Тема 7. Организационно-производственная структура гостиничных предприятий

Цель лекции: рассмотреть особенности организационно-производственной структуры гостиницы

Ключевые слова: линейная структура, функциональная структура, штабная структура, подразделение, звенья.

План лекции (2 часа)

1. Линейные функции − функции непосредственных участников производства и реализации услуг гостеприимства

2. Административные функции − функции обеспечения жизнедеятельности всех гостиничных подразделений.

3. Основные принципы формирования организационных структур в гостиничных предприятиях

1. Линейные функции − функции непосредственных участников производства и реализации услуг гостеприимства

Линейные связи в гостинице отражают движение управленческих решений и информации, исходящих от так называемого линейного менеджера, то есть лица, полностью отвечающего за деятельность гостиницы (как правило, небольшой) или ее структурных подразделений (в крупной). Это одна из простейших организационных структур управления. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий все функции управления.

При линейном управлении каждое звено и каждый подчиненный имеют одного руководителя, через которого по одному каналу проходят все команды управления. В этом случае управленческие звенья несут ответственность" за результаты всей деятельности управляемых ими объектов. Речь идет о пообъектном выделении руководителей, каждый из которых выполняет все виды работ и принимает решения, связанные с управлением данным объектом. Поскольку в линейной структуре управления решения передаются по цепочке "сверху вниз", а сам руководитель нижнего звена управления подчинен руководителю более высокого уровня, формируется своего рода иерархия руководителей конкретной организации. В данном случае действует принцип единоначалия, суть которого состоит в том, что подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Вышестоящий орган управления не имеет права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям, минуя их непосредственного начальника.

Линейная структура управления является логически более стройной и формально определенной, но вместе с тем и менее гибкой. Каждый из руководителей обладает всей полнотой власти, но относительно небольшими возможностями решения проблем, требующих узких, специальных знаний. Линейная организационная структура управления имеет свои преимущества и недостатки.

Преимущества линейной организационной системы управления:

1) единство и четкость распоряжений;

2) согласованность действий исполнителей;

3) простота управления (один канал связи);

4) четко выраженная ответственность;

5) оперативность в принятии решений;

6) личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения.

Недостатки линейной организационной системы управления:

1) высокие требования к руководителю, который должен быть подготовлен всесторонне, чтобы обеспечить эффективное руководство по всем функциям управления;

2) отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений;

3) перегрузка информацией, множество контактов с подчиненными, вышестоящими и сменными структурами;

4) концентрация власти в управляющей верхушке.

2. Административные функции − функции обеспечения жизнедеятельности всех гостиничных подразделений

Высший уровень управления представлен его владельцем и генеральным директором, принимающих общие решения стратегического характера (определяют размер гостиничного комплекса, выбор места для его строительства, архитектуры и интерьер, оборудования, подбор персонала и т.д.). Владельцем гостиничного комплекса может быть как частное лицо, так и целая корпорация. В состав Правления входят руководители ведущих структурных подразделений, а их обязанности вытекают из функций служб и отделов, которыми они управляют.

Оперативное управление гостиницей осуществляется управляющим (директором), который может быть как из числа владельцев, так и наемным лицом. Ему подчиняются все службы гостиничного комплекса, он направляет, контролирует и координирует их деятельность с целью получения максимально возможного эффекта на каждом участке. Контроль за работой персонала всех уровней является одной из главных функций руководителя гостиничного комплекса.

Исполнительный председатель гостиничного комплекса обычно называется генеральным директором. В обязанности генерального директора относят осуществление управление всей хозяйственной деятельностью гостиницы; пользование всеми видами банковских услуг, в т.ч. кредитам, открытие и закрытие расчетных, текущих и других счетов и распоряжение ими, подписание чеков на получение наличности, ценностей и т.п., право иска и ответа на суде, а также право представлять во всех административных учреждениях свой гостиничный комплекс лично или через других лиц, уполномоченных на то специальными поручениями; подписания договоров, обязательств и поручений, выполнение задач, связанных с общими направлениями деятельности гостиничного комплекса, в том числе проведение финансовой политики (например, определение лимитов расходов на содержание персонала, предельных ассигнований на административные и хозяйственные расходы, вопросы закупочной политики и т.д.). Руководство высшего звена также принимает решение относительно того, какую систему расчетов с клиентами использовать в отеле. Но часть этих вопросов может быть передана на рассмотрение ниже звеньям управления, если на генерального директора возложено слишком много полномочий и обязанностей.

Учитывая, что гостиничные комплексы работают круглосуточно, их деятельность требует постоянного контроля со стороны администрации, в связи с чем в крупных гостиницах имеется должность исполнительного. директора, который практически постоянно находится на предприятии.

Управленческая структура крупных гостиничных комплексов может включать 5-6 директоров отделов, которые подчиняются генеральному директору. Среди них директора по размещение, маркетинга, азартно-развлекательного сектора, ресторана, финансовый и технический директора. Они представляют средний уровень управления и обеспечивают реализацию политики гостиничного комплекса, разработанной высшим руководством, отвечают за доведение детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. Как правило, они имеют широкий круг обязанностей и большую свободу в принятии решений.

В прямом подчинении директора по размещению находятся менеджеры основных гостиничных служб (бронирование, обслуживание, приема и расчетной части, эксплуатации номерного фонда).

Финансовому директору подчиняются главный бухгалтер, менеджер хозяйственной службы и тому подобное.

Технический директор возглавляет инженерно-эксплуатационный отдел. В различных гостиничных комплексах эта должность может называться по-разному: главный инженер, директор по эксплуатации, главный техник. Ему подчиняются старший мастер, заведующие мастерскими по ремонту мебели, оборудования, системы отопления и. т.д.

Отдел кадров выполняет следующие функции: набор, обучение, оценка персонала; регулирования труда и зарплаты, вопрос премирования; дисциплинарные взыскания; недопущение случаев незаконного увольнения. В обязанности этого подразделения входит ведение личных дел всех сотрудников гостиничного комплекса. Обычно департамент имеет три подразделения: набора обслуживающего персонала, подразделение заработной платы и других вознаграждений, подготовки и, переподготовки. Все они тесно взаимосвязаны между собой и с другими департаментами гостиничного комплекса. Работники отдела кадров отбирают специалистов, проводят собеседование, но окончательное решение о принятии остается за руководителем подразделения, куда принимается данный работник.

Отдел охраны труда выполняет следующие функции: инструктаж по технике безопасности; контроль за выплатой пособия по нетрудоспособности, связанной с производственными травмами; ежемесячный инструктаж и проверки, контроль за сметой расходов и т.д..

Учебно-тренинговый центр занимается повышением квалификации, переподготовкой и стажировкой специалистов и обслуживающего персонала обучением работников методам управления качеством; созданием здоровой, творческой доброжелательной атмосферы в гостиничном комплексе подобное.

Бухгалтерия отвечает за своевременное составление бухгалтерской отчетности соответствии с нормативными документами; несет ответственность за соблюдение финансовой и договорной дисциплины; анализирует финансово-хозяйственные планы и сметы по установленным формам; отвечает за своевременность составления отчетов, балансов и счетов, прибылей и убытков; выполняет работу по учету, ввод в эксплуатацию и списания материальных ценностей, учета денежных средств в установленном порядке; несет ответственность за соблюдение ценообразования и правильности составление тарифов, осуществляет учет поступления и выбытия производственных запасов соответствии со стандартами бухгалтерского учета, организует работу по получению лицензий и т.д..

Обязанностями департамента бухгалтерского учета является осуществление денежных переводов, подготовка финансовых отчетов от кассиров каждой торговой точки гостиничного комплекса, учет, обработка и контроль первичной документации, своевременное информирование руководства о финансовых результатах деятельности гостиничного комплекса, а также выплата работникам заработной платы, получение других разных счетов и выплата по ним, контроль и учет расходов.

Основной задачей планово-коммерческого отдела является обеспечение гостиничного комплекса материально-техническими и производственными ресурсами. До этого отдела целесообразно привлекать менеджеров, занимающихся маркетингом, продажей номеров, организацией банкетов, рекламой и т.д..

Аудиторская служба (от латинского auditor - слушатель, ревизор) проверяет правильность ведения бухгалтерской документации и составляет дневной отчет по данным коммерческой деятельности гостиничного комплекса. Обычно этот отчет составляется в конце рабочего дня, во время ночной смены, поэтому эта проверка называется ночной аудиторской, а служащий - ночным аудитором. В его обязанности относят: проверку правильности составления счетов; проверку правильности оплаты по кредитным картам и внесение в счета клиентов оплаты за покупки, осуществлены в течение дня; проверку талонов, дающих право на предоставление скидок; отражение результатов всех финансовых операций; разрешения противоречий, мониторинг кредитных организаций, подготовку оперативных докладов.

Аудитор проверяет полученный доход от проживания в гостинице, процент фактической занятости и другие данные, полученные от службы приема и размещения (спор), осуществляет кассовое сведения, включая оплату чеками и кредитными карточками. В многих гостиничных комплексах функции ночного аудитора выполняет один из бухгалтеров, однако, как показывает практика, должность ночного аудитора себя оправдывает всегда.