Матриця розподілу відповідальності проекту RAM

Далі необхідно скласти структуру, яка фіксує ресурси, необхідні на кожному рівні для досягнення цілей і підцілей проекту (RBS) і вартість елементів проекту на кожному рівні (CBS).

Ресурсна ієрархічна структура (RBS-структура) проекту ставить у відповідність ієрархічній структурі робіт (WBS) види необхідних ресурсів. Ресурсна ієрархічна структура використовується для управління ресурсами підприємства, що використовуються у проектах. Ресурсна ієрархічна структура описує наступні ресурси:

1. Матеріальні ресурси.

2. Обладнання.

3. Трудові ресурси.

Наявність єдиної структури для всіх проектів портфеля підприємства дозволяє оцінити потреби в ресурсах і більш якісно планувати ресурси всього підприємства.

RBS та CBS структури представлені на рис. 3.4 та 3.5 відповідно.

RBS-структура проекту показала, що основними ресурсами проекту є трудові та матеріальні. До трудових витрат відносяться витрати праці членів команди проекту. До витрат на матеріли відносяться витрати на організацію проведення свята «День станції Бахчисарай», канцелярські приладдя, витрати на телефонію. Устаткування закупати для проекту не потрібно, тому що необхідне устаткування, наприклад музичні колонки, мікрофони, мультимедійне обладнання, приміщення (актовий зал) все є на станції.

Заробітна платня для членів команди проекту не збільшує кошторисну вартість проекту, тому що, функції, які вони будуть виконувати в проекті є їх професійною діяльністю та входить до їх посадових обов’язків.

Витрати на організацію проведення свята «День станції Бахчисарай» розраховується із розрахунку 100 грн. на 1 працівника станції. На станції працює 200 осіб. Тобто із розрахунку на 200 осіб кошторис витрат на свято складе 200*100=20000 грн. В ці витрати увійде закупка продуктів та напоїв на свято. Фінансування буде здійснено із фонду профспілки.

До статті «інші витрати» відносяться витрати: на канцелярські приладдя (100 грн./міс) і телефонію (100 грн./міс). Інтернет установлено в робочих кабінетах. Таким чином, стаття «інші витрати» складає 200 грн./міс. Тобто за термін реалізації проекту 5 місяців інші витрати складуть приблизно 1000 грн.

Кошторисна структура (CBS-проекту) показує, що загальна вартість проекту складає 21 000 грн., що складається із оплати витрат на проведення свята «День станції Бахчисарай» 20 000 грн. та інших витрат 1000 грн.

Рис. 3.4. RBS-структура проекту

Структура витрат (CBS)

CBS утворюється за алгоритмом, аналогічним алгоритму створення WBS і OBS (рис. 4). Перший рівень – це всі витрати на проект. Другий рівень – основні елементи CBS: матеріали, вузли, комплектуючі; витрати на утримання устаткування; трудові витрати; інші витрати.

Третій рівень – подальша розбивка. Як показано на рисунку 4, для трудових витрат це будуть: витрати на добір і навчання; витрати на оплату праці з поставки і монтажу устаткування; витрати на оплату праці з програмного забезпечення.

Четвертий рівень – подальша розбивка, наприклад, для оплати праці з програмного забезпечення: оплата праці програмістів; оплата праці системних аналітиків; оплата праці операторів.

Ця структура дає змогу збирати інформацію про затрати, аналізувати й готувати звіти по затратах будь-якого підрозділу або елементу робіт.

Таким чином, проведена за всіма напрямами структуризація проекту формує необхідну інформацію для подальшого планування і контролю його строків, ресурсів і затрат.

Рис. 5.5. CBS структура проекту

Рис. 6. Структура витрат проекту створення комп’ютерного центру

CBS утворюється за алгоритмом, аналогічним алгоритму створення WBS і OBS. Загальну схему побудови CBS-структури проекту наведено на рисунку 3.3.

Рис. 3.3. Загальна схема побудови CBS-структури проекту

Перший рівень – це всі витрати на проект. Другий рівень – основні елементи CBS: матеріали, вузли, комплектуючі; витрати на утримання устаткування; трудові витрати; інші витрати. Третій рівень – подальша розбивка. Для трудових витрат це будуть: витрати на добір і навчання; витрати на оплату праці з поставки і монтажу устаткування; витрати на оплату праці з програмного забезпечення. Четвертий рівень – подальша розбивка, наприклад, для оплати праці з програмного забезпечення: оплата праці програмістів; оплата праці системних аналітиків; оплата праці операторів. Ця структура дає змогу збирати інформацію про затрати, аналізувати й готувати звіти по затратах будь-якого підрозділу або елементу робіт.

де ІВ – інші витрати, які складають за термін реалізації проекту 1000 грн.,

Рис. 3.5. CBS-структура проекту

Індекси інфляції. Проектні витрати змінюватимуться з часом через вплив інфляції. Тому поточний проект можна порівнювати з проектом, роботи за яким завершені кілька років тому, тільки за допомогою спеціальних індексів.
Основна проблема полягає у тім, що ціни на різні товари змінюються по-різному. Ця проблема може бути вирішена шляхом розподілу сукупних витрат по проекту на окремі статті (табл. 7.5).
Таблиця 7.5
ОБЧИСЛЕННЯ ВИТРАТ З УРАХУВАННЯМ ІНФЛЯЦІЇ

Якість розрахунків може бути поліпшено в ході виконання про-
екту, коли стає доступною більш точна і деталізована інформація.

В результаті отримана тривимірна структура, об'єднуюча WBS, OBS і CBS (див. табл. 3.2). У зв’язку зі створенням WBS, ОBS-структур та кодуванням їх потрібно створити словник, який би визначав елементи й облік затрат (див. табл. 3.2).

Це гарантує розуміння кожним залученим до проекту значення і змісту кожного з елементів WBS або ОBS. Словник може бути розширений визначенням обсягу робіт, витрат, ресурсів та обмежень за часом. Це може бути подано у вигляді каталогу «Витрати – час – ресурси» (Cost – Time – Resources, або CTR).

Роботу зі систематизації і поєднання робіт треба обов’язково виконати на певній стадії планування проекту. Для кожного виду діяльності потрібно визначити час, ресурси і затрати, щоб у подальшому формувати систему планів і здійснювати їх контроль, причому сума затрат і ресурсів за видами діяльності має відповідати затратам і ресурсам, виділеним для цього підрозділу, і навпаки.

При цьому WBS служить основою для узгодження. Тривимірна структура проекту дозволяє збирати і аналізувати інформацію про витрати, а також готувати звіти про витрати для будь-якого підрозділу або елементу робіт.

Таким чином, проведена за всіма напрямами структуризація проекту формує необхідну інформацію для подальшого планування і контролю його строків, ресурсів і затрат.

Тривимірна структура проекту, об'єднуюча WBS, OBS і CBS (CTR-словник)

1.3.1.3	Розробка проекту положення про організаційну культуру станції Бахчисарай			Трудові: команда проекту
1.3.1.3.1	Цінності			Трудові: команда проекту
1.3.1.3.2	Ідеологія			Трудові: команда проекту
1.3.1.3.3	Лозунги			Трудові: команда проекту
1.3.1.3.4	Традиції та ритуали			Трудові: команда проекту
1.3.1.3.5	Трудові стимули			Трудові: команда проекту
1.3.1.3.6	Міфи			Трудові: команда проекту
1.3.1.3.7	Стиль управління			Трудові, матеріальні
1.3.1.4	Представлення пропозицій керівництву станції			Трудові: команда проекту
1.3.1.5	Внесення змін (за необхідності)			Трудові: команда проекту
1.3.1.6	Наказ, що затверджує положення про організаційну культуру станції			Трудові: команда проекту
1.3.2.1	Інструменти інформаційного впливу "Team Buildings"			Трудові: команда проекту
1.3.2.1.1	Заснування та проведення свята "День станції Бахчисарай"			Трудові: команда проекту Матеріальні: витрати на організацію свята 20 000 грн.
1.3.2.1.2	Лекції з історії та цінностей станції			Трудові: команда проекту
1.3.2.1.3	Електронний журнал			Трудові: команда проекту