Технология подготовки внемашинного информационного обеспечения

Внемашинная информационная база служит источником формирования внутримашинной информационной базы. Наиболее важными вопросами подготовки внемашинного информационного обеспечения предметной области являются:

- определение состава документов, содержащих необходимую информацию для решения задач приложения пользователя;

- определение форм документов и структуры информации (выявление струк­турных единиц информации и их взаимосвязей);

- классификация и кодирование информации, обрабатываемой в задачах пользователя;

- разработка инструктивных и методических материалов по ведению докумен­тов и подготовка информации для обработки.

Подготовка документов. В процессе подготовки документов необходимо составить описание форм документов и их реквизитов, значения которых должны вводиться с документов в компьютер. Эти реквизиты, как правило, обводятся на форме документа утолщенной линией. Описание реквизитов документов удобно представить в табличном виде. Для каждого реквизита может быть определено сокращенное обозначение – имя реквизита, которое будет использоваться при формализации.

Например, для документа «Номенклатура-ценник готовой продукции» (табл. 4.6) описание реквизитов представлено в табл. 4.7.

Таблица 4.6

Номенклатура-ценник готовой продукции

Таблица 4.7

Описание рекцизитов

Для каждого реквизита может быть установлено множество допустимых значе­ний. Для числовых – это диапазон значений, для символьных – перечисление возможных значений.

Подготовка системы классификации и кодирования. Сначала необхо­димо определить объекты предметной области, подлежащие классификации и ко­дированию. Для каждого вида объектов должен быть выбран метод классифика­ции и кодирования. В процессе классификации устанавливаются признаки, по которым классифицируются и идентифицируются объекты. При этом необходи­мо рассмотреть возможность использования существующих классификаторов (ОКП, ЕСКК и т. п.).

По результатам классификации объектов информации должны быть подготовле­ны соответствующие локальные классификаторы. Каждый классификатор дол­жен содержать указание на выбранный метод классификации, названия классификационных группировок множества объектов каждого вида и соответствующих им признаков.

В процессе разработки системы кодирования должны быть выбраны и описаны способы формирования кодовых обозначений объектов, описана структура кодов. Далее необходимо присвоить значения кодов объектам. Структура кода должна быть минимально необходимой и достаточной с учетом возможных расширений множества объектов кодирования. Должен быть предусмотрен контроль пра­вильности кода; обеспечена информационная совместимость с системами кодиро­вания в других информационных системах.

Примерами простейших кодов (из классификатора обозначений и измерений), которые могут быть использованы, являются серийно-порядковые коды единиц измерения: 001-049 (единицы длины), 050-109 (единицы площади), 110-159 (единицы объема) и т. д., серийно-порядковое кодирование структурных подраз­делений, табельных номеров служащих, профессий работающих.

На рис. 4.16 приведены примеры структуры кодов на базе классификационных систем.

Рисунок 4.16 – Примеры структур кодирования

Подготовка инструктивных и методических материалов. При разра­ботке инструктивных и методических материалов ИО предметной области необ­ходимо регламентировать порядок поступления документов на обработку и их регистрации. Должны быть созданы инструкции по подготовке документов для ввода данных как при первоначальной загрузке во внутримашинную сферу, так и при последующих корректировках нормативно-справочной информации. При раз­работке технологии ввода и первичной обработки данных надо выделить доку­менты, необходимые для первоначальной загрузки внутримашинной информаци­онной базы (нормативно-справочная и другая условно-постоянная информация) и документы для ввода оперативной (учетной) информации (извещения об изме­нении НСИ и т. д.).

В инструкциях по внесению изменений определяются соответствующие формы извещений на изменение, порядок их подготовки, периодичность поступления на обработку для поддержания ИБ в актуальном состоянии. Аналогичный регламен­тирующий материал должен быть отражен в инструкциях по подготовке и вводу оперативной информации.

В инструкциях определяются методы контроля корректности данных, которые позволяют избежать случайных ошибок при вводе данных и повышают досто­верность информации во внутримашинной сфере. При этом устанавливаются формы протоколов по результатам ввода для последующего анализа и возмож­ных корректировок.

В необходимых случаях разрабатываются технологические схемы обработки со­держащейся в документах информации при ее вводе в компьютер и формирова­нии первичных массивов (рис. 4.17).

Рисунок 4.17 – Типовая технологическая схема формирования

массивов информации на машинном носителе