Системный подход к организации в менеджменте

Теория систем впервые была применена в точных науках и в технике. Применение теории систем в менеджменте в конце 50-х гг. явилось важнейшим вкладом школы науки управления. Поскольку любая организация – это система, то для рассмотрения организации необходим системный подход. Системный подход – это не набор каких-либо принципов для управляющих, а способ мышления по отношению к организации и управлению. Системный подход позволяет рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных частей, взаимодействующих с внешней средой. Системный подход позволяет выделить отдельные части системы и работать конкретно с ними для повышения эффективности всей системы в целом. Системный подход лишь должен научить системно, мыслить руководителя, научить его, умению разделять систему на требуемые подсистемы и эффективному их управлению.

Система – это некоторая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого. Все организации являются системами. Существует два основных типа систем: закрытые и открытые.

Закрытая система имеет жесткие фиксированные границы, ее действия независимы от среды, окружающей систему. Открытая система характеризуется взаимодействием с внешней средой.

Крупные составляющие сложных систем часто сами являются системами. Эти части называются подсистемами. В организации подсистемы – это различные отделы, уровни управления, социальные и технические составляющие организации.

Понимание того, что организации предоставляют собой сложные открытые системы, составляющие из нескольких взаимосвязанных подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ управления оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных приделах. Они стремились сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации: поведенческая школа занималась социальной подсистемой, школы научного управления – техническими. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию.

Модель организации как открытой системы. Организация получает из внешней среды информацию, капитал, человеческие ресурсы, материалы. Эти компоненты называются входами.

В процессе своей деятельности организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые она выносит в окружающую среду.

Если система управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие дополнительные выходы, такие, как прибыль, увеличение доли на рынке, увеличение объема продаж, рост организации.

Сущность системного и ситуационного подхода.. Система определена с точки зрения числа составляющих ее элементов, и границы, отделяющей ее от окружающей среды. Системный подход чаще всего рассматривается как методология исследования и решения сложных проблем, основанная на общей теории систем, под которой понимается совокупность общих методологических принципов построения знаний о системных объектах. Системный подход ориентирован на исследование какой-либо системы как единого целого, когда изучаются принципы организации элементов в целостную систему, а функционирование каждой подсистемы и отдельных элементов рассматривается с точки зрения главной цели, стоящей перед системой. Конкретной реализацией системного подхода к анализу прикладных проблем на основе идей и методов теории систем является системный анализ. Любое системное исследование имеет основные общие черты: при исследовании объекта как системы каждый элемент описывается с учетом его места в целом; в любом системном исследовании возникает проблема управления; исследование системы неотделимо от исследования условий ее существования; для системного подхода специфична проблема порождения свойств целого из свойств элементов и наоборот; в системном исследовании недостаточны чисто причинные объяснения функционирования и развития объекта (целесообразность поведения не всегда соответствует причинно-следственным схемам); источник преобразований системы или функций находится обычно в самой системе; самоорганизация систем связана с целесообразным поведением, допущением множества индивидуальных характеристик и степеней свободы. Кроме системного подхода, используются и другие, т.к. социальная система это, прежде всего, организация. По мере своего развития менеджмент выдвигал различные подходы, служившие основанием школ. Таким образом, в зависимости от особенностей системы и целей исследования определяется наиболее эффективный подход.

Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого «лучшего» способа управлять организацией. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует данной ситуации.

Раскройте сущность, основные задачи и этапы реализации планирования как функции менеджмента.

ПЛАНИРОВАНИЕ. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. По сути своей, функция планирования отвечает на три следующих основных вопроса: 1. Где мы находимся в настоящее время? Руководители должны оценивать сильные и слабые стороны организации в таких важных областях как финансы, маркетинг, производство, научные исследования и разработки, трудовые ресурсы. Все это осуществляется с целью определить, чего может реально добиться организация. 2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая возможности и угрозы в окружающей организацию среде, такие как конкуренция, клиенты, законы, политические факторы, экономические условия, технология, снабжение, социальные и культурные изменения, руководство определяет, каким и должны быть цели организации и что может помешать организации достичь этих целей. 3. Как мы собираемся сделать это? Руководители должны решить как в общих чертах, так и конкретно, что должны делать члены организации, чтобы достичь выполнения целей организации. Посредством планирования руководство стремится установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации. Друпми словами, планирование — это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Планирование в организации не представляет собой отдельного одноразового события в силу двух существенных причин. Во-первых, хотя некоторые организации прекращают существование после достижения цели, ради которой они первоначально создавались, многие стремятся продлить существование как можно дольше. Поэтому они заново определяют или меняют свои цели, если полное достижение первоначальных целей практически завершено. Примером тому может служить «Движение десятицентовиков». Первоначально оно возникло, чтобы бороться с полиомиэлитом. Когда же вакцина Сэлка практически свела на нет угрозу новых заболеваний полиомиэлитом среди детей, это движение оказалось не у дел, и omi переориентировало свои основные цели на помощь детям-инвалидам вообще. Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться непрерывно,—это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться не так, как это предвидело руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью. Например, фирма ранее запланировала построить через пять лет новую штаб- квартиру, используя доходы от предполагаемого возрастания прибылей на оплату строительства. Если прибыли не возрастут в действительности, как это предполагалось, или эти фонды должны будут использоваться на более неотложные задачи, фирме придется пересмотреть планы своего будущего строительства и деятельности.

10. Раскройте сущность, назначение, структуру и особенности процесса бизнес – планирования.

Бизнес-план. Бизнес-план - это документ, который призван убедить потенциального инвестора в том, что прибыль от вкладываемых в конкретный предпринимательский проект денег будет по крайней мере, не ниже ставки банковского процента, приемлемой для инвестора. бизнес-план - изложение системы доказательств, убеждающих инвестора в выгодности проекта. Это основной документ, по которому инвестор определяет свое отношение к проекту. Как правило, хорошо составленный бизнес-план включает в себя девять разделов: титульный лист,вводную часть,анализ отраслевого рынка товаров,изложение существа проекта,обоснование производственного плана,план маркетинга,организационный план,оценку рисков реализации проекта, финансовый план. Общий объем бизнес-плана как официального документа примерно двадцать пять страниц машинописного текста. На титульном листе обычно отражают такую информацию: название и адрес предприятия, имена и адреса учредителей, имя и телефон директора предприятия, суть проекта (очень кратко), общая стоимость проекта и источники средств (выпуск акций, кредиты), заявление о коммерческой тайне. Весь лист включает не меньше двадцати пяти строк. Во вводном разделе дается краткое резюме проекта или убедительное доказательство его выгодности. На трех-четырех страницах вводного раздела инициатор проекта должен показать умение явно представить успех реализации идеи в глазах инвестора. Анализ отраслевого рынка товаров предназначен для оценки емкости рынка. Около трех страниц текста бизнес-плана посвящается информации о динамике продаж товара, прогнозов на ближайшее время. В России существенное значение имеет поквартальный и полугодовой анализ года. Раскрывается информация об аналогах продукта, созданных как в отечественной экономике, так и за рубежом. Если предприятие крупное, то указывается его доля в производстве отраслевой продукции в России. Целесообразно показать и знание данных о потенциальных конкурентах, включая имена и адреса основных производителей товара, их сильные и слабые стороны.В разделе о существе проекта примерно на пяти страницах излагается информация о товаре, его отличиях от импортных товаров, указываются сведения о патентах, торговом знаке, об условиях возможного экспорта товара. Дается характеристика места размещения производства и способов транспортировки товара до мест его розничной и оптовой продажи. В конце раздела дается краткое обоснование главных причин, обуславливающих успех реализации бизнес-идеи.В разделе о производственном плане (около пяти страниц) требуется привести аргументы, доказывающие продуманность производственного процесса по всей технологической цепочке от поставок сырья, оборудования, энергоресурсов до обеспечения экологической и технической безопасности. Немаловажным аспектом этого раздела является точное определение себестоимости производимого продукта.В разделе маркетинга (четыре-пять страниц) должно быть убедительно доказано, что реализация товара глубоко продумана и не встретит серьезных затруднений. В этом разделе отражается информация о конечных потребителях продукции, характере спроса, причинах предпочтительности товара по отношению к товарам конкурентов. Анализируются факторы, определяющие спрос на товар, воздействие на него технологических, экологических, законодательных и других изменений. Особое внимание уделяется стратегии противодействия конкурентам. В конечном счете обосновывается цена, дается описание организации сбыта, оцениваются рекламные расходы и ставятся цели по выходу на требуемый уровень ключевых показателей в ближайшие три года.В разделе, посвященном организационному плану, на двух-трех страницах раскрываются основы правовой формы функционирования предприятия. Наряду с формой собственности указываются пайщики, принадлежащие им доли, количество выпущенных акций и их распределение среди акционеров. Обычно в этом разделе приводится информация о членах совета директоров, о лицах, обладающих правом подписи финансовых документов, о распределении обязанностей между членами высшего административного персонала. Важным является раздел (три-четыре) страницы по обоснованию разумности допустимых уровней предпринимательских рисков. Обычно они подразделяются на общие и простые. Общий риск обычно понимается как составленный из нескольких простых рисков: технических, управленческих, финансовых, экологических, политических и международных. Как правило, общий риск оценивается в баллах по специально разработанной для этих целей методике. Такая методика представляет значительную ценность для предприятия и является коммерческой тайной.Ключевой раздел бизнес-плана - финансовый план. Он излагается примерно на пяти страницах и включает информацию о плане доходов и расходов, связанных с производством и реализацией товара в течение определенного времени его жизненного цикла, о балансе доходов и расходов по отдельным товарам, о рентабельности и сроке окупаемости проекта.Завершающим этапом бизнес-планирования является оформление инвестиционного предложения. Инвестиционное предложение - это анкета установленной формы, в которой инициатор проекта излагает основные сведения, способные заитересовать инвестора и убедить его в целесообразности вложения капитала. В этой анкете указывается основные сведения об инициаторе проекта, краткая характеристика объекта капиталовложений, финансовые ожидания (доходность капиталовложений, срок окупаемости проекта, величина чистой прибыли). Инвестиционное предложение направляется инвестору вместе с бизнес-планом для ознакомления и принятия решения по участию или неучастию в реализации выдвинутой предпринимателем идеи.