Вопрос. Раскройте ключевые понятия организационных структур управления

Любой отель представляет собой некую систему или совокупность связанных между собой элементов, действующих как единое целое при решении задач и достижении поставленных целей.

Для эффективного управления необходимо, чтобы все управленческие решения опирались на строго зафиксированную иерархию.

Управленческий труд в гостиницах многообразен и сложен, нуждается в разделении и дальнейшей кооперации, что обеспечивается правильным построением ОСУ.

Система управления организации имеет свою структуру.

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Организационная структура управления (ОСУ) определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей.

С этих позиций структура управления представляется в виде оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми.

Можно сказать, что ОСУ представляет собой «каркас», на котором строятся управленческие отношения. Это состав и формы взаимоотношений между руководящими работниками различных уровней, выполняющими функции управления.

ОСУ – это база для планирования, организации, выполнения и контроля работ.

Основные цели построения и использования ОСУ:

- разделение функций управления

- разделение труда между сотрудниками отеля

- распределение задач и обязанностей

- определение взаимоотношений между элементами структуры управления

- определение способов (каналов) взаимосвязи между элементами структуры управления.

Для наглядности ОСУ представляют в виде схем. Схема включает состав функциональных направлений, управленческих должностей, состоит из блоков, демонстрирующих позицию каждого руководителя внутри гостиничного предприятия, и из линий, определяющих ответственность и направление делегирования полномочий.

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы (звенья), связи (отношения), уровни и полномочия.

При этом связи образуют коммуникационную подструктуру, а базовые элементы, уровни и полномочия – управленческую.

Звено (элемент) – организационно обособленное, самостоятельное объединение людей или самостоятельный орган в структуре управления с учетом общности интересов и выполняемых функций.

Элементами ОСУ могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие – например, директор ресторанов и баров, менеджер СПИР), так и службы, либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности (например, отдел маркетинга, банкетная служба, бухгалтерия).

Есть два направления специализации элементов организационной структуры управления:

• по функциональным сферам деятельности (так, в зависимости от состава структурных подразделений организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, персонала, научно-технического прогресса и т. п.);

• по общим функциям управления (исходя из характера общих функций, выполняемых в процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организацией, выполнением работ, мотивацией и контролем).

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято подразделять на горизонтальные и вертикальные.

Связь демонстрирует способы взаимодействия отдельных элементов структуры. На схемах связь отображается графически в виде траекторий, характеризующий взаимодействие элементов.

Горизонтальные связи носят характер согласования и являются одноуровневыми связи между равными по положению в иерархии частями организации. Обусловлены горизонтальным разделением труда.

Таким образом, формируются руководители одного уровня иерархии, чья ответственность должна охватывать все сферы деятельности предприятия (например, технический директор, директор по безопасности, директор номерного фонда, директор ресторанов и баров и т.д.).

Вертикальные связи – это отношения подчинения (властные отношения внутри организации). Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

В основе – вертикальное разделение труда (формирование набора должностей разных уровней внутри одного направления). Оно демонстрирует последовательность подчинения должностей, направление делегирования полномочий, а также движения приказов, распоряжений, инструкций и указаний в структуре менеджмента гостиничного предприятия (например, директор номерного фонда – менеджер СПИР – супевайзер смен СПИР)

Под уровнем управления понимают совокупность элементов управления, занимающих определенную ступень в системе управления организацией.

ОСУ может состоять из двух и более уровней. При двухуровневой структуре создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в организационной структуре управления формируется так называемый средний слой, который, в свою очередь, может состоять из нескольких уровней. В крупных организациях число уровней организационной структуры управления может достигать 8–10 и более. Вертикальные связи являются единственным видом связей в линейной ОСУ. Использование только таких связей становится малоэффективным при многоуровневой системе управления (эффект глухого телефона). В свою очередь, горизонтальные связи способствуют укреплению вертикальных связей, делают организацию более устойчивой в изменяющихся условиях внешней и внутренней среды.

Вертикальные связи подразделяются на линейные и функциональные. Первые отражают отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений, а также движения информации между так называемыми линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений.

Функциональные связи сопрягаются с теми или иными функциями менеджмента. Данные связи имеют место при подчинении функциональному руководителю по определенной группе проблем.

Коль уж есть понятие «подчинение», должно быть понятие «полномочия». Полномочия – ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых сотрудников на выполнение определенных задач.

Выделяют полномочия: линейного персонала, штабного персонала и функциональные.

Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенных им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами организации (подразделений).

Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения.

Если тому или иному работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, но в рамках определенной функциональной сферы деятельности, он получает так называемые функциональные полномочия.

В заключение отметим, что между всеми названными выше составляющими организационной структуры управления существуют сложные отношения взаимозависимости: изменения в каждой из них (скажем, числа элементов и уровней, количества и характера связей и полномочий работников) вызывают необходимость пересмотра всех остальных. Увеличение количества элементов и уровней в организационной структуре управления неизбежно приводит к многократному росту числа и сложности связей, возникающих в процессе принятия управленческих решений; следствием этого нередко является замедление процесса управления, что в современных условиях тождественно ухудшению качества функционирования менеджмента организации.