Исключите из графика необязательные собрания

Первый шаг в исключении необязательных собраний из своей жизни состоит в том, чтобы взять в руки ежедневник и посмотреть, на каких собраниях вы должны будете присутствовать в следующем месяце и на каких присутствовали в прошлом месяце. Сколько из последних действительно были необходимы? Не лукавьте и ответьте, какие из прошедших собраний проводились по следующим основаниям:

► регулярное собрание, созываемое раз в неделю, месяц или год;

► для обсуждения темы прошедшего собрания;

► чтобы собрать людей вместе;

► для доведения информации;

► для дачи рабочих указаний;

► любимое развлечение босса;

► в качестве предварительного собрания.

Рассмотрим некоторые из приведенных поводов для созыва собраний. Множество собраний проводится потому, что проводились всегда, стали традиционными. Если какие-то из регулярных собраний достались вам в наследство от прошлых поколений, вы должны решить, стоит ли и дальше на них присутствовать или их организовывать. Если на них производится только бумага для архива или они представляют собой своего рода дискуссионный клуб, то задумайтесь, не могли бы использовать свое время с большей пользой. Прежде чем отправляться на любое периодическое собрание, выясните, какова конкретная цель его проведения. Идите только в случае, если участие будет полезно для вашей работы. Если требуется участие представителя от вашего отдела, пошлите кого-нибудь из персонала. С другой стороны, если протокол может пригодиться вам, чтобы быть в курсе событий, попросите прислать вам экземпляр.

А если именно вы являетесь организатором подобных собраний? Тогда поставьте себя на место приглашенных и задайтесь вопросом, всегда ли у вас хватает времени на участие в них. Если нет, почему у других должно хватать? Можете ли вы решать те же вопросы иными способами? Если да, то не созывайте регулярные собрания.

Если босс считает, что ваше присутствие на определенных собраниях абсолютно необходимо, посещайте их, остальные же старайтесь избегать. Рассказывайте боссу о характере прошедшего собрания и всякий раз снова спрашивайте о необходимости вашего присутствия.

Некоторые собрания созываются, только чтобы обсудить тему недавно прошедшего собрания. Ну да вы знаете, что в таких случаях говорят: «Необходимо завершить обсуждение этих вопросов, а потому нужно еще одно собрание». Почему обсуждение нуждается в «завершении»? Может быть, потому, что предыдущее собрание было не достаточно хорошо организовано для полноценного обсуждения вопроса в отведенное для этого время? Если да, то подобные собрания вам не нужны. Вы должны быть уверены в том, что собрание пройдет на высоком уровне (об организации собраний читайте ниже в этой главе).

Многие собрания созываются, чтобы просто собрать людей вместе и дать им возможность побыть в кругу коллег, пообщаться. В таком случае предложите другие, лучшие способы совместного времяпрепровождения — скажем, собираться раз в месяц и вместе обедать.

Собрания, созывающиеся для доведения до присутствующих какой-либо информации, наверняка можно заменить другими способами информирования. Рассылка письменных бюллетеней, видеокассет и просто телефонные звонки позволили бы сотрудникам более эффективно использовать свое время.

Существуют также инструктивные собрания. Босс хочет сказать вам, что делать, и чтобы при этом все его услышали. Собрание может являться достаточно действенной формой оказания начальственного нажима и все же чаще превращается в пустую трату времени.

Собрания — популярная арена борьбы за власть и демонстрации властных полномочий. Генриетта иногда созывает собрания, просто чтобы доказать, что может это делать, и чтобы обнародовать свою инициативу по поводу очередного проекта. Если вы не вовлечены в подобные игры, выслушайте ее предложение и покиньте собрание, предоставив ему развиваться в полном соответствии с начальственными замыслами.

Предварительные собрания — квинтэссенция бездарного времяпрепровождения. Повестка дня основного собрания либо стоит обсуждения и последующей реализации, либо нет. Собрание для подготовки к собранию — имитация деятельности и пустая трата времени.

Не позволяйте подобным собраниям лишать вас продуктивного времени. Если не можете их отменить, то по крайней мере уклоняйтесь от участия в них.