нельзя, ее должен вести один человек (кассовая книга). Такие книги пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице ука­зано количество страниц за подписью руководителя предприятия и главного бухгал­тера. В таких книгах исключена возможность замены отдельных листов новыми при злоупотреблениях и хищениях. Как пример применения учетных регистров в виде книг можно привести Главную книгу - регистр синтетического учета, Книга остатков материалов на складах - регистр аналитического учета, необходимый для взаимосвя­зи данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для кон­троля за сохранностью различных видов собственности.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвен­тарные карточки), материальных ценностей по местам их хранения (карточки склад­ского учета материалов). На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально-ответственные лица - картотеку материалов, запасных частей, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, готовой продукции.

Свободные листы - учетные регистры большого формата и с большим количе­ством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и выполняют роль комбинированных регистров. К ним отно­сятся: журналы-ордера, ведомости, табуляграммы и машинограммы. Они удобны в использовании, так как позволяют более рационально распределить обязанности ме­жду работниками учета. Это самый распространенный вид учетных регистров.

По характеру регистрации записей, учетные регистры классифицируются на:

· хронологические (регистрационный журнал);

· систематические (Главная книга);

· комбинированные (журналы-ордера).

Регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах в хронологическом порядке - это регистрация в порядке их совершения по датам. Для хронологической записи предназначен регистрационный журнал, который применяется при мемори­ально-ордерной форме учета. В этом журнале регистрируются все мемориальные ордера в порядке их номеров. Итог записей по регистрационному журналу за месяц должен равняться итогу дебетовых, а также итогу кредитовых оборотов по всем сче­там за этот же месяц.

Систематическая регистрация хозяйственных операций в учетных регистрах -это запись операций по определенной системе на счетах бухгалтерского учета. При этом происходит необходимая группировка хозяйственных операций по определен­ным экономическим признакам. Примером может служить запись в Главной книге.

При комбинированной регистрации хозяйственных операций сочетается исполь­зование хронологических и систематических записей.

По степени детализации информации, содержащейся в учетных регистрах, они могут быть:

· синтетическими (Главная книга, журналы-ордера);

· аналитическими (карточки аналитического учета).

По форме учетные регистры могут быть:

· двусторонними — запись хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту соответствующих счетов;

· односторонними - хозяйственная операция может быть отражена либо по дебету счета, либо по кредиту счета;

· линейными - запись хозяйственной операции по дебету и кредиту счета отражается по одной строке. В качестве примера можно привести запись в книге «Журнал-Главная». В этой книге каждый мемориальный ордер за­писывается одной строкой, в которой показываются сумма по ордеру и сумма по дебету и кредиту соответствующих счетов. Линейная запись яв­ляется менее совершенной по сравнению с шахматной записью.

· шахматными - запись хозяйственной операции, при которой сумма, запи­санная один раз будет отражена по дебету и кредиту соответствующих счетов. Это достигается путем построения учетных регистров по шахмат­ному принципу. Шахматная запись широко применяется при журнально-ордерной форме учета. Она сокращает количество записей и дает возмож­ность видеть оба корреспондентских счета по данной хозяйственной опе­рации. В этом отношении шахматная запись имеет преимущества перед линейной записью.

Состав учетных регистров, их форму, порядок и последовательность заполне­ния, технику взаимосверки определяет форма бухгалтерского учета.

Записи в учетных регистрах основываются на тщательно проверенных докумен­тах, поэтому и сами регистры приобретают доказательную силу при использовании их показателей для анализа хозяйственной деятельности предприятия, при контроле за состоянием средств и при выявлении результатов его работы.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защи­та от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгал­терского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчет­ности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательст­вом Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтер­ского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерче­скую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, уста­новленную законодательством Российской Федерации.

Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

· корректурным способом - ошибочно сделанная запись (неправильная сумма или текст) аккуратно зачеркивается тонкой чертой так, чтобы мож­но было прочитать зачеркнутое, над зачеркнутым, делается запись исправленного текста и суммы. Одновременно здесь же, на полях, против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается ого­ворка «Исправлено» с указанием даты. Этот метод применяется, когда ошибка сделана в одном из регистров и обнаружена до подсчета итоговых сумм;

· способом дополнительной проводки - дополнительная проводка состав­ляется, если фактически разнесенная в учетные регистры сумма меньше правильной. При этом оформляется бухгалтерская справка с указанием на то, какая ошибка исправляется и где искать первичный документ, который является основанием. При мемориально-ордерной форме учета для до­полнительных проводок составляется мемориальный ордер. Этот способ применяется в том случае, когда ошибка повторяется в нескольких учет­ных регистрах или выявлена после подсчета итогов;

· способом «красное сторно» - в случае, если операция записана в большей сумме, чем следовало или по счетам разнесена ошибочная бухгалтерская запись, при подсчете итогов излишне записанная сумма вычитается. Исправления способом «Красное сторно» оформляются бухгалтерской справкой, в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого до­кумента, обоснование внесения исправления;

· способом обратной проводки - для исправления проводки (как правило, ошибочно сделанной в прошлом отчетном периоде) делают запись обрат­ной корреспонденцией.

При автоматизированном способе ведения бухгалтерского учета при обнаруже­нии в выходных формах документов ошибок бухгалтерия осуществляет диагностику ошибочных данных, внесение исправлений в соответствующие базы данных и полу­чение выходных форм документов с учетом исправлений.

Внесение исправлений осуществляется датой обнаружения ошибочных данных путем обязательного оформления измененных документов, сторнирующих проводок.

Без оформления документального подтверждения любые исправления непо­средственно в электронных базах данных не допускаются.