Значення адміністративного менеджменту для суб'єктів взаємодії з організацією

У практиці сучасної організації реальні об'єкти адміністрування характеризуються широким спектром різноманітних проявів. Об'єктами адміністративного менеджменту є:

1) відносини (установи, реєстрації, комунікації, субординації, взаємодії, розробки, побудови, розмежування, обмеження, ліквідації, корпоративні тощо);

2) зв'язку (інформації, комутації, ієрархії, компетенції, кооперації, лінійності, функціональності, централізації, сегментації, дослідження, перевірки, відповідальності, звітності тощо);

3) функції (стратегічні, загальні, конкретні, прикладні, локальні, спеціальні, допоміжні тощо);

4) процедури (планування, розробки, пропозиції, затвердження, розподілу, реалізації, контролю виконання, стимулювання, реорганізації тощо);

5) норми (взаємозв'язку, ланковості, кореспонденції, надійності, відповідальності, підпорядкованості, повноважень, правомочностей, ранжирування, розподілу, керованості тощо);

6) документи (статути, договори, положення, регламенти, норми, акти, правила, порядки, керівництва, інструкції, рекомендації, рознарядки, допуски, квоти, висновки тощо);

7) структури (лінійні, функціональні, лінійно-функціональні, штабні, матричні, програмно-цільові, мережеві тощо);

8) органи (дирекції, департаменти, управління, комплекси, блоки, філії, станції, виробництва, цехи, модулі, підрозділи, відділи, бюро, лабораторії, сектори, групи, бригади, ланки, посади тощо);

9) форми (угоди, корпорації, холдинги, товариства, компанії, кооперативи, товариства тощо).

Об'єкти адміністративного менеджменту визначаються складним складом, багатоваріантною побудовою та розвитком процесів, що в них проходять, та систем, які в них реалізуються, різноманітним змістом завдань, широким спектром умов і факторів їх здійснення.

Принципи управління - це основні правила, що визначають настрій та функціонування системи управління; найважливіші вимоги, дотримання яких забезпечує ефективність управління. Принципи управління являють собою його основні витоки, що випливають з відносин управління. Вони визначають вимоги до системи, структури та організації процесу управління.

У сучасному менеджменті відсутній єдиний набір принципів управління. Оптимальною класифікацією є розподіл принципів управління на такі групи (рис. 2.3).

Розглянемо докладніше наведену класифікацію.

1. Загальні принципи управління:

- Принцип наукової обгрунтованості управління - науковий підхід до менеджменту вимагає суцільного, комплексного вивчення всієї сукупності факторів, що впливають на ефективність функціонування організації, подальшого застосування отриманих знань у практиці управління;

- Принцип системного підходу - системний підхід вимагає, щоб керівники розглядали організацію як сукупність взаємопов'язаних, взаємозалежних і постійно взаємодіють один з одним елементів, таких як люди, структура, завдання та технології, які орієнтовані на досягнення різних цілей;

- Принцип оптимальності управління - встановлює вимогу досягнення цілей управління з мінімальними витратами часу і коштів. З даним принципом нерозривно пов'язаний принцип гнучкості управління, практична реалізація якого дозволяє забезпечити своєчасну адаптацію організації до умов зовнішнього середовища або її швидку перебудову у відповідності з новими цілями функціонування;

- Принцип регламентації - всі процеси, що відбуваються в системі управління, повинні бути жорстко регламентовані. В будь-якій організації повинна бути розроблена розгорнута система правил і норм, що визначають порядок функціонування як організації в цілому, так і її окремих структурних підрозділів;

- Принцип формалізації - передбачає формальне закріплення норм і правил функціонування організації у вигляді наказів, вказівок і розпоряджень керівника, а також у вигляді положень про конкретні структурні підрозділи та посадових інструкцій.

Застосування принципів регламентації і формалізації дозволяє впорядкувати процес функціонування організації, зробити його більш планомірним, раціональним, надійним і передбачуваним. Наведений вище перелік загальних принципів управління є неповним. Потрібно пам'ятати, що будь-яка соціально-економічна система створюється і функціонує для досягнень певних конкретних цілей, тому і принципи, якими керуються менеджери організації, повинні підбиратися індивідуально в кожному конкретному випадку, виходячи з цілей функціонування.

2. До часткових принципів управління відносяться наступні:

- Принципи пріоритету мети; структур над функціями в діючих організаціях; суб'єкта управління над об'єктом управління в організаціях, що формуються; об'єкта управління над суб'єктом у діючих організаціях;

- Принципи відповідності поставленої мети виділеним ресурсам, розпорядництва та підпорядкування; ефективності виробництва та економічності;

Принцип оптимального поєднання централізації та децентралізації виробництва і управління;

- Принципи побудови процесу організації: спрямованість на досягнення поставленої мети; комплексний підхід до вивчення керованих і некерованих факторів, що впливають на процес організації; забезпечення об'єктивності протікання процесу; оптимальне і повне інформаційне забезпечення процесу; жорстка регламентація операцій і процедур всіх етапів проектованого процесу; відповідність властивостей процесу технічним, економічним, соціальним і організаційним ресурсам організації;

- Принципи організації та здійснення управлінського обліку: безперервність діяльності підприємства; використання єдиних для планування та обліку одиниць вимірювання; оцінка результатів діяльності як підприємства в цілому, так і його структурних підрозділів; послідовність та багаторазове використання первинної і проміжної інформації з метою управління; формування системи показників внутрішньої звітності організації; застосування бюджетного методу управління запасами і витратами; повнота і аналітичність, що забезпечують вичерпну інформацію про об'єкти обліку; періодичність, що відбиває виробничий і комерційний цикли підприємства, встановлені обліковою політикою;

- Принципи формування системи управління персоналом: адекватність функцій управління персоналом цілям функціонування; первинність функцій управління персоналом; оптимальне співвідношення інтра- й інфрафункцій управління персоналом; оперативне реагування на зміни специфіки функціонування організації; потенційні імітації (тимчасове вибуття окремих працівників не повинно переривати процес функціонування організації); ситуаційний підхід; сумісність; поєднання; компенсація; динамізм.

3. До спеціальних принципів управління відносяться принципи управління конкретними видами діяльності, а саме:

- Принципи управління інвестуванням: орієнтація на довгострокові перспективи; наявність об'єктивної інформації про стан фондового ринку; адекватне і своєчасне реагування на зміни інвестиційного середовища;

- Принципи ризик-менеджменту: лояльне ставлення до ризиків; прогнозування; страхування; резервування; мінімізація втрат і максимізація доходів;

- Принципи управління технологією: орієнтація на підвищення ефективності використання основних виробничих фондів; оптимізація технологічних процесів;

- Принципи створення ефективних організаційних структур: пріоритет орієнтації організації на потреби ринку; створення структурних підрозділів за цільовим ознакою; мінімально необхідну кількість рівнів управління; створення необхідних умов для прояву працівниками ініціативи.

Функція управління - це напрям або вид управлінської діяльності, що характеризується відокремленим комплексом завдань і здійснюваний спеціальними прийомами і способами.

Серед основних характеристик функцій управління можна виділити наступні: однорідність змісту робіт, які виконуються в рамках однієї функції управління; цільова спрямованість цих робіт; відокремлений комплекс виконуваних завдань.

У сучасній літературі з менеджменту авторами пропонуються різні класифікації функцій управління (рис. 2.4).

У ринкових умовах закріплюються не тільки функції, але і ресурси, пов'язані з виконанням даних функцій і конкретні види відповідальності за результативність управління.

Важлива особливість функцій менеджменту полягає в потребі високого ступеня адаптивності до змін зовнішнього і внутрішнього середовища.

Функції менеджменту, крім їх інтеграційної ролі, забезпечують адаптацію виробничо-господарських систем до нових і часто змінюваних державних регуляторів, а також адаптацію до сучасних ринкових умов в усіх сферах господарської та соціальної діяльності.

Адаптивність - це здатність збереження якісної визначеності функції менеджменту при змінах соціально-економічного середовища. У систему адаптивних елементів системи менеджменту включається вся сукупність засобів впливу:

- цільових;

регулюючих;

- координуючих;

- активізують;

- мотивуючих;

- контролюючих;

- самоорганізованих.

Таким чином, система засобів впливу і взаємодії по кожній функції повинна бути гнучкою і забезпечувати менші втрати ресурсів при зміні соціально-економічних і організаційно-технічних факторів. Слід відзначити процеси адаптації до помилкових рішень і негативних явищ в системі управління.

Функції управління мають специфічний характер, особливий зміст і можуть здійснюватися самостійно, бути як не зв'язаними між собою, так і нерозривно пов'язаними, вони нібито взаємопроникають одна в одну. Отже, у системі управління організацією всі управлінські функції об'єднані в єдиний, цілісний процес. До основних функцій адміністративного управління належать функції, представлені на рис. 2.5.

Прояв і спеціалізація змісту адміністрування за основними функціями дозволяє широко і різноманітно детермінувати розглянутий процес. У реальних умовах постановка і реалізація більшості представлених функцій адміністративного управління в організації реалізується за допомогою нових інформаційних технологій.

Механізм адміністрування - це цілеспрямовано функціонуюча система важелів, інструментів і процедур взаємодії різних суб'єктів і об'єктів, що представляє собою складну за природою, інтегральну за формою, динамічно функціонуючу організацію. Основна мета розробки і застосування механізму адміністрування - забезпечення цілеспрямованого функціонування організації. Крім того, він за допомогою різних процедур, режимів, параметрів, форм здійснює і забезпечує комунікаційну, інформаційну, виробничу та іншу необхідну адаптацію зв'язків організації.

В основі розробки механізму адміністрування лежать:

- асоціації з організмом;

- знання законів і принципів організації областей конкретних знань і сфер практичної діяльності, чиї важелі та інструменти використовуються в ході побудови і функціонування механізму адміністрування.

Елементами механізму адміністрування є важелі та інструменти адміністративного впливу.

Важіль - первинний механізм. У адмініструванні використовуються поняття важелів впливу, дії, тиску. Важіль безпосередньо утворює механізм або його складові, а інструмент застосовується як уніфікований засіб.

І нструмент - універсальна форма організації зовнішнього впливу.

Кожен механізм конкретної організації формується специфічно. У механізмі використовується різне поєднання важелів (табл. 2.4).

Таблиця 2.4