Способы нахождения и исправления ошибок

При заполнении учетных регистров могут быть сделаны ошибки: локальные, допущенные только в одном регистре (например, неправильная дата), и транзитные, когда ошибка допущенная в одном регистре ведет к ошибкам в других регистрах и в отчетности (например, ошибка в Журнале регистрации ведет к ошибкам на счетах, затем в оборотной ведомости и балансе). Наиболее распространенной ошибкой является неверно составленная проводка или когда сумма по операции заносится в дебет одного счета, но не заносится в кредит другого счета.

Выявить ошибки такого рода можно с помощью контрольного значения двойной записи посредством составления оборотной ведомости (т.к. итоги оборотной ведомости должны быть попарно равны и должны совпадать с итогом по Журналу регистрации хозяйственных операций).

Способы исправления ошибок в учетных регистрах:

– корректурный;

– “красного сторно”;

– дополнительных записей.

Суть “корректурного способа” исправления ошибок в том, что неправильная запись зачеркивается тонкой чертой так, чтобы было видно зачеркнутое, рядом пишут правильную сумму, которую засвидетельствуют подписью лица, сделавшего исправление, и проставляют дату осуществления исправления. Этот способ нельзя использовать для исправления ошибок в кассовых и банковских документах.

Способ “красное сторно” заключается в том, что неправильная бухгалтерская запись уничтожается составлением так называемой сторнировочной записи, в которой повторяется как корреспонденция счетов, так и сумма ошибочной записи, только красными чернилами (или в рамке). После чего делается правильная запись и исправление заверяют подписью.

Например, отпущено со склада во вспомогательное производство топливо в сумме 300 грн. В бухгалтерском регистре на сумму отпущенного топлива была сделана запись: Д^Т23 К^Т201 – 200, т.е. допущена ошибка в корреспонденции счетов.

Для исправления ошибки сначала неправильную запись сторнируют (записывают красными чернилами): Д^Т23 К^Т201 – 200. Позже делают правильную запись: Д^Т23 К203 – 200. Способ “красное сторно” используют для корректировки плановых показателей до уровня фактических при превышении плановых показателей над фактическими (частичное сторнирование).

Способ “дополнительных проводок” применяют в тех случаях, когда бухгалтерские проводки составлены верно, но в меньшей сумме, чем фактически выполненная хозяйственная операция. Например, на предприятии отпущено со склада в производство материалов в сумме 2000 грн. В учетных регистрах эта операция записана в сумме 1200 грн., т.е. занижена сумма операции на 800 грн. В таком случае делают дополнительную проводку в регистры на момент выявления ошибки на сумму 800 грн., т.е. Д^Т23 К^Т 201– 800 грн.

Дополнительные проводки используют при корректировке плановых показателей (незавершенное производство, себестоимость изготовленной и реализованной продукции и т.п.) до уровня их фактического значения, когда фактические показатели превышают плановые.

В конце отчетного периода проверенные и исправленные данные в учетных регистрах подытоживают и заносят в другие учетные регистры (журналы – ордера, ведомости, Главную книгу и т.д.). Такие записи заверяют подписями на регистрах ответственных за это лиц. В течение отчетного периода (года) учетные регистры сохраняются в текущем архиве в бухгалтерии в специальных шкафах. По окончании текущего года и составления годового отчета учетные регистры передают, как и первичные документы, на сохранение в постоянный архив, где они сохраняются соответствующее количество лет. Например, журналы-ордера, ведомости, Кассовую книгу, Главную книгу сохраняют в постоянном архиве в течение 3 лет. По окончании этого срока и при условии проведения на предприятии документальной ревизии учетные регистры могут быть уничтожены, для чего составляется специальный акт на их уничтожение.

4.3. Формы бухгалтерского учета, используемые в Украине.

Для учета и регистрации хозяйственных операций предприятия применяют разнообразные по форме, содержанию и способу отражения учетные регистры, состав которых зависит от принятой на предприятии формы бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета – это технология и организация учетного процесса соответствующими способами, техникой документирования и учетной регистрации.

На Украине бухгалтерский учет может быть организован по одной из следующих форм учета: мемориально-ордерной; журнально-ордерной;

упрощенной; автоматизированной.

Мемориально-ордерная форма применяется крайне редко. Она рекомендована к применению в организациях (предприятиях) с небольшим и средним объемом производства продукции, оказываемых работ и услуг. Основой мемориально-ордерной формы учета являются документы бухгалтерского оформления – мемориальные ордера, назначение которых состоит в том, чтобы оформить бухгалтерские записи по корреспондирующим счетам (составить проводки). Мемориальные ордера составляются по мере совершения хозяйственных операций на основе первичных оправдательных бухгалтерских документов или предварительной их группировки.

Мемориальные ордера ежемесячно регистрируются в регистре синтетического учета – книге Журнал-главная, которая представляет собой оборотно-сальдовый баланс и служит основанием для составления сальдового баланса. Формы указанных регистров приведены ниже.