Створення таблиці в режимі конструктора

У вікні бази даних в режимі конструктора таблиць замість панелі інструментів бази даних відображена панель інструментів конструктора таблиць.

Для переміщення між полями використовуйте клавіші управління курсором: стрілка-вправо, стрілка -вліво і т.д. або клавіші Tab, Shift+Tab.

Властивості полів таблиці

Властивості поля визначають параметри поля: розмір, тип даних і т.д. Властивості полів таблиці задаються в режимі конструктора таблиць. У верхній частині вікна (мал. 23.15) приводиться список полів, в якому обов'язково указується Ім'я поля (Field Name) і Тип даних (Data Type). Інформація, введена в полі Опис (Description), відображатиметься в рядку стану таблиці при виборі поля. Опис не повинен перевищувати 255 символів. Цю властивість можна не задавати.

Мал. 15 Вибір типу даних для поля

Тип даних (Data Type) визначає, яку інформацію можна ввести в полі. В списку осередку, що розкривається, передбачені наступні типи даних:

Текстовий (Text) — використовується для полів, що містять комбінації символів і цифр (не більше 255 символів). За умовчанням полям привласнюється цей тип даних, оскільки він отримав найширше розповсюдження.

Поле Memo (Memo) — призначено для введення букв, цифр і розділових знаків (довгі тексти і коментарі — не більше 65535 символів). Поле цього типу не може бути ключовим.

Числовий (Number) — містить тільки цифрову інформацію (за винятком грошових величин), яку надалі можна використовувати для обчислень.

Грошовий (Currency) — призначений для введення грошових величин. Стандартний шаблон для полів цього типу передбачає використовування двох десяткових знаків, тобто облік копійок. Максимальне число десяткових знаків, що відображаються, не перевищує чотирьох. Він використовується для запобігання помилок при округленні.

Дата/час (Date/Time) — містить інформацію про дату і час. Дата і час зберігаються у вигляді числа, ціла частина якого представляє дату, дробова — час. Дата і час можуть виводитися в різних форматах.

Лічильник (AutoNumber) — має формат довгого цілого (Long Integer). При додаванні нового запису значення цьому полю привласнюються автоматично. Це поле можна використовувати як ключове.

Логічний (Yes/No) — застосовується для полів містять значення Та (Yes) чи ні (No). Наприклад, в такому полі можна вказати чи має даний співробітник дітей чи ні. В логічні поля можна записати число Про, яке інтерпретується як Брехня (False) або 1 — мається на увазі Істина (True). Логічне поле не може бути ключовим, але по ньому можна індексувати таблицю.

Поле об'єкту OLE (OLE Object) — містить об'єкти з інших програм (растрові і векторні малюнки, аудіо і відео файли, електронні таблиці і т.д.). Це поле не може бути ключовим або індексним.

Гіперпосилання (Hyperlink) — призначено для зберігання адреси веб-сторінки, розташованої в Інтернеті, інтранеті, локальної мережі або на автономному комп'ютері. Після клацання мишею на цьому полі автоматично запускається оглядач. Гипрессилки дозволяють виконувати переходи між об'єктами Microsoft Access без допомоги програмування. Для створення посилання, що відкриває об'єкт Access, введіть ім'я об'єкту в полі гіперпосилання.

Майстер підстановок (Lookup Wizard) — завантажує майстра підстановок і виводить комбіноване вікно, що дозволяє вибрати із списку необхідне значення, наприклад, можна вибрати поле з іншої бази даних.

Панель властивостей містить ряд додаткових властивостей поля, Приведемо деякі з них:

Розмір поля (Field Size) — для текстового поля визначає максимальне число символів, яке може бути введений в (не більше 255). Для числових полів вибирається довге ціле (Long Integer), ціле (Integer) і т.п. Чим ширше поле, тим важче користуватися таблицею, оскільки вона може не поміщатися на екрані. Проте поле, що має дуже маленький розмір, може не вміщати необхідну інформацію. У деяких типів полів: Дата/час (Date/Time), Грошовий (Currency), Мемо (MEMO), Поле об'єкту OLE (OLE Object) цього властивість відсутнє.

Формат поля (Format) — дозволяє змінити відображення даних на екрані або при друці, наприклад, довгий формат дати (Long Date) відображає: Вівторок, 18 грудня 2001 р., короткий (Short Date) — 18.12.2001. Формат вибирається із списку, що розкривається. За умовчанням він визначається регіональними настройками, зробленими у вікні Панель управління операційної системи. У полів типа Поле об'єкту OLE (OLE Object) ця властивість відсутня.

Нові значення (New Value) — визначає спосіб обчислення нового значення для що додається в таблицю запису. Ця властивість є тільки у полів Лічильник (AutoNumber). Із списку, що розкривається, вибирається значення або Випадкові (Random). При виборі значення Послідовні (Increment) нове значення поля збільшується на 1.

Маска введення (Input Mask) — визначає, як вводитимуться і редагуватимуться дані. З її допомогою можна задати, який тип символів (буква або цифра) вводитиметься в полі. Маску введення можна створити за допомогою майстра, що запускається натисненням кнопки з трьома точками «», яка відображається в кінці рядка після установки в ній покажчика миші. Майстер пропонує список масок, що використовуються при введенні часу, номера телефону, індексів і т.п.

Число десятинних знаків (Decimal"Places) — використовується для числових полів. Можна вибрати із списку, що розкривається, значення Авто або певне значення. Число десяткових знаків можна ввести уручну.

Підпис (Caption) — дозволяє в режимі таблиці виводити як заголовок напис, приведений в даному рядку. Підпис може містити будь-які символи

Значення за умовчанням (Default Value) — передбачає автоматичне введення певного значення, наприклад, якщо майже всі представлені в таблиці комп'ютери мають процесор Pentium, то в стовпці Процесор можна передбачити введення за умовчанням цієї назви.

Умова на значення (Validation Rule) — передбачає введення умови, яка перевірятиметься кожного разу після зміни значення поля.

Повідомлення про помилку (Validation Text) — з'являється в рядку стану при введенні в таблицю значення не відповідного умові перевірки.

Обов'язкове поле (Required) — після введення значення Та (Yes) для цієї властивості, всі записи таблиці у вказаному полі повинні бути заповненими. Якщо вказане поле не буде заповнено, Access відобразить на екрані відповідне попередження.

Порожні рядки (Allow Zero Length) — поле повинне містити хоча б один символ, якщо для нього встановлено значення Так (Yes). Ця властивість передбачена тільки для тестових, MEMO полів і гіперпосилань.

Індексоване поле (Indexed) — визначає індекс, створюваний по одному полю, що прискорює пошук значень в цьому полі. Якщо в цьому полі часто виконуватися пошук значень, то в списку значень властивості, що розкривається, вибирається Так (Збіги допускаються) (Yes (Duplicates OK)). Якщо два записи не можуть мати однакового значення для даного поля, то встановлюється значення Так (Збіги не допускаються) (Yes (No Duplicates)). Значення Ні (No) видаляє значення індексу, окрім єдиного ключового поля. Не можна індексувати таблиці по наступних полях: Мемо (MEMO), Поле об'єкту OLE (OLE Object) і Гіперпосилання (Hyperlink).

На вкладці Підстановка (Lookup) властивості поля може вибиратися Тип елемента управління (Display Control), який впливає на відображення даних при введенні. Наприклад, якщо у вас тип даних: Текстовий (Text), то ви можете відобразити його як Поле (Text Box), Список (List Box) або Поле із списком (Combo Box) (мал. 16).

Мал. 16 Вкладка Підстановка властивостей поля

Властивості таблиці

Властивості таблиці дозволяють більш повно описати таблицю, але їх можна не вводити. Щоб задати властивості таблиці, відобразіть її в режимі конструктора і натискуйте на панелі інструментів кнопку Властивості (Properties) або натискуйте клавіші Alt+Enter.

Короткий опис властивостей таблиці (мал. 17) даний нижче:

Опис (Description) — використовується для пояснень, що стосуються призначення таблиці;

Умова на значення (Validation Rule) — дозволяє задати умову для перевірки правильності що вводяться в таблицю даних. Умова відноситься до таблиці в цілому, а не до конкретного поля;

Повідомлення про помилку (Validation Text) — служить для введення повідомлення, яке відображатиметься на екрані при введенні даних, не відповідних умові на значення;

Фільтр (Filter) — містить фільтри, що накладаються на таблицю після її відкриття. Фільтри можуть обмежувати кількість записів згідно критеріям, заданим користувачем;

Порядок сортування (Order) — задає порядок сортування таблиці після її відкриття;

Ім'я підтаблиці (Subdatasheets Name) — визначає, чи треба відображати в підтаблицях дані в зв'язаних записах і як їх відображати. За умовчанням встановлено значення Авто (Auto), що дозволяє автоматично додавати вкладені таблиці для зв'язаних записів. Значення Ні (None) відключає підтаблиці;

Мал. 17 Властивості таблиці

Підлеглі поля (Link Child Fields) — визначає ім'я зв'язаного поля підлеглої таблиці, якщо задано властивість Ім'я підтаблиці. Можна не указувати "значення цієї властивості, якщо встановлено значення Авто для властивості Ім'я підтаблиці;

Основні поля (Master Fields) — визначає для таблиці, що стоїть за ієрархією вище тій, що розглядається, ім'я зв'язуючого поля, якщо задано значення Ім'я підтаблиці;

Висота підтаблиці (Subdatasheet Height) — обмежує максимальну висоту вкладеної таблиці, якщо задано значення для властивості Ім'я підтаблиці;

Розгорнена підтаблиця (Subdatasheet Expanded) — задає початкове відображення вкладеної таблиці, якщо задано значення для властивості Ім'я підтаблиці. Після установки значення Та (Yes) таблиця відкриватиметься зі всіма відкритими вкладеними таблицями;

Орієнтація (Orientation) — може бути Зліва направо (Left-to-Right) або Справа наліво (Right-to-left).