Секреты управления личным временем

Д ля успешного сочетания двух работ - служебной и домашней - нужно научиться профессионально управлять своим временем. Планировать затраты времени женщинам в силу природных особенностей надо уметь даже в большей степени, чем мужчинам. Цель такого планирования - научиться расходовать время на то, что приносит наибольшую отдачу. Большинство руководителей работают долгие часы, однако у одних результаты заметно лучше, чем у других. Прямой связи между степенью напряжения и достижениями нет. Часто люди ошибочно думают, что труд без отдыха - достоинство. Напротив, это наказание за неправильное планирование своего времени и неудовлетворительную организацию труда. Для получения наибольшей отдачи от затраченного времени в первую очередь важно критическое отношение к нему. Почаще задавайте себе такие вопросы: «Может, я использую свое время не самым полезным образом? Нельзя ли сделать что-либо более важное? Не мог бы это сделать кто-либо иной?» Большинство людей запутываются в самом процессе работы, не всегда понимая, зачем они ее выполняют. Дела превращаются в самоцель, тогда как организованные люди никогда не теряют из виду конечные цели.

ЦЕЛИ

Можно ли улучшить использование времени, не имея целей и приоритетов? Нет. Определение целей, общего направления - по работе и в жизни - имеет решающее значение. Цели нужно устанавливать на всю жизнь, на год, на день. Запишите, что самое важное вы должны сделать на работе и по дому. Цель или план, не записанные на бумаге, - это пустое мечтание. После установления целей нужен план их достижения. План заставляет нас добиваться тех или иных событий, а не ожидать, пока они произойдут, и мы начнем на них реагировать. В конце дня составьте список ваших рабочих дел на будущий день. Сделайте то же самое и для дома. Список не только гарантирует от забывчивости, но и освобождает от необходимости запоминать мелочи, позволяет заниматься наиболее важными вещами. Самые бледные чернила надежней самой яркой памяти. Специалисты говорят, что большинство людей тратят 80% своего времени на маловажные дела. Как правило, 80% результата приходится на 20% затраченных усилий. Так, из 10 заданий выполнение двух дает 80% результата. Важно найти эти два задания, придать им наивысший приоритет и прежде всего выполнять их.

Приоритеты классифицируются по следующим четырем группам: первая очередь - наиболее важно, следует выполнить немедленно; вторая очередь - менее спешно, нужно выполнить, когда найдется время; третья очередь - низкий приоритет, можно держать до момента, пока кто-нибудь не спросит; четвертая - можно выбросить, если ящик стола полон. Устанавливая очередность, нужно отличать «более важное» от «более спешного», преодолевая возможную склонность действовать по срочности.

П роведите работу с бумагами. Обследования говорят, что с 80% содержимого ящиков в среднем можно расправиться при первом рассмотрении. Но средний работник расправляется при первом обращении только с 20%. Таким образом, 60% бумаг складывается обратно в ящик, накапливается на столе или запихивается в портфель, который относится домой и не обязательно открывается. Организуйте свой письменный стол, свой отдел, свой дом, самое себя. От организации работы и окружения чрезвычайно сильно зависит ваш успех в правильном использовании своего времени. Работу надо сгруппировать в аналогичные занятия, максимально уменьшив текучку. Время занятий с детьми можно тщательно спланировать и организовать прямо по рабочему графику: например, труд с детьми возле дома и в саду позволяет побыть вместе с ними. При совместном выполнении работ по дому можно обменяться новостями за день или неделю, составить планы и решить текущие проблемы.

ПЛАНИРОВАНИЕ

О дин из парадоксов времени заключается в том, что когда мы тратим его на планирование, у нас его становится больше. Час эффективного планирования может сэкономить 3-4 часа на выполнение плана и даст лучшие результаты. Люди, затратившие 10-15 минут в конце дня на анализ сделанного и невыполненного, на график завтрашнего дня, выигрывают по часу. Домашнюю работу надо планировать вместе с членами семьи. Нельзя думать, что муж и дети начнут помогать сами. Большинство людей делают только то, что от них требуют. Планируя, вы отвечаете на вопросы: чего я достигла, чего еще хочу достичь, как я этого добьюсь? Первый вопрос требует оценки ситуации, второй предполагает постановку целей, третий - составление плана действий. Возьмем вопрос: «Чего я достигла?». Для того чтобы лучше спланировать эффективное использование времени, вначале определите, как вы его используете сейчас, как должны использовать и как запрограммировать правильное использование. Большинство людей не знают точно, как они расходуют свое время. Практически любое из серьезных исследований бюджета времени шокирует людей, когда они узнают, на что ушел их рабочий день. Однако пока мы не знаем этого, мы не можем искать более рациональные варианты. Ведение журнала для записей - это, вероятно, самый точный метод определения затрат времени. Записывайте все свои занятия за день, скажем, за 15-минутные интервалы. Для ведения записей обычно достаточно одной недели. Первоочередные задачи затем сравниваются с фактическими занятиями. Неизбежно выявляются ненужные работы, ненужные совещания; становится ясно, что с такими и такими людьми было не обязательно встречаться; становятся видны дела, не имеющие отношения к целям. Анализ данных обнаруживает похитителей нашего времени.