Создание базы данных

1. При запуске Microsoft Access открывается диалоговое окно, в котором предлагается создать новую базу данных или открыть существующую. Выберите в этом диалоговом окне переключатель Новая база данных и нажмите кнопку ОК.

Если база данных уже была открыта или если было закрыто диалоговое окно, выводимое при запуске Microsoft Access, нажмите кнопку Создать на панели инструментов и дважды щелкните значок «База данных» на вкладке Общие.

2. Укажите имя и каталог базы данных и нажмите кнопку Создать.

После создания пустой базы данных необходимо создать объекты этой базы данных.

Объекты, которые можно видеть в базе данных Microsoft Access:

· таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули,

· объекты, определенные системой, такие как таблица "MSysObjeds".

Объекты, которые можно видеть в проекте Microsoft Access:

· объекты, сохраненные в файле проекта Access: формы, отчеты, макросы и модули,

· объекты, сохраненные в базе данных Microsoft SQL Server: таблицы, свойства таблиц (такие как индексы, триггеры, ключи, ограничения, значения по умолчанию, правила и определяемые пользователями типы данных), представления, сохраненные процедуры и схемы баз данных,

· объекты, определенные системой, такие как таблица "sysindexes".

Объекты, которые можно видеть и в базах данных Access, и в проектах Access:

· страницы доступа к данным, являющиеся ярлыками (отображаемыми в окне базы данных) соответствующих файлов HTML, сохраненных в файловой системе,

· объекты, представляющие данные из других приложений, такие как диаграммы (графики) или рисунки.

4. Таблицы: что это такое и как они работают

Таблица — это набор данных по конкретной теме, такой как товары или поставщики. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз, что делает базу данных более эффективной и уменьшает число ошибок при вводе данных (см. рис 9).

Рис. 9.

Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки, называемые записями (см. рис. 10).

Рис. 10.

Общее поле связывает две таблицы таким образом, что Microsoft Access может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати (см. рис. 11).

Рис. 11.

В режиме конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы (см. рис. 12).

Рис.12.

В режиме таблицы можно добавлять, редактировать, просматривать или выполнять другую работу с данными таблицы. Также можно отображать записи из таблиц, связанных с текущей таблицей, путем отображения подтаблиц в пределах основной таблицы. С некоторыми ограничениями можно работать с данными подтаблицы многими из способов, используемых для работы с данными основной таблицы (см. рис. 13).