А. Основные справочные сведения. 1. Создание новой таблицы с использованием существующих данных

1. Создание новой таблицы с использованием существующих данных.

В Microsoft Access существуют два способа создания новой таблицы с использованием существующего источника данных:

- Импорт или связывание данных из другой базы данных Microsoft Access или данных из других приложений.

- Если новая таблица создается на основе данных, содержащихся в текущей таблице, следует выполнить запрос на создание таблицы с нужными полями. Например, запросы на создание таблицы используют для архивирования старых записей, для отбора группы записей, экспор­тируемых в другую базу данных, или в качестве базового источника данных для отчетов.

2. Связи между таблицами

Ключ – одно или несколько ключевых полей для организации связи между таблицами.

Для связи между таблицами в Microsoft Access выбираются поля, которые содержат одинаковую информацию. Чаще всего связывается поле первичный ключ с совпадающими полями другой таблицы. Mic­rosoft Access поддерживает четыре типа отношений между таблицами: «один–к–одному», «один–ко–многим», «много–к–одному», «много–ко–многим».

4.Б. Порядок выполнения работы:

1. Загрузите программу Excel.

2. Создайте таблицу «Продажи.XLS». Заполните таблицу данными аналогично, приведенным в табл. № 5 приложения 1:

2.1. Выполните расчеты в таблице по столбцам Стоимость и Скидка. Скидка — это произведение стоимости на %, указанный в столбце Скидка. Отформатируйте ячейки, присвойте соответствующие типы полей ячейкам таблицы. Стоимость — это цена товара, умноженная на количество.

2.2. Сохраните файл в папке группы под именем «Продажи.XLS». Закройте программу Excel.

3. Загрузите Microsoft Access и откройте созданную Вами базу данных «Продажи.MDB». Импортируйте в неё таблицу, созданную в Excel.

3.1. Переключитесь на вкладку Таблицы.

3.2. Выберите кнопку Создать → Импорт таблицы, ОК.

3.3. Вокне Импорт установите тип файла Excel.

3.4. Выделите созданную Вами таблицу «Продажи.XLS» в папке груп­пы → нажмите кнопку Импорт.

3.5. В диалоговом окне укажите лист 1 диапазона, Далее.

3.6. Установить флажок в окошке Первая строка содержит заголов­ки столбцов, Далее.

3.7. Данные сохранить в новой таблице, щелкнуть кнопку Далее.

3.8. Установите ключевое поле — Код оплаты в окне диалога.

3.9. Введите имя таблицы в окошке «Импорт в таблицу». Щелкните кнопку Готово.

3.10. Вокне Access убедитесь в импорте таблицы Продажи. Откройте таблицу в режиме Конструктор и проверьте соответствие типов данных таблиц.

4. Установите следующие связи между таблицами:

Таблицы: «Поставщики» и «Товары» установить связь 1 → к ∞ по Код(у) поставщика; «Товары» и «Продажи» — по Код(у) товара; «Про­дажи» — «Заказы» по Код заказа; «Покупатели»—«Заказы» установить связь 1 → к ∞ по Код покупателя.

Для установления связей выберите меню Сервис команду Схема данных или ее значок на панели инструментов. Откройте Справку и выберите Создание импорт связываемых таблиц, познакомьтесь с содержанием раздела. Добавить таблицы можно с помощью меню Связи или контекстного меню.

5. Используя справочную систему, самостоятельно освойте техно­логию управления записями в режиме «Таблица».

Контрольные вопросы:

1. Какие поля выбирают для установления связи между таблицами?

2. Как осуществляется модификация структуры таблицы?

3. Перечислите способы удаления полей из таблицы.

4. Опишите тип отношения один - ко - многим.

5. Как осуществляется добавление нового поля?

6. Назначение индексов в Access.

7. Основные требования к именам полей.

8. Перечислите известные Вам способы изменения связей между таблицами в БД.