Особенности написания деловых писем

Из вышесказанного ясно, что главная задача служебных записок обеспечивать контакты, деловое общение внутри организаций. Для установления внешних контактов, деловых связей используется другой вид документов, а именно деловое письмо.

Деловое письмо является особым видом документов, менее жестко регламентированным, если сравнивать с группой документов информационно-справочного содержания, но имеющим юридическую значимость. Вся деловая переписка обычно регистрируется, хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Отсюда следует принятое определение.

Деловые письма - это различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.

По содержанию и назначению деловые письма можно разделить на несколько групп:

- гарантийные (дающие гарантии выполнения обязательств);

- сопроводительные (подтверждающие факт отправки основного документа и дающие разъяснения о порядке и сроках работы с ним);

письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении чего-либо);

письма-ответы (содержащие ответ на обращение другой организации);

письма-предложения (оферты) (с конкретным коммерческим предложением о заключении и условиях сделки);

рекламационные (с выражением претензий к качеству товаров или услуг);

рекламные (рекламирующие товары или услуги) и т.д.

Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты:

дату;

номер,

ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

адресат;

заголовок (отвечающий на вопрос о чем?, касательно чего?);

текст;

отметку о наличии приложений;

подпись;

отметку об исполнителе.

Следует обратить внимание на то, что в письмах название вида документа не указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст делового письма должен быть лаконичным (не превышать одной страницы), последовательным, убедительным и корректным. В первой части письма указываются причины его написания, а во второй - его цель (просьба, отказ, приглашение и т.д.).