Закрытие контракта

Основными этапами закрытия контракта являются:

1. Проверка финансовой отчетности.

2. Паспортизация.

3. Выявление невыполненных обязательств.

4. Завершение расчетов.

5. Гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Таблица 7.1. Структура распределения ответственности между участниками инвестиционного процесса.

Проверка финансовой отчетности включает проверку финансовой отчетности заказчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

1) проверку полноты выписки фактуры на весь объем завершенных работ;

2) согласование полученных платежей с представленными счетами-фактурами;

3) проверку наличия документации по изменениям;

4) контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:

1) проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

2) соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

3) поиск просроченных платежей поставщику;

4) подтверждение соответствующих удержаний.

Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окон­чательных финансовых отчетов по проекту.

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации за­крытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее предоставленной ему документации. В качестве последней могут выступать: документация, характе­ризующая технические условия используемого сырья и материалов, сертификаты и т.д. При правильном управлении инвестиционным процессом вопросы паспор­тизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.

Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе за­крытия контракта, однако их выявление должно осуществляться постоянно в тече­ние всего времени выполнения контракта.

В результате проверки устанавливаются:

1) объемы работ, не требующие дополнительных усилий и готовых к закрытию;

2) объемы работ, требующих завершения для выполнения договорных обяза­тельств.

На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае, если эти усилия доро­гостоящи и длительны, руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны в отношении некоторых требований или путем уплаты штрафа.

Если работа своевременно не выполнена, то должен рассматривается вопрос об изменении контракта. Ведение переговоров с целью изменения условий контракта производится до его закрытия и окончательных платежей. Все изменения в кон­тракте утверждаются заказчиком и до его утверждения никакие дополнительные работы не выполняются. Информацию о выполнении всех работ по контрактам руководитель проекта передает комиссии, принимающей объект.

Закрытие контракта должно сопровождаться завершением расчетов по не­му – то есть, выпиской счета для осуществления окончательного платежа.

Оплата подрядных работ при сдаче объекта в эксплуатацию зависит от качест­ва выполнения СМР. Если в процессе сдачи объекта в эксплуатацию обнаружены дефекты, оплата выполненных подрядных работ производится за вычетом «гаран­тийного резерва». Данный резерв создается подрядчиком до начала строительства и возвращается ему при отсутствии строительных дефектов. Несмотря на наличие такого механизма, как «гарантийный резерв», затраты, связанные с исправлением дефектов, могут быть весьма существенными. В ряде стран эти затраты достигают 1-1,5% от годового объема инвестиций.

Как правило, в контрактах предусматриваются штрафные санкции за наруше­ние сроков строительства. Если объект не закончен к установленному времени, за­казчик предъявляет подрядчику требование об уплате неустойки. Специально ого­воренные условия позволяют заказчику предъявить подрядчику счет на ликвида­цию ущерба за каждый день просрочки строительства. Сумма ущерба и размер премий за досрочный ввод объекта в эксплуатацию заранее указывается в услови­ях контракта.

При окончательных расчетах учитывается экономия или перерасход денежных средств на проект. Если в процессе строительства подрядчик сократил издержки производства по каким-либо работам по сравнению с контрактной ценой, он полу­чает вознаграждение.

При завершении проекта осуществляется подготовка итогового отчета, в кото­ром описаны все проблемы строительства, пуско-наладки и организации эксплуа­тации. Этот отчет отражает опыт реализации проекта и используется для после­дующих проектов.

Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта не ко­мандой, работающей над проектом, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание. Этой группе передается:

1) техническая информация;

2) оборудование;

3) инструменты;

4) средства обучения;

5) руководство по эксплуатации;

6) чертежи;

7) результаты испытаний;

8) различные материалы фирм-поставщиков.

Условия гарантийного обслуживания оговариваются в контракте.