Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а также на иные хозяйственно-операционные цели. Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными лицами.

Для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами организации по суммам, выданным им под отчет, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 — активный, счет расчетов. По дебету счета отражается задолженность работников организации по выданным им под отчет денежным суммам, по кредиту счета — расходы подотчетных лиц по приобретению имущества и другие аналогичные расходы. Сальдо по счету 71— дебетовое, показывает наличие дебиторской задолженности подотчетных лиц, т.е. сумму денежных средств, находящихся в подотчете у работников организации. Если по счету 71 возникает кредитовое сальдо, то оно означает кредиторскую задолженность организации перед подотчетными лицами по произведенным ими расходам в оплату материально-производственных запасов, товаров, работ, услуг.

При выдаче подотчетному липу наличных денежных средств в виде аванса для приобретения товарно-материальных ценностей, на командировочные расходы и другие хозяйственно-операционные цели, а также денежных документов, в учете делаются записи:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетны ми лицами» КРЕДИТ 50 «Касса» - отражена сумма, выданная под отчет работнику организации.

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты» - отражена сумма, полученная подотчетными лицами от прочих организаций (обособленных подразделений) в счет погашения их задолженности за выполненные для них работы, услуги.

При отражении операций по командировочным расходам необходимо учитывать следующее.

Служебной считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы1.

Таким образом, командировка признается служебной при одновременном выполнении следующих условий: по распоряжению работодателя; при определенной продолжительности; если цель поездки — выполнение служебного поручения; если ехать надо за пределы места постоянной работы.

Не признаются служебной командировкой поездки работников, постоянная работа которых делается в пути (например, экспедиторы, водители) и чья работа носит разъездной характер (например, курьеры).

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета2.

Таким образом, работодатель имеет право самостоятельно установить практически любой порядок возмещения командировочных расходов. Однако следует учитывать положения налогового законодательства, устанавливающие порядок и размеры, в которых расходы на служебные командировки принимаются в целях налогообложения3. К числу расходов на служебные командировки относятся:

расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

расходы но найму жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг,

оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;

____________________

1 ТК РФ, ст. 166.

2 с 1 января 2002 г. действуют следующие нормы: при оплате найма жилого помещения — не более 550 руб./сутки (при отсутствии подтверждающих документов - 12 руб./сутки): оплата суточных — 100 рyб./день (Приказ Минфина России от 06.06.2001 г. № 49н и Постановление Правительства РФ от 08.02.02г. № 93).

3 НК РФ, гл. 25, ст. 264, п. 1, пп. 12.

• суточные и паевое довольствие в пределах норм, утвержденных правительством РФ;

расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений, иных аналогичных документов;

консульские, аэродромные сборы, сборы за право выезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные возмещаются с учетом дней убытия и прибытия из командировки. Днем выезда считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день прибытия транспортного средства в место его постоянной работы. Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

При возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих расходы.

При расчетах с подотчетными липами при их командировании за рубеж следует руководствоваться следующими правилами.

Размер суточных и нормы возмещения расходов но найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны. Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывание в загранкомандировке. Загранкомандировка сроком не более 60 дней считается краткосрочной4.

Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по

отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну.

При проезде командированного работника по территории Российской Федерации суточные выплачиваются по действующим нормам в российских рублях; при проезде и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. При этом за день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100% от установленных норм (в российской или иностранной валюте в зависимости от даты пересечения границы РФ, а за день пересечения границы при возвращении в Россию суточные не выплачиваются).

Задолженность работника по выданной ему под отчет в качестве аванса иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность. В связи с

_______________

4Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств», п. 5.

изменением текущего курса иностранной валюты по отношению к российскому рублю за период со дня фактической выдачи аванса в валюте до дня утверждения авансового отчета командированного в бухгалтерском учете организации могут возникнуть курсовые разницы, которые отражаются в учете следующим образом:

ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетны ми лицами» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» - отражена положительная курсовая разница (при повышении курса иностранной валюты)

ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и рас ходы», субсчет 2 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена отрицательная курсовая разница (при снижении курса иностранной валюты)

Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При оплате подотчетными лицами расходов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись:

ДЕБЕТ 08 «Вложения во внеоборотные активы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается в учете следующим образом:

ДЕБЕТ 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей

ДЕБЕТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами

Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается в учете записью:

ДЕБЕТ 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению

Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражается в учете записью:

ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена оплата подотчетными лица работ (услуг), не связанных с извлечением дохода от обычных видов деятельности

Расходы подотчетного лица по командировкам отражается в учете записями:

ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - списаны командировочные расходы в соответствии с утвержденным авансовым отчетом

ДЕБЕТ 50 «Касса» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен остаток аванса, внесенный в кассу подотчетным лицом

Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, отражаются в учете следующим образом:

ДЕБЕТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражены суммы, не возвращенные в установленные сроки подотчетными лицами

ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — удержание из оплаты труда работников

ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если эти суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работников

Аналитический учет но счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.