Стратегическая роль информационных систем в менеджменте

Каждый из главных типов информационных систем, описанных ранее, ценен для помощи организациям в решении важных проблем. В последнее десятилетие некоторые из этих систем стали особенно важны для длительного процветания фирмы и выживания. Такие системы, которые являются мощными инструментальными средствами для участия в конкуренции, названы стратегическими информационными системами.

Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.

Стратегические информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредоточи­ваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководство, или непосредственно сам бизнес фирмы.

Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами. Например, модель конкурентных сил и модель цепи стоимости Портера.

Стратегические возможности информационных технологий. Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами.

Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом (Porter, 1980), конкурируя одним из двух способов:

– стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами;

– дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.

Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшали цикл времени и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополни­тельные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проекти­рования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управле­ния, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация.

В течение 80-х годов ИТ также начали играть более важную роль в предо­ставлении возможности дифференцирования продуктов и услуг. Напри­мер, фирмы начали развивать прикладное программное обеспечение, которое давало конкурентоспособное преимущество, снабжая коммерческий персонал инфор­мацией, помогающей лучше обслужить определенного клиента, своевременно обеспечивая материалы для деловых клиентов и развивая новые, основанные на информации услуги, такие, как регулирование денежных потоков или лечебная диалоговая информация для фармацевтов. Некоторые фирмы развивали стратегические информационные системы, которые привели к преобразованию в способе поведения фирмы в промышленном бизнесе.

К 90-м годам приложения ИТ были широко распространены и достаточно совершенны, чтобы позволить фирмам конкурировать новаторскими способами. Если в прошлом фирмы должны были выбрать между стратегиями стоимости или дифференцирования, сегодня ИТ позволяют фирмам в некоторых отраслях промышленности конкурировать с низкими ценами и дифференцированием изделий одновременно. Некоторые фирмы пытаются конкурировать не только с низкими ценами и высоким качеством, но также и на способности делать высоковарьируемые под пользователя изделия. Названные как "массовые настройки" ИТ используются, чтобы быстро увязать процессы и рабочие группы, произвести настроенные изделия, которые являются именно такими, в которых клиент нуждается.

Новые организационные формы. Информационные технологии предоставили возможности фирмам конкурировать новыми способами, потому что ИТ допускают, чтобы эти фирмы организовали себя новыми способами. Например, сегодня большие фирмы должны иметь меньшее количество служащих в средних уровнях управления, потому что ИТ могут облегчать применение необходимой информации, используемой большим числом служащих, а также поддерживать принятие решения на более низких уровнях в организации. В результате фирмы могут быть более эффективными.

Успехи в ИТ дали возможности большим и малым фирмам организовать процессы, а не функции. Поддерживаемые усилиями реинжиниринга в начале 90-х годов многие организации вводят служащих высокого уровня для управления процессами. Например, директор-распорядитель может стать ответственным за процесс типа выполнения заказа, который требует координации действий, выполненных отделами продажи, производства и дистрибуции. Улучшение процесса выполнения заказа означает увеличение числа удовлетворенных клиентов.

Современные фирмы способны с помощью электроники связать деловые подразделения, которые географически рассеяны, чтобы использовать информацию и опыт внутри организации. Это дает возможность фирмам лучше координировать действия среди рассредоточенных предпринимателей. Например, некоторые большие фирмы начали преследовать маленькие, но объединенные стратегии, подразделения сохраняют большое количество автономии в принятии решения, но команды персонала из многих отделов работают над общими проблемами и используют лучший опыт. Технологии, которые делают доступными внутренние и внешние данные, включая глобальную электронную почту, систему и базы данных электронных документов, позволяют достичь этой стратегической цели.

Успехи в ИТ способствовали созданию союзов и командной работе не только среди географически рассеянных рабочих групп внутри того же самого бизнеса, но также и между разными компаниями. В начале 90-х годов электронные связи между клиентами и поставщиками стали стандартным способом ведения торговли во многих отраслях промышленности, включающих автомобилестроение и промышленность розничной продажи. Фирмы в некоторых отраслях промышленности даже сформировали электронные связи среди конкурентов, чтобы пользоваться преимуществом межорганизационных сил и объединенных ресурсов. Например, когда автоматизированные кассовые машины были введены в США, несколько конкурирующих банков в большом городе создали союз, чтобы осуществить вложение капитала в новые технические средства, программное обеспечение и в возможность работы с сетями. Внутри компьютерной промышленности лидеры ведущих компаний сформировали стратегические союзы с потенциальными конкурентами (IBM и Microsoft) и даже с очевидными противниками (IBM и Apple), чтобы ускорить развитие изделия и устанавливать стандарты технологии оборудования/программного обеспечения (Intel и Microsoft, Sun и Netscape). ИТ открыли эти новые виды союзов среди предпринимателей.

Многие фирмы также эксплуатировали новые возможности, предлагаемые глобальным рынком. Для некоторых фирм это подразумевало производство товаров в других странах, чтобы пользоваться преимуществом меньшей стоимости человеческих ресурсов. Для других фирм это подразумевало становиться многонациональной корпорацией с глобальным бизнесом: стратегия – не только создание товаров во многих странах, но также и продажа клиентам, живущим на разных континентах. Международные стандарты архитектуры ИТ и большие, центральные базы данных, используемые через национальные границы, способствуют этому типу глобальной стратегии.

Свыше 20 лет менеджеры и технологи спорили о связи между компьютерами и организациями, в которых они используются. Может ли технология вызывать организационные изменения? Действительно ли организационные требования управляют разработкой новых технологий? В более обобщенной постановке вопрос можно свести к следующему: что сегодня опережает и что должно быть впереди? Ответ – обе составляющие идут впереди. Чтобы понять компьютерную революцию, происходящую в настоящее время, надо понимать как культурные перемены, происходящие в организациях, так и технические изменения, которые поддерживают эти культурные перемены (и вызваны ими).

Изменения вызываются необязательно самой технологией, но она усиливает другие тенденции, подобные наделению персонала полномочиями, перепроектированию бизнеса и самоуправления коллективами. Фундаментальные тенденции, наблюдаемые в бизнесе и управлении персоналом, изменят организации и компании, но эти изменения несостоятельны без компьютерной технологии, делающей все это возможным.