Анализ излишков/недостач. Выявление причин из возникновения

Наиболее вероятными причинами образования отрицательных остатков являются ошибки заполнения технологических карт, неправильная настройка типов мест приготовления блюд или же ошибки оприходования товаров.

Из документа инвентаризации (на втором и третьем шаге) Вы можете провести анализ полученных излишков и недостач. Для этого откройте документ инвентаризации, выберите интересующий товар и просмотрите отчеты о его движении и о вхождении в блюда (пункты контекстного меню Движение товара и Открыть отчет о вхождении ингредиента в блюда). В карточке товара посмотрите фасовки, в которых он может приходоваться на склад (пункт контекстного меню Открыть элемент номенклатуры).

Если расхождения произошли в результате ошибок складского учета, то необходимо их исправить, а затем перепровести документ инвентаризации.

1. Если Вы еще не зарегистрировали в iikoOffce движение товара, то создайте необходимые документы (накладные, акты списания, возвраты, внутренние перемещения) и проведите их именно той датой, когда это движение реально произошло.

Обнаружить отсутствие нужного документа Вы можете, просмотрев отчет о движении товара из документа инвентаризации или по пункту меню: Товары и склады Þ Отчеты Þ Движение товара

2. В том случае если Вы обнаружили ошибку в созданном ранее документе (неправильно указана дата проведения, склад, поставщик, название товара, его количество, цена, НДС), откройте этот документ, внесите в него необходимые исправления и сохраните с перепроведением. Остатки товара на складе и их себестоимость будут автоматически пересчитаны.

3. Если при приготовлении блюда используется не тот ингредиент, который указан в техкарте, то это приведет к недостаче одного товара (реально используемого при приготовлении) и излишкам другого (указанного в техкарте).

Такую ошибку Вы можете обнаружить с помощью Отчета о вхождении в блюдо.

ПУТЬ: Товары и склады Þ Отчеты Þ Отчет о вхождении товара в блюда

В этом случае необходимо заменить ингредиент на нужный. Для этого:

- В отчете о вхождении товара отметьте галочками нужные блюда и нажмите кнопку Заменить.

- В открывшемся окне укажите с какой даты нужно изменить техкарты выбранных блюд и выберите другой ингредиент. При необходимости измените коэффициент и потери при холодной и горячей обработке.

- Нажмите кнопку ОК. Для каждого блюда будет создана новая версия технологической карты.

4. Расхождения могут возникнуть, если товар входит в блюдо, техкарта которого составлена неправильно: ошибка в количестве ингредиента, в норме закладке, должны списываться ингредиенты, а списывается блюдо, или неправильно указана дата начала действия новой техкарты.

Для поиска такой ошибки просмотрите отчет о вхождении товара в блюдо или список номенклатуры. Иконка блюда в отчете и в дереве справочника номенклатуры (и всех групп, в которые входит данное блюдо) содержит восклицательный знак: .

Необходимо открыть номенклатурную карточку блюда, внести необходимые исправления в техкарту и при необходимости исправить дату начала действия.

Внутренние перемещения

Перевод товаров с одного склада ресторана на другой регистрируется специальным документом о внутренних перемещениях. При выборе пунктов меню Товары и склады → Внутренние перемещения откроется окно со списком документов о внутренних перемещениях, зарегистрированных за прошедший месяц. Период, за который отображаются данные, задается с помощью полей За период, с и по. Если нажать кнопку Показать изменения, откроется Журнал событий, в котором Вы сможете посмотреть, какие операции производились с выбранным документом, в том числе и с помощью видеонаблюдения.

Чтобы создать новый акт о внутренних перемещениях:

1. Нажмите кнопку Создать. Откроется окно Новое внутреннее перемещение. Номер документу присваивается автоматически, но может быть изменен.

2. В поле Со склада выберите склад, на котором находится перемещаемый товар, в поле На склад – склад, на котором будет храниться товар после перемещения.

3. Щелкните мышью в первой строке списка в колонке Товар. Выберите в списке перемещаемый товар. Если он по какой-либо причине еще не был зарегистрирован в справочнике номенклатуры, то нажмите значок , откроется окно Добавление нового элемента номенклатуры; введите в него данные, как это описано в разделе «Справочник номенклатуры».

4. В поле Количество введите объем перемещаемого товара в его единицах измерения. В полях Остаток на Складе 1 и Остаток на Складе 2 автоматически отобразятся объемы данного товара, зарегистрированные на этих складах на текущий момент.

5. Аналогичным образом введите в список все товары, которые перемещаются со склада, заданного в поле Со склада, на склад, заданный в поле На склад.

6. Нажмите кнопку Сохранить.

Из формы документа о внутреннем перемещении могут быть также распечатаны следующие документы (для этого следует нажать кнопку Действия и выбрать соответствующий пункт):

1. Стандартная Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13 (пункт Печать).

2. Упрощенная форма накладной на внутреннее перемещение (пункт Печать).

3. Стандартное Требование в кладовую по форме ОП-3 (пункт Требование в кладовую).

Списание

Документы о списании товаров со склада создаются как автоматически, так и вручную. Автоматически создается акт списания в двух случаях: при регистрации во фронт-офисе системы удаления блюда со списанием и при оплате заказа за счет заведения.

Выберите в меню Товары и склады пункт Акты списания. Вы можете посмотреть проведенные ранее документы (задав нужный период), выгрузить их в Excel, либо создать новый акт списания. Выделив какой-либо акт и нажав кнопку Показать изменения, Вы попадете в Журнал событий, где сможете посмотреть, какие операции производились с выбранным Вами документом, в том числе и с помощью видеонаблюдения. Список актов списания может быть сгруппирован, например, по статье или складу списания.

Данным документом производится списание не только товаров, но также и блюд, заготовок и модификаторов. В этом случае списываются все товары, являющиеся ингредиентами данных блюд, заготовок или модификаторов на основании их технологической карты.

Чтобы произвести новое списание:

1. Нажмите кнопку Создать. Откроется окно Новый акт списания. Номер документу присваивается автоматически, но может быть изменен. По умолчанию новый документ создается на текущую дату и время, заданное в общесистемных настройках.

2. Укажите склад, с которого списывается товар (блюдо, заготовка или модификатор), а также счет, на который будет списан его стоимость, выбрав их из списка.

3. Для каждого списываемого товара заполните поля документа. Для того чтобы начать введение данных, щелкните по пустой строке, в поле Товар появятся кнопки . Первая кнопка традиционно служит для открытия списка. Если элемент, который необходимо списать, по какой-то причине отсутствует в списках номенклатуры, то нажмите кнопку , откроется карточка номенклатуры, которую следует заполнить, как это описано в разделе «Справочник номенклатуры».

В поле Товар выберите списываемый элемент номенклатуры, в поле Количество введите количество его списываемых единиц.

Если щелкнуть по строке с уже введенным товаром, вместо кнопки Вы увидите кнопку , которая позволяет перейти в карточку номенклатуры данного товара и просмотреть ее, а при необходимости и отредактировать.

4. После ввода всех товаров (блюд, заготовок или модификаторов), которые Вам необходимо списать, нажмите кнопку Сохранить. Как правило, акт списания сохраняют с проведением, поэтому по умолчанию галочка в поле С проведением стоит, если же Вы не хотите проводить документ в данный момент, удалите галочку.

Из формы акта списания могут быть также распечатаны стандартные акты: Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов по форме ОП-8 и Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей по форме ТОРГ-15. Для этого необходимо нажать кнопку Действия и выбрать необходимую форму.

Если Вы внесли изменения в уже проведенный акт и сохранили его заново при наличии галочки в поле С проведением, акт будет перепроведен.

Приготовление блюда или заготовки

Акт приготовления фиксирует готовность какого-либо блюда или заготовки, то есть наличие их на складе, поэтому при проведении акта производится списание входящих в их состав ингредиентов. Чтобы создать акт приготовления, выполните следующие действия:

5. Выберите в меню Товары и склады пункт Акты приготовления. Откроется закладка со списком актов, созданных за последний месяц.

6. Нажмите кнопку Создать. Номер документу присваивается автоматически, но может быть изменен. По умолчанию новый документ создается на текущую дату и время, заданное в общесистемных настройках (на закладке Настройки учета Мастера настройки ресторана), но эти значения также могут быть изменены.

7. По умолчанию новый документ создается на начало текущего операционного дня, но в поле Дата и время Вы можете изменить эти значения.

8. В поле Со склада выберите склад, с которого должны быть списаны ингредиенты приготавливаемого блюда, в поле На склад – склад, на который должно быть оприходовано готовое блюдо.

9. Щелкните мышью по первой строке верхнего списка и в поле Блюда/Заготовки выберите приготавливаемое блюдо или заготовку и введите количество его порций. В списке Ингредиенты автоматически отобразится перечень товаров, являющихся ингредиентами данного блюда, а также будет приведена информация об их требуемом количестве и остатках на складе на момент проведения создаваемого акта.

10. Для ввода информации об еще одном блюде щелкните мышью по следующей строке списка.

11. После ввода информации обо всех блюдах нажмите кнопку Сохранить. По умолчанию акты приготовления сохраняются с проведением.

Если выясняется, что необходимые ингредиенты отсутствуют на заданном складе, но они есть на другом складе Вашего ресторана, то непосредственно из формы создания акта приготовления может быть зарегистрировано внутреннее перемещение недостающих ингредиентов. Для этого необходимо нажать кнопку Действия и выбрать пункт Заказ ингредиентов, откроется форма создания документа о внутреннем перемещении, в нем уже будут заполнены позиции на недостающие ингредиенты (которые имеют нулевой или отрицательный остаток).

Из акта приготовления может быть распечатан Бланк заборного листа для учета блюд, переданных из зоны производства в зону продажи. Данная информация может использоваться при регистрации актов приготовления. Для этого предназначен пункт Заборный лист (кнопка Действия).

Из данного акта может быть также распечатан стандартный отчет План-меню по форме ОП-2 (кнопка Действия пункт План меню (ОП-2)).

Создание акта переработки

Акт переработки позволяет учесть факт приготовления (наличия) одного вида продукции из другого, то есть списание со склада исходных материалов и оприходование конечного продукта.

При изготовлении конечного продукта состав и объем используемых в переработке исходных материалов может варьироваться. Причем, выход конечного продукта не обязательно должен быть равен суммарному количеству использованных материалов. Себестоимость готовой продукции рассчитывается по факту изготовления и равна суммарной себестоимости ингредиентов.

Чтобы создать новый акт переработки:

1. Выберите в меню Товары и склады пункт Акты переработки. Откроется закладка со списком данных документов, созданных за последний месяц. Нажмите кнопку Создать.

2. Номер документу присваивается автоматически, но может быть изменен. По умолчанию новый документ создается на текущую дату и время, заданное в общесистемных настройках.

3. В поле Со склада выберите название склада, с которого должны быть списаны исходные материалы, в поле На склад – название склада, на который должно быть оприходована конечная продукция.

4. Щелкните мышью по первой строке верхнего списка и в поле Товар выберите блюдо (или набор), получившееся в результате переработки, и введите его количество.

5. Затем щелкните мышью по первой строке списка Ингредиенты, выберите в поле Товар один из исходных материалов для переработки и введите его количество, которое было использовано.

6. Для ввода информации об еще одном ингредиенте щелкните мышью по следующей строке списка и введите его название и количество.

Исходя из общей себестоимости ингредиентов, автоматически вычисляется себестоимость единицы конечного продукта.

Внимание! Если строка ингредиента выделяется красным цветом, то это означает, что заданного количества данного ингредиента нет на складе. Для проведения такого документа потребуется специальное право, так как его результатом будет образование отрицательного остатка на складе.

Если в качестве ингредиента для переработки выступает какое-либо блюдо, то для того, чтобы оно было в наличии на складе, необходимо зафиксировать это актом приготовления.

7. После ввода информации обо всех переработанных ингредиентах нажмите кнопку Сохранить. По умолчанию акты переработки сохраняются с проведением.

Создание акта разбора

Документ Акт разбора позволяет регистрировать операции разбора продуктов на полуфабрикаты или исходные ингредиенты. Например, операция разбора применяется для разделки купленных мясных туш на полуфабрикаты, которые после этого будут являться самостоятельными объектами складского учета.

Акт разбора может применяться для регистрации в системе следующих операций:

- Разделка туш. Для учета разделки купленных мясных туш на товары или заготовки, которые в дальнейшем будут самостоятельными объектами складского учета.

- Разбор. Разбор приготовленной заготовки или блюда на исходные ингредиенты.

Технологический процесс с использованием акта разбора может выглядеть следующим образом:

1. Предприятие закупает мясные туши, из которых в дальнейшем будут получены различные полуфабрикаты. Туши оформляются в системе iiko как товар и приходуются на склад.

2. Мясная туша разделывается на полуфабрикаты: например, грудинка, корейка, мясо на ребрах и т.д.

3. Создается акт разбора. Мясная туша, участвующая в операции разбора, списывается со склада, на котором она находилась. Полученные в результате операции полуфабрикаты оформляются в системе iiko как товары или заготовки и приходуются на склад предприятия.

Операция разбора может применяться к любым типам номенклатуры: товарам, заготовкам, блюдам, модификаторам. Если у разбираемой заготовки или блюда есть технологическая карта, то вне зависимости от заданного в них метода, они будут списаны целиком. То же самое относится и к ингредиентам, получаемым в результате операции.

Для работы с актами разбора предназначен пункт меню Товары и склады → Акты разбора. При его выборе открывается окно со списком документов, зарегистрированных за прошедший месяц. Период, за который отображаются данные, задается с помощью полей За период, с и по.

Для создания акта разбора выполните следующие действия: