Матрица ответственности

Прежде всего, за все происходящее в проекте отвечает один человек - руководитель проекта. Но, поскольку задач в проекте много, а руководитель - один, ему приходится делегировать ответственность за отдельные задачи и группы задач другим членам команды.

Матрица ответственности определяет степень ответственности каждого члена команды за ту или иную задачу, если он имеет к ней некоторое отношение.

Степеней ответственности может быть много. Например, РМВОК определяет 4 вида ответственности:

1. Ответственный (О)- полностью отвечает за выполнение задачи и вправе принимать решения по способу ее реализации

2. Исполнитель (И) - исполняет задачу, но в обшем случае, не несет ответственности за способ ее решения.

3. Консультант (К) - смотрит за ходом исполнения задачи и высказывает свои соображения по спосбу и качеству реализации. Несет ответственность, если не заметит явного ляпа.

4. Наблюдатель (Н) - то же самое что и консультант, но ответственности не несет.

Матрица ответственности выглядит таким образом:

Обратите внимание, что для каждой задачи роль "Ответственный" существует обязательно и в единственном экземпляре, в соответствии с поговоркой "Если за что-то отвечает более одного человека - виноватых не найти". Остальных ролей может не быть (за исключением "Исполнителя", конечно), или они могут дублироваться.

Матрица ответственности явным образом устанавливает степень ответственность каждого участника проекта за отдельные виды работ, поэтому очень полезно ее составить и ознакомить с ней всех участников проекта перед этапом исполнения. Если кто-то будет не согласен с отведенной ему ролью в начале исполнения работ - это, конечно, не очень хорошо, но выяснить это в момент старта - гораздо лучше, чем перед финишем.

Еще одно хорошее свойство матрицы ответственности - она позволяет сбалансировать ответственность по проекту между его участниками. Если вся ответственность в проекте сконцентрирована в руках одного-двух человек, то в случае их отсутствия работа по проекту застопорится - остальные ведь не имеют права принимать решения.

7 Разработка концепции проекта

8Жизненный цикл проекта.

Анализируя такой важный параметр проекта как период или время реализации проекта, следует отметить, что с данным параметром тесно связаны такие элементы как дата зарождения проекта, начало реализации проекта, срок исполнения проекта и дата завершения проекта.

Кроме этого менеджеры проекта или организация, как правило, разделяют проект на фазы, чтобы обеспечить более качественное управление с соответствующими отсылками на текущие операции исполняющей организации. Совокупность этих фаз составляет жизненный цикл проекта.

Таким образом, понятие «жизненный цикл проекта» можно трактовать следующим образом. Жизненный цикл проекта – это период времени от зарождения идеи проекта до его завершения, который можно разделить на соответствующие фазы или этапы.

Не существует одного наилучшего способа определить идеальный жизненный цикл проекта, структуру его фаз. У некоторых организаций есть принятые принципы, согласно которым для всех проектов предполагается одинаковый жизненный цикл, в то время как другие организации позволяют команде управления проектом выбирать жизненный цикл, наиболее подходящий для своего проекта.

Нередко общеотраслевые принципы обуславливают использование предпочтительного жизненного цикла в этой отрасли.

В целом достаточно большое количество факторов влияет на характеристику жизненного цикла проектов. К таким факторам влияния можно отнести четыре основных фактора (рис. 10).

Рис. 10. Факторы влияния на проект

По уровню влияния наиболее вероятен их следующий рейтинг:

 тип проекта – самое большое влияние;

 финансовые возможности – следующий фактор;

 технологические особенности реализации проекта – третья позиция;

 и выбранная стратегия реализация проекта.

Многие жизненные циклы проектов имеют ряд общих характеристик:

 фазы обычно идут последовательно и ограничиваются передачей технической информации или сдачей технического элемента;

 уровень затрат и численность задействованного персонала невелики в начале, увеличиваются по ходу выполнения проекта и быстро падают на завершающем этапе проекта. Эти изменения показаны на рис. 11.

Рис.11. Типичный пример изменения уровня затрат и численности задействованного персонала в течении жизненного цикла проекта

 способность участников проекта повлиять на конечные характеристики продукта проекта и окончательную стоимость проекта максимальны в начале проекта и уменьшаются по ходу выполнения проекта. Это показано на рис. 12. Главная причина этого состоит в том, что стоимость внесения изменений в проект и исправления ошибок в общем случае возрастает по ходу выполнения проекта;

 уровень неуверенности и, следовательно, риск недостижения целей наиболее велик в начале проекта. Уверенность в завершении проекта, как правило, увеличивается по ходу выполнения проекта.

Рис. 12. Влияние участников проекта в течение проекта

В то же время лишь немногие жизненные циклы проектов идентичны друг другу, хотя во многих случаях жизненные циклы проектов включают в себя фазы со схожими названиями и схожими результатами. Некоторые жизненные циклы состоят из 4 или 5 фаз, но некоторые имеют
9 фаз и более.

Даже в пределах одной области приложения могут существовать значительные различия. В одной организации жизненный цикл разработки программного обеспечения может включать только одну фазу создания продукта, а в другой могут выделяться отдельные фазы для разработки архитектуры и окончательной доводки.

Но в любом случае важным требованием для разделения проекта на структурные элементы является выявление важных контрольных точек (вех), во время прохождения которых просматривается ожидаемая и дополнительная информация, а также оцениваются возможные направления развития проекта.

Жизненный цикл проекта, являясь обобщающим показателем всего процесса разработки и реализации проекта, может быть разделен не только на фазы, подпроекты или этапы, но и на более мелкие элементы, что и составит подробную структуру проекта.

В каждом конкретном проекте фазы могут разбиваться на подпроекты из соображений размера, сложности, уровня риска и ограничений на порядок финансирования.

Типичный жизненный цикл инвестиционного или технического проекта состоит из 4 фаз (рис. 13):

 начальная фаза – разработка миссии (концепции проекта);

 фаза разработки – планирование проекта;

 фаза реализации – поэтапный процесс исполнения проекта;

 фаза завершения – процесс выхода из проекта.

Состав работ четырех фаз жизненного цикла можно представить следующим образом.

Рис. 13. Четырехфазный жизненный цикла проекта

Начальная фаза. Главным содержанием работ на этой фазе является разработка концепции проекта, включающая:

 сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);

 выявление потребности в изменениях (проекте);

 определение основных параметров и характеристик проекта:

o цели и стратегия их достижения, задачи, результаты;

o основные требования, ограничительные условия, критерии;

o уровень риска;

o окружение проекта, потенциальные участники;

o требуемые время, ресурсы, средства и др.

 определение и сравнительная оценка альтернатив;

 представление предложений, их апробация и экспертиза;

 утверждение концепции и получение одобрения для следующей фазы.

Фаза разработки. Главным содержанием этой фазы является разработка основных компонент проекта и подготовка к его реализации.
Общее содержание работ этой фазы:

 назначение руководителя проекта и формирование команды проекта, в первую очередь ключевых членов ко­манды;

 установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, других ключевых участников;

 развитие концепции и разработка основного содержания проекта:

o конечные результат(ы) и продукт(ы);

o стандарты качества;

o структура проекта;

o основные работы;

o требуемые ресурсы.

 структурное планирование, в том числе:

o декомпозиция проекта;

o календарные планы и укрупненные графики работ и обеспечения;

o смета и бюджет проекта;

o потребность в ресурсах;

o процедуры управления проекта и техника контроля;

o определение и распределение рисков.

 организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;

 организация выполнения базовых проектных и опытно-конструк­тор­ских работ по проекту;

 представление проектной разработки;

 получение одобрения на продолжение работ.

Фаза реализации проекта. Главное содержание этой фазы следует из ее наименования – выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения цели проекта. Основными работами этой фазы являются:

 организация и проведение торгов, заключение контрактов;

 полный ввод в действие разработанной системы управления проектом;

 организация выполнения работ;

 ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;

 ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды (участников) проекта;

 детальное проектирование и технические спецификации;

 оперативное планирование работ;

 установление системы информационного контроля за ходом работ;

 организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе запасами, покупками, поставками;

 выполнение работ, предусмотренных проектом (в том числе производство строительно-монтажных и пусконаладочных работ);

 руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта:

o ход работ, их темпы;

o качество работ и проекта;

o продолжительность и сроки;

o стоимость и другие показатели;

 решение возникающих проблем и задач.

Завершающая фаза или окончание проекта. На этой фазе достигаются конечные цели проекта, осуще­ствляется подведение итогов и разрешение конфликтов и закрытие проекта. Основное содержание работ этой фазы, как правило, состоит в следующем:

 планирование процесса завершения проекта;

 эксплуатационные испытания окончательного продукта(ов) проекта;

 подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;

 подготовка документации, сдача объекта и конструкторской продукции заказчику;

 оценка результатов проекта и подведение итогов;

 подготовка итоговых документов;

 закрытие работ и проекта;

 разрешение конфликтных ситуаций;

 реализация оставшихся ресурсов;

 накопление фактических и опытных данных для последующих проектов;

 расформирование команды проекта.

Заметим, что последние три фазы могут выполняться с совмещением работ во времени – по последова­тельно-параллельной схеме.

Для организационно-экономических проектов жизненный цикл может содержать следующие фазы (табл. 4.):

 фаза обоснования направлений организационно-экономических изменений (концептуальная фаза);

 фаза планирования проекта;

 фаза реализации проекта;

 фаза завершения проекта;

 фаза постпроектного сопровождения организации и развития проекта.

Таблица 4

Фазы проекта

У подпроектов также могут быть разные жизненные циклы. Например, архитектурная фирма, получившая заказ на проектирование нового офисного здания, участвует в двух фазах проекта заказчика: сначала на этапе проектных работ – в фазе определения, а затем на этапе надзора за строительными работами – в фазе реализации. При этом собственно проектирование здания – это отдельный проект архитектурной фирмы, имеющий свои фазы: разработку концепции, определение, реализацию, завершение. Архитектурная фирма может даже рассматривать проектирование здания и надзор за строительными работами как отдельные проекты со своим собственным набором фаз.

Жизненный цикл проекта обычно определяет следующее:

 какие технические работы должны быть проведены в каждой фазе (например, в какой фазе должно быть проведено проектирование);

 в какой момент каждой фазы должны быть получены результаты поставки и как проходит проверка и подтверждение каждого результата поставки;

 кто участвует в каждой фазе (например, одновременно проводимые инженерные работы требуют, чтобы те, кто их выполняют, участвовали в определении требований и проектировании);

 как контролировать и подтверждать каждую фазу.

Описания жизненных циклов проектов могут быть как весьма обобщенными, так и в высшей степени подробными. Очень подробные описания жизненных циклов проектов могут включать формы, диаграммы и контрольные списки в целях структурирования и управления.

Переход из одной фазы в другую в пределах жизненного цикла проекта обычно подразумевает некую форму технической передачи или сдачи результатов, и часто именно это указывает на переход от фазы к фазе, то есть фаза проекта характеризуется завершением и одобрением одного или нескольких результатов поставки. Результат поставки – это измеримый, проверяемый продукт работы, например спецификация, отчет по анализу осуществимости, детальный план или опытный образец. Создание одних результатов поставки определяется процессом управления проектом, а другие могут быть конечными продуктами или элементами конечных продуктов, ради которых создавался проект. Результаты поставки, а значит и фазы, являются частью общего последовательного процесса, предназначенного для обеспечения необходимого контроля над проектом и получения нужного продукта или услуги, которые являются целью проекта.

Большинство результатов поставки соотносятся с основным результатом поставки данной фазы, и фазы обычно называются по соответствующим результатам поставки: требования, проектирование, строительство, тестирование, ввод в эксплуатацию, эксплуатация и др.

Результаты поставки одной фазы обычно проверяются на предмет завершенности и точности и проходят процедуру одобрения, прежде чем начнутся работы следующей фазы.

Однако иногда фаза может начаться до одобрения результатов поставки предшествующей фазы в тех случаях, когда сопутствующий этому риск рассматривается как приемлемый. Такая практика наложения фаз, обычно выполняемых последовательно, является примером применения метода сжатия расписания, который называется «быстрый проход».

Многие проекты связаны с текущей деятельностью исполняющей организации.

Некоторые организации формально одобряют проекты только после проведения анализа осуществимости, создания предварительного плана или выполнения какой-либо другой формы анализа. В этих случаях предварительное планирование или анализ проводятся в виде отдельного проекта. Например, дополнительные фазы могут появиться в результате разработки и испытаний прототипа до того, как проект по разработке окончательного продукта будет инициирован. Некоторые типы проектов, в особенности внутренние услуги или разработка нового продукта, могут инициироваться неформально на ограниченный период времени, чтобы обеспечить формальное одобрение дополнительных фаз или операций.

Таким образом, обобщая можно отметить, что жизненный цикл проекта как в целом, так и структурно является с одной стороны важным объектом системы управления проектом, с другой стороны – методом или механизмом данной системы управления.

9Фазы реализации проекта.

Жизненный цикл проекта – промежуток времени между моментом появления проекта (началом его реализации) и моментом его ликвидации. Жизненный цикл проекта составляют: фазы, стадии, этапы.

Выполнение основных мероприятий по проекту:

· разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и рабочего проекта,

· контрактная деятельность,

· организация и финансирование работ,

· создание новых технологий,

· планирование ресурсов и хода работ,

· закупка материалов и оборудования,

· выполнение работ и сдача готовых объектов.