Тексты деловых писем

Деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, которые являются средством письменного общения юридических и физических лиц в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

В зависимости от содержания деловые письма могут быть сопроводительными, гарантийными, рекламными, арбитражными и другими, содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т. д.

Рассмотрим принципы составления текстов некоторых видов деловых писем.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Составление подобного письма оправдано лишь в тех случаях, когда его текст содержит дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах. Текст сопроводительного письма краток, может состоять даже из одного предложения и начинается с ключевого слова направляем. Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении.

Пример:

Направляем Вам предварительно согласованный договор о творческом содружестве.

Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр.

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обязательств. Его текст состоит, как правило, из двух частей: выражения просьбы и подтверждения гарантии.

Письма, в которых говорится о выполнении каких‑то финансовых операций (оплата выполненных работ, предоставленных услуг и т. д.), обязательно подписывает не только руководитель, но и главный бухгалтер. На гарантийных письмах обязательно должна быть проставлена основная печать организации.

Пример:

Просим размножить «Методические указания по русскому языку и культуре речи для студентов‑заочников» в количестве 300 экз. Оплату гарантируем по безналичному расчету.

Ректор (подпись) А.И.Смирнов

Гл. бухгалтер (подпись) И.В. Алексеева

Рассмотрение обращений граждан – одна из важнейших функций большинства государственных органов, общественных организаций и ответственных должностных лиц. К этому виду деловых писем относятся:

предложение – одна из форм участия граждан в управлении государством, продиктованного желанием улучшить экономику, производство, управление, социально‑культурную сферу;

заявление – форма выражения гражданами своих прав;

жалоба – форма выражения несогласия гражданина с действиями организации или должностного лица;

запрос – обращение в организацию с целью получения необходимой информации.

Отнесение обращения гражданина к тому или иному виду деловых писем определяется конечно же не заголовком, проставленным не искушенным в терминологии автором, а содержанием письма. От вида делового письма зависят методика и сроки его рассмотрения, а также структура ответного текста.

Наибольшую трудность представляет составление ответа на жалобу гражданина, поскольку повод для жалобы может быть самым непредсказуемым, а ответ всегда должен быть объективным и соответствовать существу дела. Текст ответа строится по следующей схеме:

• ссылка на содержание письма заявителя;

• ход рассмотрения;

• результат рассмотрения.

Начинать текст (а в большинстве случаев и заканчивать) следует, используя этикетные формы обращения и завершения текста.