Тема 4. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Основні питання теми:

® Поняття про документ. Функції документів. Класифікація документів.

® Поняття про реквізит, види реквізитів.

® Склад реквізитів документів. Вимоги до змісту та розташування

реквізитів.

® Національний стандарт України.

® Вимоги до бланків документів.

® Оформлювання сторінки.

® Вимоги до тексту документа.

[ Ключові слова: документ, функції документа, класифікація документа, реквізит, види реквізитів, бланк, формуляр, текст документа.

& Слово “документ” походить від латинського “documentum” – повчальний приклад, взірець, доказ. В українській мові це слово з’явилося наприкінці ХVІІ – на початку ХVІІІ століття й позначало папери, що підтверджують чиїсь права, законність володіння чимось, законність певних дій – тобто мали юридичну силу. Слово “документ” витіснило з ужитку власне українські – грамота, лист, листовне письмо, що використовувалися на позначення таких же реалій.

Першими документами на Русі були грамоти. Саме слово документ походить з латинської мови - "спосіб доказу", "зразок". В українську мову воно прийшло з російської: за часів Петра І документами стали називати ділові папери, що мали правове (юридичне) значення, тобто слугували доказом чиїхось прав, підтвердженням законності певних дій.

У сучасній українській мові слово “документ” означає:

- Діловий папір, що підтверджує будь-який факт або право на щось; у праві – складений відповідно до вимог закону акт, що посвідчує факти, які мають юридичне значення (диплом про освіту, заповіт тощо);

-Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка);

-Історично достовірні письмові джерела (грамота, малюнок, твір тощо);

-Матеріальний об’єкт, в якому міститься та чи інша інформація, призначена для передачі її у часі та просторі (наприклад, фотоплівка, перфокарта та ін.).

Таким чином, документ – це письмовий діловий текст про факти, події, явища об’єктивної дійсності, який побудовано за певною схемою та який виконує конкретну, тільки йому властиву, функцію.

Документ - це основний вид ділового мовлення. Він має бути достовірним, переконливим, належним чином зредагованим й оформленим, має містити конкретні й реальні пропозиції та вказівки. У найширшому значенні слово “документ” сьогодні визначається як засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності та розумову діяльність людини. Документом ще називають будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття. Такі документи - найчастіше це постанова державних органів - мають назву акт.

Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді.

Згідно з Державним стандартом на термінологію діловодства та архівної справи, документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної діяльності та продукти розумової діяльності людини.

Як носій інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої організації кожної установи, підприємства. Документи забезпечують взаємодію всіх підрозділів.

Документ має правове й господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, а також бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Документи також надають можливість відтворити факти діяльності установи, організації чи підприємства.

Управлінський документ містить інформацію, що виникла й використовується в галузі управління. Такий документ – це, насамперед, носій інформації, а водночас і своєрідний “матеріал”, “сировина для обробки”. Це стосується, перш за все, цифрової та облікової документації, обробка якої добре механізується, а також - документів організаційно-розпорядчого характеру, де переважає словесний текст.

Поняття високої культури діловодства й культури мови документів реалізується в таких конкретних вимогах:

- документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції;

- документ не може суперечити чинному законодавству й директивним вказівкам керівних органів;

- документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні й реальні пропозиції чи вказівки;

- документ слід складати за встановленою формою;

- документ має бути бездоганно зредагованим та оформленим.

Зовнішній вигляд документа є незаперечним свідченням стилю роботи управління, дисципліни та особистої культури працівників.

Документи мають різне призначення (функції). Ці функції можуть бути загальними, тобто їх виконують практично всі документи, і специфічними (властивими лише частині документів).

Загальні функції документів:

1) інформаційна (документ як засіб збереження інформації);

2) соціальна (документ задовольняє певні потреби суспільства);

3) комунікативна (документ як засіб зв’язку між установами, підприємствами і т.д.);

4) культурна (документ як засіб закріплення певних культурних традицій).

Специфічні функції документів:

1) управлінська (документ як засіб управління);

2) правова (документ як засіб закріплення правових норм);

3) історична (документ як джерело історичних відомостей).

Усі наявні в обігу документи можуть бути згруповані за кількома ознаками:

За найменуванням: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заявки, службові записки, інструкції та ін.

За походженням: службові (офіційні) й особисті. Службові документи складаються в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами, які їх представляють, а особисті - окремими громадянами за місцем виникнення.

За місцем виникнення: внутрішні та зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформляються й виконуються в межах тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, які надходять до цієї установи та інших установ, організацій чи підприємств.

За напрямком: вхідні й вихідні. Вхідний – це службовий документ, що надійшов до установи. Вихідний – це службовий документ, який надсилають іншій юридичній або фізичній особі.

За призначенням: розпорядчі, організаційні,довідково- інфомаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу.

За структурними ознаками: регламентовані (стандартні) та нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою називається документація, що складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист, наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію та реалізується у формі стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, стосується якоїсь непередбаченої ситуації. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках.

За ступенем регламентації та стандартизації документи, у свою чергу, поділяються на три групи:

Документи, які відповідають точним стандартам; якщо один із стандартів не витримується – документ не матиме юридичної сили (посвідчення особи, свідоцтво про народження, диплом та ін.).

Документи, в яких відсутня така суворість, але для зручності та швидкості їх використання чи обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова угода, квитанція, студентський квиток та ін.).

Документи з певною формою побудови, загальними принципами укладання; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, автобіографія, розписка, доручення, лист, оголошення та ін.).

За формою — типові й індивідуальні.

За ступенем гласності — звичайні, таємні (секретні), для службового користування. Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

За стадіями створення розрізняють оригінали, копії, дублікат і витяг.

Оригінал – це основний вид документа, перший та єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою. Оригінал першим набуває юридичної сили.

Копія – це точне знакове відтворення змісту оригіналу чи іншого документа. На копії документа обов’язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись із підприємством, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Такі копії називаються відпуском. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу.

Витяг – копія офіційного документа, що відтворює деяку частину і відповідно засвідчена.

Дублікат – повторний примірник офіційного документа, що має юридичну чинність оригіналу.

За термінами зберігання документи поділяють на такі категорії:

- документи тимчасового зберігання (до 10 років);

- документи тривалого зберігання (понад 10 років);

- документи постійного зберігання (без обмеження терміну).

За строками виконання – звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові.

Звичайні безстрокові – це такі, які виконуються в порядку звичайної черги.

Термінові – зі встановленим строком виконання. До них також належать документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передання тексту документа може здійснюватися також телефоном, телеграфом або телефаксом.

Дуже термінові – документи з позначенням «дуже терміново».

За складністю – прості (односкладові)й складні. Прості – містять інформацію з одного питання, складні – щодо двох і більше питань.

За технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним чи електронним способом.

В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація у яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, типографським. Сукупність документів, оформлених згідно з певними правилами, називають управлінською документацією.

Управлінська документація - це система документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі.

Документообіг – рух документів в установі, організації від часу їх створення чи одержання до закінчення виконання або надсилання. Сумарна кількість документів, що надійшли до організації, установи і створені ними за певний період, становить обсяг документообігу.

Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів, розробляє методи оформлювання документів, принципи документообігу й побудови систем документації, називається документознавством.

У роботі з документами необхідно керуватися нормативними актами України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів.

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» ДСТУ 4163-2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

- органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

- підприємств, установ, організацій та їх об'єднань усіх форм власності.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташовування реквізитів документів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Вимоги цього стандарту щодо оформлювання реквізитів можна поширювати на всі класи уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створювання та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит службового документа – це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу або надання йому юридичної сили.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром.

В основу уніфікації у Національному стандарті покладено принцип загальної моделі побудови документів. Такі графічні моделі або схеми побудови зразків документів називають формулярами-зразками. Формуляр-зразок - це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.

Державний стандарт України визначає такий склад реквізитівдокументів:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надходження документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова. Вона визначається видом документа та його змістом.