Стандартизация рабочих документов

Стандартизация рабочих документов дает ряд преимуществ:

(а) Она повышает эффективность подготовки и обзор рабочих документов.

(б) Она облегчает делегирование и обзор работы.

(в) Она позволяет поддерживать контроль качества.

(г) Она удобна для обычного ведения документации, такой как проверочные листы с целью раскрытия информации и образцы писем.

Кроме того, необходимо иметь достаточно гибкости, и важно то, что аудитор должен всегда помнить о необходимости применять профессиональное суждение. Никогда не следует слепо следовать стандартному подходу.

Основные требования к рабочим документам

Могут быть использованы следующие основные требования:

(а) Должны использоваться долговечные чернила (тем не менее, в настоящий момент это обсуждается, так как научно доказано, что труднее удалить все следы от карандаша).

(б) Должны быть даны описания символов, использованных аудитором.

(в) Все рабочие документы должны быть подготовлены аккуратно и тщательно для того, чтобы четко и кратко показать таблицы, результаты тестов и т.д. В заголовке каждого документа должна быть следующая информация:

Имя клиента и номер папки.

Окончание периода.

Содержание рабочего документа.

Относится ли рабочий документ к текущему или постоянному файлу

Инициалы того, кто подготовил документ и дату подготовки.

Инициалы проверяющего и дату проверки.

Все рабочие документы с записями тестов, должны содержать имена тех, кто проводил тест, а так же краткое изложение результатов теста и вывод (или заключение) о его эффективности.

Все записи вопросов, возникающих в течение аудита должны показывать получение ответа на запрос и тот факт, что запрос был сделан в целях аудита.