Адміністративні органи управління та їх різновиди

В системі адміністративного управління розрізняють три категорії або організації служб: оперативні, допоміжні, штабні.

Оперативні служби — адміністративні одиниці, що надають послуги безпосередньо населенню, виконуючи тим самим завдання, з якими пов'язано створення цієї адміністративної установи чи служби, наприклад, поштове відділення, муніципальна бібліотека, паспортний стіл.

Допоміжні служби - адміністративні утворення, що не мають самостійних кінцевих цілей. їхня діяльність полягає в наданні іншим службам (насамперед, оперативним) допомоги матеріального і нематеріального характеру у формі надання в їх розпорядження різних засобів чи послуг. Так, комплектування штатів, організація навчання службовців, забезпечення виконання рішень, що стосуються проходження служби, нарахування заробітної плати тощо, здійснюють управління, служби чи бюро кадрів. До допоміжних служб належать також фінансові та бухгалтерські служби, постачальницькі і закупівельні організації (господарські управління), юрисконсультські відділи тощо.

Штабні служби - це адміністративні одиниці, які консультують керівників організацій з питань політики, розробки проектів, програм тощо. Особи, що працюють у службах цього типу, як правило, не здійснюють повсякденного управління. На них покладено виконання під керівництвом і в тісному контакті з керівником завдань, що виникають у зв'язку з прийняттям важливих рішень. Зміст діяльності працівників штабних служб складає кілька основних напрямів:

- проведення досліджень і розробок, необхідних для вироблення політики організації, консультування керівників установ;

- вироблення гіпотез про передбачувані напрями майбутнього розвитку як самої організації, так і зовнішніх чинників;

- підготовка проектів програм чи планів заходів;

- спостереження за виконанням прийнятих рішень і програм, координація дій служб-виконавців і контроль за результатами;

- підготовка заходів щодо реорганізації структури, удосконалювання методів роботи як усередині, так і поза організацією.

Прикладами адміністративних установ цього типу є міністерства і відомства.

На початковій стадії розвитку організації керівник, що представляє адміністрацію, як правило, замикає на собі вирішення всіх питань. Але в процесі зростання організації керівнику доводиться передавати частину своїх повноважень працівникам. У цьому випадку виникає необхідність врегулювання порядку управління персоналом в компанії шляхом видання внутрішніх документів.

Чітке розуміння кожним працівником поставленого перед ним завдання та порядку її вирішення створює здорову робочу атмосферу в колективі, а визначення функцій структурних підрозділів і порядок їх взаємодії необхідні для ефективного управління.

Характер і особливості адміністрування визначаються відносинами адміністрації з підрозділами організації. У процесі адміністрування між адміністрацією та структурними підрозділами виникають різні типи соціальних відносин.

1. Службові відносини, які відрізняються своєю несиметричністю (одностороння залежність підлеглого від начальника, рівень і обсяг повноважень).

2. Функціональні відносини (поради, допомога, консультації).

3. Технічні відносини (кожен повинен чітко виконувати свої функції і вимагати настільки ж чіткого виконання іншими співробітниками їх функцій, інакше неможливо досягти узгодженої та ефективної діяльності).

4. Інформаційні відносини (пов'язані з односторонніми або взаємними процесами інформування про всі стани об'єкта та про зміни станів).

5. Спеціалізовані відносини (пов'язані з поділом праці в управлінні багатосторонньої конфігурації діяльності організації, тобто розподілом цілей і дій з їх досягнення).

6. Ієрархічні відносини (відносини між ланками системи, розташованими на різних сходинках управлінської драбини, при яких кожен нижчий рівень управління підпорядковується вищому рівню управління).

Залежно від характеру взаємозв'язку між керівниками і підлеглими соціальні відносини можуть бути представлені в 4-х різновидах:

• бюрократичні - базуються на адміністративній ієрархії, за кожним працівником жорстко закріплені його функціональні обов'язки. Начальники приймають рішення, а підлеглі зобов'язані їх виконувати, суворо дотримуючись букви розпоряджень. Контроль за діяльністю співробітників і всієї організації являє собою налагоджену процедуру перевірок. Відповідальність за успіх справи і можливі провали несе відповідний виконавець. Контакти між начальниками і підлеглими носять в основному офіційний (формальний) і деперсоніфікований характер, обмежені суто службовими відносинами;

• патерналістські - чітко виражена ієрархічність відносин, а права керівника, який приймає одноосібні рішення, незаперечні. Від підлеглих вимагається і очікується лояльність по відношенню до начальника. Керівництво пильно контролює дії своїх підлеглих, але при необхідності приймає на себе частину покладених на них функцій. Відповідальність за успіх справи або можливі провали загальна. Керівник суворо підтримує єдність організації, але не шляхом формальної регламентації, а завдяки затвердженню та постійному збереженню особистого впливу. Незважаючи на сувору ієрархію, взаєминам надається особистісний характер, що виходить за суто службові рамки;

• фратерналістські - ієрархічність у відносинах старанно згладжується і пом'якшується, панує прагнення приймати рішення колегіально після їх колективного обговорення. Підлеглим надається достатня самостійність, і в спільній діяльності передбачається взаємна допомога і підтримка як з боку керівника, так і рядових працівників. Будь-який успіх розглядається як спільна заслуга всього колективу, будь-який провал - як спільна для всіх членів колективу біда. Відносини в такій організації носять підкреслено неформальний характер;

• партнерські - ієрархічні відносини хоча й існують, але яскраво не виражені. Рішення приймаються на основі обговорення, де кожен вносить пропозиції відповідно до своєї кваліфікації і сфери компетентності. Керівник не наказує, а координує спільні дії. За кожним співробітником чітко закріплені відповідні функції, причому керівник в них не втручається, а поточний контроль найчастіше не передбачений. Підлеглі повинні розуміти сенс прийнятих рішень і виконувати їх у процесі самостійної роботи. Незважаючи на колегіальність прийнятих рішень і дій, відносини між співробітниками деперсоніфіковані та переведені на службово-контактну основу. Партнерство відрізняється демократизмом - самостійні індивіди об'єднуються для спільної діяльності по вільному контракту, а керівник як координатор розподіляє завдання і контролює дотримання обумовлених умов і обов'язків.

Адміністрація покликана забезпечувати безпосереднє здійснення, оперативну і змістовну взаємодію всього комплексу складових організації, тому її роль є ключовою. Адміністрація інтегрує все розмаїття складу та змісту підрозділів організації в єдиний, цілеспрямовано функціонуючий механізм. Це полягає у встановленні місця і ролі кожного з них і забезпеченні організаційного взаємозв'язку і координуючого супроводу процесу функціонування.

Виконання такої різноманітної програми передбачає необхідність проведення комплексу заходів попереднього організаційного забезпечення, який передує конструктивному рішенню штатних та інноваційних завдань. Починається він з вирішення статутних питань, побудови та класифікації ресурсної бази формування та функціонування створюваної організації.

Перш за все, до таких питань відноситься структурна побудова виробничих, забезпечуючих та управлінських комплексів організації, їх орієнтація на подальшу конструктивну взаємодію.

У структурі підприємства щодо адміністрації позиціонуються підрозділи організації в чотирьох основних конфігураціях (рис. 2.6). Представлена на рис. 2.6 конфігурація структурних підрозділів є універсальною, що визначається органічним взаємозв'язком побудови та застосування будь-яких підрозділів організації, включаючи адміністрацію, відповідно до рівнів та ієрархією обох орієнтацій: управлінської та виробничої.

Рис. 2.6. Конфігурація підрозділів організації за системами орієнтації

Різноманітність складу управлінських і виробничих підрозділів позиціонується відповідно на 10-ти рівнях. Згідно даної моделі адміністрація позиціонується в центрі системи, що дозволяє конструктивно позначити центральне місце і об'єднуючу роль адміністрації в забезпеченні формування та функціонування всього комплексу конкретних підрозділів, складових організацію. Як самостійний підрозділ організації, адміністрація може бути і не виділена, що обумовлює відповідний перерозподіл функцій, які вона виконує.

У кожній проектованій і вже функціонуючій організації не обов'язково спеціально виділяти адміністрацію як самостійний підрозділ, використовувати адміністративну основу формування та функціонування організації. Вирішення даного питання знаходиться в компетенції керівника організації і повинно розроблятися і прийматися виходячи з обліку певних факторів.

На основі даного підходу навіть у дуже великій організації можна автоматизувати велику частину рутинних завдань шляхом впровадження сучасних інформаційних технологій в реально здійснювані процеси управління організацією, при цьому розподіливши основні адміністративні функції між керівниками різного рівня. Поряд з цим необхідно чітко уявляти, ідентифікувати і формалізувати склад і зміст як необхідних, так і реально здійснюваних в організації адміністративних функцій.