Сила владения информацией

Постарайтесь узнать, насколько ваш бизнес важен для вашего поставщика. Если вы для него крупный Клиент – можно рассчитывать на самые лучшие условия.

Узнайте, какие стандарты выплат у поставщика. Возможно, вы единственный, кто работает с ним по предоплате. Возможно, нет – важно знать, каковы стандарты и ваше положение относительно их.

То же касается ваших Клиентов. Как они платят другим компаниям? Возможно, вам платят в самую последнюю очередь и вам нужно просто подружиться с их бухгалтером, чтобы передвинуться в их «рейтинге» на несколько позиций вверх.

Просто совет: дружите с конкурентами. От них можно узнать много интересного. Для этого и создаются ассоциации.

Позиция при переговорах – престиж и возможность получения доходов в будущем

Очень часто крупные компании‑заказчики говорят маленьким агентствам‑исполнителям примерно следующее: «Мы очень большие. С нами престижно работать. Вы можете гордиться тем, что запишете нашу компанию в список своих Клиентов. Сделайте эту работу на наших условиях (то есть почти бесплатно), и возможно (!!!), в дальнейшем вы будете получать от нас гораздо более значительные заказы».

Не знаю, мне уже даже не смешно слушать эти аргументы раз за разом. Жизнь показывает, что это просто позиция больших компаний, они не собираются делать никаких выводов из разового сотрудничества. Если они не ценят компанию‑подрядчика с самого начала, нет никаких причин, чтобы они стали ценить ее в дальнейшем. Если они не хотят платить по нормальным расценкам, они никогда не начнут этого делать.

Соглашаться на подобное стоит только очень молодым компаниям, которые готовы работать бесплатно или почти бесплатно просто ради того, чтобы набраться опыта. Если опыт уже есть и тренировки не нужны, а тем более если придется отказаться от других проектов, лучше подобные аргументы даже не рассматривать.

Это касается не только event‑агентств. Крупные компании могут использовать такие доводы, чтобы снизить спонсорский взнос для участия в вашем мероприятии, получить какие‑то особые условия участия или рекламы во время его проведения, намекая, что станут что‑то покупать у вас в дальнейшем… Принцип тот же.

Одна крупная автомобильная компания предложила сделать для них пресс‑конференцию. Мы честно выиграли тендер, предложив оптимальное качество за разумную цену. При получении образца договора для подписания выяснилась такая маленькая деталь: все расходы по мероприятию несет агентство, заказчик оплачивает их лишь через два месяца после получения всех подтверждающих документов. Таким образом, получается, что небольшое агентство бесплатно кредитует на несколько месяцев одну из крупнейших мировых компаний. Мы сказали, что так не работаем и нам нужна предоплата как минимум на покрытие прямых расходов. На что крупная компания ответила, что они так не работают. Очевидно, они обратились в другое агентство (то есть нашли другого кредитора?).

Я рассказал эту историю представителям агентства из той же страны, что и компания‑заказчик. Они уверяли, что на своем родном рынке те себе такого не позволяют.

Как рассчитывается гонорар event‑агентства

Вариант «гонорар снаружи». В некоторых случаях event‑агентства озвучивают общую смету расходов и объявляют свой гонорар. В этом случае заказчика не должно интересовать, как агентство распорядится своим фиксированным гонораром, но все остальные расходы должны быть подтверждены (предоставлены бухгалтерские документы). То есть агентство не имеет права, согласовав смету с заказчиком, а потом получив более выгодную цену от поставщика, считать полученную разницу своей прибылью (это будет мошенничеством; см. тест на этичность). В этом случае заказчик видит все фактические расходы.

Если в смете было написано $1000, а в товарной накладной написано $990, то $10, пожалуйста, верните Клиенту. Так должно быть.

Пример схемы выплат гонорара агентства:

– 50 % предоплата (депозит);

– 35 % перед началом мероприятия;

– 15 % непосредственно после окончания мероприятия (бонус).

В случае отмены мероприятия депозит остается у event‑компании. В случае нарушения условий договора, неисполнения обязательств, плохого качества event‑компания лишается всех или части выплат последнего этапа. Собственно, агентство должно иметь это в виду и стараться сделать все на высоте, чтобы получить эти оставшиеся 15 %.

Вариант «гонорар внутри». Например, у компании‑заказчика выделен бюджет на некое мероприятие и эта сумма озвучивается на переговорах с агентством. В этом случае event‑агентство и заказчик обсуждают смету и определяют бюджет мероприятия. Заказчика не должно интересовать, как агентство распорядится этим бюджетом, – главное, чтобы все согласованные работы были выполнены с нужным качеством, а бюджет не был превышен. В этом случае зачастую агентство при составлении сметы немного завышает расходы, добавляя свой гонорар и надеясь в дальнейшем оптимизировать расходы, получить скидки и т. д.

Разница между согласованными расходами и фактическими и будет составлять прибыль агентства.

При таком варианте оплаты, если в смете было написано $1000, а потом выяснилось, что это можно было купить всего лишь за $990, ничего не поделаешь, $10 останутся агентству. Агентство их честно заработало.

Преимущество работы с агентством в том, что агентство играет роль «одного окна». Компания‑заказчик имеет договорные отношения только с выбранным event‑агентством, а агентство ведет расчеты уже со всеми остальными подрядчиками и субподрядчиками. Таким образом, компания‑заказчик подписывает один договор, одну смету, один акт приемки‑сдачи работ, что для многих компаний очень удобно.

В зависимости от размера бюджета агентству перечисляется либо весь бюджет сразу, либо по частям, в зависимости от сроков платежей. Устоявшейся практики тут нет.

Заключение

Чтобы проиллюстрировать все, о чем написано в этой книге, я расскажу о своем опыте участия в организации одного из крупнейших международных мероприятий.

В 2006 году Россия впервые председательствовала в «Большой восьмерке» (G8). В рамках председательства России проводилось множество межгосударственных встреч, консультаций. В частности, с 8 по 10 июня 2006 года в Санкт‑Петербурге проходила встреча министров финансов G8. Наша компания Eventum была выбрана в качестве компании‑оператора этой встречи.

Проведение такого мероприятия – уникальный опыт для любой компании. Мы многому научились в ходе подготовки этой встречи, применили многие из наработанных знаний и технологий.

Для нас это был необычный проект. В зону нашей ответственности попали как хозяйственные, так и организационные вопросы: координация работы оргкомитета с консульствами стран‑участниц G8 и приглашенных стран, организация встреч делегаций в двух международных аэропортах, размещение в гостиницах, организация пресс‑центра на 600 человек и залов для 10 одновременных пресс‑конференций, организация офисов стран‑участниц в гостинице и в месте основной встречи – Инженерном замке, организация культурной программы, экскурсий, торжественного ужина. При этом в части программы встречи участвовали не только представители стран G8, но и другие приглашенные крупные страны, международные организации. В общей сложности мы принимали двадцать делегаций, разных по количеству участников.

У нас оказалось семь площадок, которые нужно было подготовить, и две большие и очень разные аудитории участников: министерские делегации и журналисты. Работу по этим площадкам и с этими аудиториями необходимо было упорядочить и скоординировать, что не так просто. Кроме того, мы работали с разными странами, культурные различия между которыми очень значительны.

Важным моментом для успеха этого масштабного мероприятия стало создание презентации, которая демонстрировалась как участникам встречи, так и подрядчикам. Мы создали нечто вроде виртуального путешествия по всем основным местам встречи, благодаря чему участникам сразу становилась понятна программа, последовательность действий и прочее, а подрядчики сразу понимали, как именно мы хотим оформить тот или иной зал, в какие сроки должны быть завершены работы и т. д.

За полтора месяца до мероприятия мы провели рабочую встречу с представителями посольств и консульств стран‑участниц. Мы провели презентацию, рассказав о том, как планируем провести встречу, а затем проехали по всем основным площадкам и ответили на вопросы. За один день нам удалось сделать очень многое.

Мероприятие готовили как сотрудники Eventum, так и временные работники. Мы нашли и протестировали амбициозных молодых людей со знанием иностранных языков, заинтересованных в участии в этом проекте. Сотрудники компании, как наставники и носители ценностей и технологий, должны были в короткие сроки адаптировать новичков, передать им наше отношение к команде, работе, сервису. Это была отдельная управленческая задача, одна из ключевых. Создать за несколько дней из незнакомых людей сплоченную команду нам удалось. После окончания проекта мы попросили временных сотрудников написать об их впечатлениях, и все они отметили, что чувствовали себя членами слаженной команды.

Перед мероприятием мы подготовили подробный сценарий проведения встречи. Это был документ примерно на 40 страниц, где было указано, кто за какую зону (территорию или комплекс задач) отвечает и в какое время где находится. В конце были указаны контактные данные, включая мобильные телефоны, всех (подчеркиваю – всех) сотрудников и ключевых подрядчиков.

В мероприятии участвовали люди, которые ранее не были знакомы друг с другом лично. И тем не менее благодаря четко прописанному сценарию можно было не знать всей картины происходящего, не знать, как выглядит конкретный сотрудник, но в нужный момент легко найти его. Что важно, каждый член команды мог легко найти себя в этом плане, каждый знал, что его имя записано в сценарии, что к нему обратятся по таким‑то вопросам и что он отвечает перед всеми за эти задачи.

Вопрос, как организовать команду, в ходе реализации этого проекта был одним из ключевых. Основных подходов, как вы помните, два: распределение работ по проектам либо по функциям. Подробно они описаны в этой книге на стр. 181–182.[11]В данном случае была применена их комбинация.

В ходе подготовки министерской встречи были сформированы три рабочие группы, деятельность которых координировалась из единого центра, тесно взаимодействующего с Заказчиком – Министерством финансов РФ:

– рабочая группа «Делегации», отвечающая за взаимодействие с делегациями стран G8;

– рабочая группа «Пресса», отвечающая за подготовку пресс‑центра и работу со СМИ (эту работу взяли на себя наши коллеги из PR‑агентства PREMO);

– рабочая группа «Общая логистика», отвечающая за общую координацию мероприятия, техническое обеспечение, питание, транспорт и прочее.

Таким образом, мы видим здесь подход «распределение работ по функциям». Выбор этого подхода был связан с тем, что действия рабочих групп «Делегации» и «Пресса» существенно отличались по своему содержанию и целям, так что для каждой из них нужны были люди с разным опытом и навыками. Кроме того, присутствовал ряд задач, некий общий знаменатель, который касался всех площадок проведения встречи (транспорт, телекоммуникационные и IT‑решения, символика, кейтеринг), и этими общими задачами занималась рабочая группа «Общая логистика».

Некоторые наши подрядчики и другие вовлеченные в подготовку мероприятия организации построили свою работу иначе. Их действия также координировались из единого центра, но было выделено ответственное лицо, которое занималось всеми вопросами, связанными только с одним объектом, например с аэропортом, Инженерным замком или пресс‑центром (вариант «распределение работ по проектам»). Их выбор был обусловлен тем, что необходимо было обеспечить решение примерно одинаковых задач на разных площадках (каждую из которых можно считать отдельным проектом), а соответственно нужны были люди с примерно одинаковым опытом и квалификацией.

Таким образом, в рамках одного мероприятия мы видим два подхода, дополняющих друг друга.

Итог: в старинном дворце заседали министры финансов России, США, Великобритании, Германии, Франции, Японии, Италии, Канады, Австрии, Китая, Южной Кореи, Нигерии, Австралии, Бразилии, комиссар ЕС, руководители международных финансовых организаций: Международного валютного фонда, Всемирного банка, Международного энергетического агентства.

Только представьте, в одном зале сидели люди, отвечающие в некотором смысле за 60–70 процентов мировых денег. У нас не было права допустить ни одной ошибки. И все получилось как надо. Вечером мы смотрели по ТВ новости, по всем каналам шли сюжеты об организованном нами мероприятии.

Это было настоящее приключение.