Приложение 1. Инструкция по работе с конфиденциальной информацией в Управлении лесами Брянской области

Инструкция по работе с конфиденциальной информацией в Управлении лесами Брянской области

1. Общие положения

1.1 Настоящая Инструкция устанавливает особый порядок работы с документами – носителями конфиденциальной информации в Управлении лесами Брянской области (далее - Управление), предназначенными для направления за пределы Управления, либо используемыми внутри Управления при условии установления исполнителями таких документов особого порядка их обращения.

1.2 Регистрация, оформление, обработка, пересылка, передача, хранение, уничтожение конфиденциальных документов осуществляется с учетом требований законодательных, иных нормативных документов РФ по организации открытого делопроизводства.

1.4 Ответственность за конфиденциальные документы, поступившие в структурные подразделения исполнительного аппарата Управления, возлагается на руководителя и уполномоченного работника структурного подразделения Управления.

1.5 Создание, обработка, пересылка, хранение и уничтожение конфиденциальных документов на технических средствах обработки информации разрешается только при наличии установленных на них специальных средств защиты.

2. Учет и обработка конфиденциальных документов

2.1 Все конфиденциальные документы подлежат однократной регистрации.

2.2 Отличительной особенностью входящих конфиденциальных документов является наличие пометки (ограничительного грифа) в верхней части документа – «конфиденциально», «конфиденциальная информация», и соответствующего буквенного индекса в порядковом номере документа, указывающего на вид документа: «К».

2.3 На каждом регистрируемом входящем конфиденциальном документе после присвоения ему порядкового (входящего) номера проставляется буквенный индекс конфиденциальности («К»).

2.4 Конфиденциальный документ, поступивший в структурное подразделение, минуя уполномоченного работника, должен быть передан ему для регистрации и оформления в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

2.5 На исходящих, а также внутренних конфиденциальных документах проставляется гриф «Конфиденциально», регистрационный номер с буквенным индексом «К» и дата регистрации.

Гриф «Конфиденциально» размещается в правом верхнем углу документа.

2.6 Работник, получивший конфиденциальный документ, обязан принимать меры для обеспечения его сохранности и не разглашать содержащиеся в нем сведения в беседах с посторонними лицами, а также с сотрудниками Управления, если этого не требуется для исполнения им своих служебных обязанностей.

В нерабочее время конфиденциальные документы и электронные носители, содержащие конфиденциальную информацию, должны находиться в запирающихся на ключ секциях рабочих столов или в металлических шкафах.

2.7 Выдача конфиденциальных документов или их копий работникам, которым они предназначены, а также передача их в другие структурные подразделения Управления осуществляется под роспись в журнале учета выдачи-приема конфиденциальных документов согласно приложению к настоящей Инструкции.

2.8 Работник, получивший для работы конфиденциальный документ на бумажном носителе, обязан располагать его так, чтобы исключить возможность ознакомления с ним других лиц.

При обработке конфиденциальных документов на СВТ, они должны располагаться таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с электронными документами посторонних лиц. При отлучении с рабочего места работник обязан закрывать все электронные документы, содержащие конфиденциальную информацию.

2.9 При увольнении, переводе в другое подразделение работник обязан сдать все числящиеся за ним конфиденциальные документы. Работник также обязан сдать либо уничтожить электронную документацию, содержащую конфиденциальную информацию, находящуюся в его распоряжении.

3. Распечатывание, копирование, размножение конфиденциальных документов

3.1 Распечатывание конфиденциальных документов в электронном виде, сканирование (печатание) конфиденциальных документов на бумажных носителях производится самим исполнителем. На обороте или внизу последнего листа каждого экземпляра документа, либо в электронном документе, указывается фамилия исполнителя, его контактный телефон, дата распечатывания или сканирования (печатания).

После распечатывания (сканирования) конфиденциального документа исполнитель должен убедиться в невозможности получения повторных несанкционированных копий.

Распечатанные (отсканированные, отпечатанные) документы регистрируются в установленном порядке в соответствующих журналах учета.

3.2 Копирование (размножение) конфиденциальных документов осуществляется уполномоченным работником с разрешения руководителя структурного подразделения с указанием количества экземпляров (копий).

Новые экземпляры (копии) документов регистрируются в установленном порядке с присвоением копиям очередных номеров экземпляров основного документа.

3.3 Для копирования, размножения конфиденциальных документов уполномоченный работник обязан использовать технику, исключающую возможность получения повторных несанкционированных копий документов (электронных документов), либо убедиться в невозможности дальнейшего получения таких копий.

3.4 Представители сторонних организаций имеют право делать выписки и снимать копии с конфиденциальных документов только с разрешения руководителя структурного подразделения Управления (с указанием конкретного материала, количества копий) и на основании письменных запросов руководителей сторонних организаций, при условии совместной работы с использованием конфиденциальной информации, а также при условии подписания с ними соглашения о конфиденциальности или заключения договора, содержащего условие о конфиденциальности.

Учет конфиденциальных документов в этих случаях производится на общих основаниях, а предоставление выписок, копий - под роспись, с указанием организации и основания для передачи информации.

4. Пересылка, передача документированной конфиденциальной информации

4.1 Передача конфиденциальной информации с использованием средств факсимильной связи допускается в исключительных случаях с письменного разрешения начальника Управления или его заместителей.

4.2 Рассылка, отправка и передача конфиденциальных документов осуществляется только уполномоченным работником на основании перечней списков для рассылки приказов, распоряжений и иной документации или указаний Начальника Управления или его заместителей.

4.3 При необходимости направления документации нескольким адресатам, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения и подшивается в дело вместе с основным документом.

4.4 Пересылка конфиденциальных документов может осуществляться заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью или фельдсвязью.

5. Хранение, уничтожение конфиденциальных документов

5.1 Конфиденциальные документы должны храниться в сейфах, или запираемых на ключ металлических шкафах.

Конфиденциальные документы в электронном виде должны храниться только на СВТ, оснащенных специальными средствами защиты.

5.2 Конфиденциальные документы группируются для хранения согласно номенклатуре дел по функциональному направлению.

На обложке каждого дела (тома), в котором подшит хотя бы один документ, содержащий конфиденциальную информацию, проставляется гриф «Конфиденциально».

5.3 Уничтожение конфиденциальных документов, утративших практическую ценность, производится уполномоченным работником структурного подразделения в присутствии двух других работников Управления по акту. При этом в регистрационных документах делается соответствующая ссылка на акт уничтожения, который хранится как документ с грифом «Конфиденциально».

Письменное разрешение на уничтожение по представляемому списку документов дает руководитель структурного подразделения.

Уничтожение копий электронных документов, находящихся у работника Управления, может производиться самим работником, в том числе по указанию уполномоченного работника, только с использованием специальных технических средств.

Уничтожение конфиденциальных документов на бумажных носителях производится путем их резки на бумагорезательной машине.

Уничтожение электронной документации производится путем ее стирания.

Размещено на Allbest.ru